QXXXN-002-2024 《能源管理手册》文件控制程序 II类程序文件.docVIP

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XXXXXXXXX有限公司

文件控制程序

Q/XXXXN002-2024

受控状态：■受控□非受控

2024-10-10发布 2020-10-10实施

XXXXXXXXX有限公司发布

1.目的

本程序对公司能源管理体系文件进行了分类，对管理方法进行了明确，以确保各有关场所使用的文件均为有效版本。?

本程序适用于公司与能源管理体系有关的文件和资料控制，包括适当的外来文件和资料控制。

2.引用文件

GB/T1.1?标准化工作导则?第1部分：标准的结构和编写规则?

GB/T1.2?标准化工作导则?第2部分：标准中规范性技术要素内容的确定方法?

ISO50001:2018?能源管理体系?要求

3.术语

本程序术语采用ISO50001:2018标准的术语。

4.职责

4.1能源管理部门负责管理手册、程序的编制、更改并组织实施，以及文件的发放、修订、更新、作废、回收、归档、销毁以及外来文件的接收、发放、使用、更新、回收等工作。

4.2总经理负责管理手册的批准和发布，管理者代表负责管理手册审核、程序文件的审批及文件发放范围。

4.3能源管理部门负责能源管理手册、程序文件和能源管理有关文件的控制。

4.4办公室负责与管理有关的行政性文件、人事管理文件及外来文件的登记，收发和保管。

4.5各部门负责本部门文件的收集、整理，归档和保管等。

5.工程程序

5.1 文件和资料分类与编号

5.1.1文件和资料分为：

a)方针、目标和指标；

b)体系管理手册、程序文件、管理制度、作业指导书；?

c）管理记录；?

d）法律法规；?

e）外来文件，包括客户、政府部门、集团公司、股份公司以及公司外部其他相关方发送的信件、传真等。

5.1.2能源管理部门对能源管理体系文件、记录等进行编号。

5.1.2.1公司能源管理体系文件编号包括：能源管理体系手册、程序文件、管理制度、记录，以及其它有检索要求规定的文件编号。

5.1.2.2标准编号格式：

/□□□□□□□-□□□□

标准发布年号

标准的顺序号

企业代号

企业标准代号

如：Q/HSKN001-2024

示例表示：XXXXXXXXX有限公司200年发布的第1号企业标准。

5.2文件的发放

5.2.1文件管理人员应负责对文件进行复制和分发，保证产品实现过程中使用文件的部门及时获得有效文件。各部门接到有效版本后，应在《文件发放/收货记录表》上签字并确认其有效性。

5.2.2正式更改后的文件由文件管理人员负责复制，并在《文件更改通知单》上填写分发部门，按要求分发到使用部门，各部门接到文件后，在《文件更改通知单》上签字并确认。

5.2.3向供方提供的企业内部文件，采购部门应实施有效控制，负责有效版本文件的发放、更改通知单的传递、作废文件的回收、丢失文件的申请领用等工作。

5.3文件的更改

内部文件的更改由文件的编制部门负责实施，并按文件的形成程序进行审批。为保证文件的正确性和一致性，文件更改必须进行更改状态标识。文件第一版用A/0表示，初次变更为A/1，其中“1”代表修订次数，再次变更为A/2，依次类推，当整份文件修改累计超过9次版次，版本由A升为B，依次类推。

5.4文件的有效性管理

5.4.1技术文件和产品图样文件在复制前资料员应核实文件的标识是否与更改通知单一致，确认一致有效后复制分发。

5.4.2文件使用部门收到有效版本后，对于作废文件，应移交到资料室，由其负责销毁。如作废文件仍需保留，需留用部门领导批准，到资料室办理手续并在文件上作“作废”标识后方可保留。

5.5外来文件的控制

能源管理部门应对企业使用的与能源管理体系有关的上级颁发的法律、法规性文件负责，控制其有效性，建立《外来文件清单》，并根据企业业务关系分发到相关部门。

5.6文件使用和维护

5.6.1现场使用的文件须置于作业场所。

5.6.2各部门不得自行复制正式文件，如发现缺页、破损、字迹模糊或使用文件需增加份数时，应填写《文件补发申请单》，经职责部门负责人确认后，由文件管理部门补发。

5.6.3为确保文件的清晰和易于识别，使用时不应在正式文件上书写标记文字、符号或图形。

5.6.4电子媒体文件的管理。公司所有重要的电子文件(包括电子