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项目文档资料收集及存档流程指南

一、适用场景与目标

本流程指南适用于各类项目（如研发项目、工程项目、市场活动项目等）的全生命周期文档管理，覆盖从项目启动到收尾的各阶段资料规范化处理。核心目标是通过统一标准保证项目文档的完整性、可追溯性、安全性，为项目复盘、审计检查、知识沉淀提供可靠依据，同时避免因资料散乱、缺失导致的沟通成本增加或决策风险。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确文档分类与责任分工

文档分类框架搭建

根据项目阶段和类型，将文档划分为五大类，每类下设具体子类（可根据项目特性调整）：

启动阶段：项目章程、可行性研究报告、立项申请表、干系人登记表；

计划阶段：项目管理计划（含范围、进度、成本、质量等子计划）、WBS分解表、风险登记册、沟通计划；

执行阶段：会议纪要、周/月报、技术方案、需求变更单、测试报告、合同及补充协议；

监控阶段：进度偏差分析报告、质量问题整改记录、风险应对跟踪表、干系人反馈记录；

收尾阶段：项目验收报告、总结报告、成果交付清单、历史文档归档说明。

责任分工确认

项目经理*：统筹文档管理，审批收集计划，监督执行进度；

文档专员*：负责模板制定、过程跟踪、审核校验、最终存档；

部门负责人*：配合本部门项目文档的提交，保证内容真实、完整；

项目组成员*：按分工及时创建、更新并提交相关文档。

（二）文档收集：制定计划与执行落地

制定收集计划

项目启动后3个工作日内，由文档专员*牵头制定《项目文档收集计划》，明确：

各类文档的提交节点（如“周报每周五17:00前提交”“需求变更发生2个工作日内提交”）；

提交格式（如电子档需为PDF/Word，纸质档需A4纸打印）；

提交方式（电子档至共享服务器指定文件夹，纸质档交至文档专员*办公位）。

执行收集与催办

项目组成员按计划提交文档，文档专员每日登录共享服务器检查提交情况，对逾期未提交的，通过项目群或邮件提醒责任人（如“负责的‘技术方案V1.0’已逾期24小时，请于今日18:00前提交”）；

对提交不全或格式不符的文档，文档专员*需在2个工作日内反馈修改意见，责任人完成修改后重新提交。

（三）审核校验：保证质量与合规性

文档收集完成后，由文档专员和项目经理共同审核，重点检查：

完整性：是否包含计划要求的所有要素（如会议纪要需有议题、决议、行动项、责任人及截止日期）；

准确性：数据、时间、结论等信息是否与项目实际情况一致，签字栏是否齐全（如变更单需需求方、开发方、测试方三方签字）；

规范性：格式是否符合公司模板（如字体、字号、页眉页脚设置），版本号是否规范（如“V1.0）。

审核通过后，文档专员*在文档右上角标注“已审核”及审核日期；审核不通过的，退回责任人修改，修改后重新进入审核流程。

（四）分类存档：统一存储与标识管理

存储方式

电子档：按“项目编号-文档大类-子类-版本号”路径存储（如“P202403001-执行阶段-会议纪要-周会V1.0.pdf”），共享服务器设置读写权限（仅项目组成员及文档管理员可编辑）；

纸质档：按文档类别装入统一档案盒，盒面标注“项目名称-文档类别-起止日期-保管期限”，存放于公司档案室指定区域，防潮防火。

存档登记

每批文档存档后，文档专员*需填写《项目文档存档登记表》（模板见下文），记录存档日期、文档编号、名称、密级、存放位置及保管人，保证每份档案可快速定位。

（五）后续维护：动态更新与借阅管理

动态更新

项目过程中新增或修改的文档，需在完成后2个工作日内完成“收集-审核-存档”流程，保证档案与项目进度同步；项目结束后30个工作日内，文档专员*牵头完成最终版档案整理，形成《项目档案总目录》并提交至档案室备案。

借阅与归还

借阅电子档：通过共享服务器在线申请，需填写借阅事由、借阅期限（最长不超过7天），项目经理*审批后可查看；

借阅纸质档：至档案室填写《纸质文档借阅登记表》，出示工作证件，借阅期限不超过3天，归还时档案管理员检查完整性，确认无误后签字收回。

三、实用工具模板

模板1：项目文档清单模板（示例）

文档名称

文档编号

文档类型

责任部门/人

创建日期

版本号

存档位置（电子路径/纸质盒号）

备注

项目章程

P202403001-01

启动阶段

项目经理*

2024-03-01

V1.0

202403001\01

含审批签字页

周报（第1周）

P202403001-05

执行阶段

开发组长*

2024-03-05

V1.0

202403001

附进度截图

需求变更单

P202403001-12

执行阶段

产品经理*

2024-03-10

V2.0

202403001

三方签字确认

模板2：文档收集进度跟踪表（示例）

文档名称

责任人

计划收集日期

实际收集日期

状态（待收集/已收集/需修改）

审核人