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公文写作红头文件格式模板

一、引言

红头文件，作为党政机关、企事业单位及社会团体在行使职权、处理公务时所形成的具有法定效力和规范体式的文书，其格式的规范性直接关系到文件的严肃性、权威性和执行力。一份格式标准、要素齐全的红头文件，不仅是机关工作作风的体现，也是确保信息准确传递、工作有效落实的基础。本文旨在系统梳理红头文件的标准格式与撰写要点，提供一份详尽的模板参考，以期为公文写作实践提供有益指导。

二、红头文件基本构成要素与规范

（一）文件版头（眉首）

文件版头位于公文首页红色分隔线以上，约占首页的三分之一。其作用是明确发文机关和文件的特定标识。

1.发文机关标识：通常称为“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布。字体一般为小标宋体字，颜色为红色。字号应根据发文机关名称的字数多少酌定，确保庄重醒目。联合行文时，主办机关名称排列在前，其他机关名称依次排列，每个机关名称之间用空格分开，一般不使用标点符号。

2.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号组成，置于发文机关标识下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

3.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应移至红色分隔线左上相应位置。

4.红色分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，线宽为0.35mm。

（二）文件主体

文件主体位于红色分隔线以下、抄送机关之上，是公文的核心内容部分。

1.标题：公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容。标题一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。段落之间一般空一行。

4.附件说明：公文如有附件，应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章：

*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（三）文件版记（文尾）

文件版记位于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上，包含公文的抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号