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公文写作模板及格式规范手册

总序

公文，作为党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中形成和使用的具有法定效力与规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要载体。其质量直接关系到工作效率、决策落实乃至单位形象。为进一步提升公文写作的规范化、标准化水平，帮助广大文秘工作者及相关人员掌握公文写作的基本要领与常用模板，特编撰本手册。

本手册立足于实践需求，紧密结合现行公文处理相关规定，系统梳理了公文写作的通用规范，并针对常用文种提供了具体的写作模板与撰写要点。旨在为使用者提供一套内容详实、可操作性强的实用指南，以期在实际工作中起到借鉴与参考作用。

目录

1.公文写作通用规范

1.1公文写作的基本原则

1.2公文的格式要素规范

1.3公文的语言表达要求

2.常用公文写作模板与撰写要点

2.1通知

2.2报告

2.3请示

2.4函

2.5纪要

3.公文写作常见问题与避坑指南

4.结语

1.公文写作通用规范

1.1公文写作的基本原则

公文写作并非简单的文字组合，其背后蕴含着严谨的逻辑与深刻的政治考量。首要遵循的是准确规范原则，这要求内容必须真实可靠，符合党和国家的方针政策、法律法规，同时在格式、文种选择上严格依照规定执行，避免出现常识性错误。其次，实事求是是公文的生命线，任何脱离实际、夸大其词或避重就轻的表述都是公文写作的大忌，必须基于客观事实，如实反映情况，提出切实可行的意见或方案。再者，精简高效是提升工作效能的必然要求，公文应力求简明扼要，直奔主题，避免冗长空洞的套话、空话，确保信息传递的直接与迅速。最后，安全保密不容忽视，对于涉及敏感信息的公文，必须严格遵守保密纪律，控制分发范围，确保内容安全。

1.2公文的格式要素规范

公文的格式是其严肃性与规范性的直观体现，各项要素的设置与排布均有明确要求。

1.2.1用纸与排版

公文用纸一般采用国际标准A4型，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。排版应疏密有致，留白恰当，通常每页排22行，每行排28个字，撑满版心，方便阅读。

1.2.2版头部分

版头即公文首页红色分隔线以上的部分，包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。份号、密级和保密期限、紧急程度均依次顶格编排于版心左上角；发文机关标志居中排布，通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可仅用发文机关全称或规范化简称；发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标志下空两行位置，居中排布；上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

1.2.3主体部分

主体为公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，是公文的核心内容所在。

*标题：位于主送机关之上，一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，力求简明扼要，准确概括公文主旨。标题字体应选用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布。

*主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，编排于标题下空一行位置，左侧顶格用三号仿宋字体标注，并加全角冒号。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。正文字体为三号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，其中“一、”对应黑体字，“（一）”对应楷体字，“1.”对应仿宋字，“（1）”对应仿宋字。

*附件说明：公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的顺序和名称。

*发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全。印章是公文生效的标志，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

*附注：如有需要说明的其他事项，如“此件公开发布”或联系人和联系电话等，可标注于成文日期下一行。

*附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

1.2.4版记部分

版记为公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分，包括抄送机关、印发机关和印发日期等。抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全。

1.3公文的语言表达要求

公文语言是一种具有特定风格的书面语言，其表达效果直接影响公