GB∕T 35770-2022《 合规管理体系 要求及使用指南》之25：“7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编写2025D0）.pdfVIP

GB∕T35770-2022《合规管理体系要求及使用指南之25：“7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料

GB∕T35770-2022《合规管理体系要求及使用指南之25：

“7支持-7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2025D0）

GB∕T35770-2022《合规管理体系要求及使用指南

7支持

7.5文件化信息

7.5.1总则

组织的合规管理体系应包括：

a)本文件要求的文件化信息；

b)组织确定的，对于合规管理体系有效性所必需的文件化信息。

注：不同组织的合规管理体系文件化信息的程度可能不同，取决于：

——组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；

——过程及其相互作用的复杂度；

——人员的能力。

7.5.2文件化信息的创建和更新

在创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的：

——标记和说明(例如，标题、日期、作者或文件编号),

——形式(例如，语言文字、软件版本、图形)和载体(例如，纸质的、电子的),

——针对适宜性和充分性的评审和批准。

7.5.3文件化信息的控制

应控制合规管理体系和本文件要求的文件化信息，以确保其：

a)在需要的场所和时间均可获得并适于使用；

b)得到充分保护(例如，防止泄密、不当使用或完整性受损)。

为了控制文件化信息，组织应开展以下适用的活动：

——分发、访问、检索和使用；

——存储和防护，包括保持易读性；

——对变更的控制(例如，版本控制);

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——保留和处置。

对于组织确定的，策划和运行合规管理体系必要的、来自外部的文件化信息，应视情况进行识别，并予以控制。

注：访问可能意味着只允许查看文件化信息的权限，或者允许并授权查看和变更文件化信息的权限。

1“7.5文件化信息”术语、定义与涵义解读

“7.5文件化信息”核心术语、定义与涵义解读表

术语定义涵义解读

1)“信息及其载体”：强调“文件化信息”不仅包含传统纸质/电子文件，还涵盖所有承载合规相关信息的形式，

如数据库记录、流程图、政策手册、会议纪要、电子邮件、音视频资料、外部法律法规文本、监管指南等，信息是

组织需要控制和维护的信

核心内容，载体是实现保存与传递的物理/技术手段，二者共同构成文件化信息的完整形态；

息及其载体。

2)“需要控制和维护”：体现全生命周期管理要求。“控制”指对文件化信息的创建、审批、发布、分发、访问、

文件化信注：文件化信息能够以任何

检索、变更等环节实施规范管理；“维护”指确保信息在留存期间的完整性、可读性（如电子文件格式兼容、纸质

息形式和载体存在，且来源不

文件防潮防损），避免因载体失效或管理疏漏导致信息丢失或失真；

限；可能涉及管理体系文件

3)在“7.5文件化信息”中的特定涵义：作为合规管理体系运行的“证据链核心”，文件化信息是组织证明合规行

、运行记录等。

为、追溯合规过程、应对监管审核的关键依据，既固化合规管理的规则与流程（如制度文件），又记录合规管理的

执行结果（如审查记录），实现“做有所记、记有所依、依可追溯”的管理闭环，而非简单的“资料存档”。