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行政公文写作格式与标准模板工具指南

一、适用场景与常见文类

行政公文是政机关、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、通报交流情况的重要工具。其适用场景广泛，主要包括以下几类：

（一）内部管理类

适用于单位内部传达规章制度、工作部署、会议通知、人事任免、奖惩决定等。例如：《公司关于2024年春节放假安排的通知》《部门关于开展年度安全大检查的通报》。

（二）上行文类

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示或批准。例如：《县人民关于请求批准建设产业园的请示》《局关于2023年度工作情况的报告》。

（三）平行文类

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。例如：《市教育局关于商请协助开展校园周边环境整治的函》《科技局关于对《项目可行性研究报告》的复函》。

（四）下行文类

适用于向下级机关传达命令、决定、批复、意见等。例如：《省人民关于印发省“十四五”数字经济发展规划的通知》《集团关于对分公司违规问题的批复》。

二、公文撰写标准化流程

行政公文写作需严格遵循“规范、准确、简洁、庄重”的原则，按以下步骤操作，保证内容完整、格式合规：

步骤一：明确公文文种与适用范围

根据行文目的和对象选择恰当文种，避免混用。常见文种适用场景

通知：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项（下行文、平行文均可使用）；

请示：向上级请求指示、批准（需一文一事，不得夹带报告内容）；

报告：向上级汇报工作、反映情况（不得夹带请示事项）；

函：不相隶属机关之间商洽工作、答复询问（平行文主用）；

通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神；

批复：答复下级机关的请示事项（下行文）。

步骤二：收集背景信息与核心要素

撰写前需明确“5W1H”要素：

Who（发文机关）：明确公文的法定作者，需为单位全称或规范化简称；

Whom（主送机关）：确定公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；

What（事由与内容）：清晰阐述公文核心事项，包括背景依据、具体措施、执行要求等；

When（时间）：涉及工作部署、会议安排等需明确具体时间（如“2024年3月1日起施行”）；

Where（范围）：明确事项适用的地域、部门或人群（如“各市（州）人民省直各部门”）；

How（方式与要求）：说明工作如何开展、需达到的标准及责任主体。

步骤三：搭建框架与撰写初稿

按“标题—主送机关——附件说明—发文机关署名—成文日期—印章”的逻辑结构搭建框架，一般分为“开头（依据目的）—主体（事项内容）—结尾（执行要求）”三部分：

1.标题

由“发文机关+事由+文种”三要素构成，应准确概括公文核心内容，居中排布。例如：“市人民关于表彰2023年度安全生产先进单位的决定”。

2.主送机关

顶格书写，后加冒号。若涉及多个机关，用顿号分隔（同类机关）或逗号分隔（不同类机关）。例如：“各县（市、区）人民，市人民各部门、各直属机构：”。

3.

开头：简明扼要说明发文依据或目的，常用“根据……”“为……特作如下通知”等表述。例如：“为深入贯彻落实《省人民关于推进绿色低碳发展的实施意见》（X政发〔2023〕号），结合我市实际，现就2024年绿色低碳发展工作通知”。

主体：条理清晰阐述具体事项，可分条列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号），每条内容单一、逻辑连贯。例如部署类通知需明确“工作目标、主要任务、责任分工、时间节点”；请示需写明“请示事项、理由、具体请求”。

结尾：根据文种选择规范结束语，如通知常用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“以上报告，请审阅”，函用“专此函达，盼复”。

4.附件说明

若有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若附件不止一个，需标注序号，例如：“附件：1.实施方案2.名单”。

5.发文机关署名

应使用机关全称或规范化简称，居中排布。联合行文时，主办机关在前，其他机关按发文顺序或惯例排列。

6.成文日期

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2024年3月1日”），右空四字编排。

步骤四：审核校对与规范调整

初稿完成后需重点检查以下内容：

内容准确性：数据、政策依据、事由表述是否无误，是否存在矛盾或不明确之处；

格式规范性：标题要素是否完整、主送机关是否顶格、序号使用是否正确、附件说明是否对应；

语言简洁性：删除冗余表述，避免口语化、模糊化用语（如“大概”“可能”）；

文种适用性：是否符合行文关系，是否存在“请示”与“报告”混用、“函”与“请示”混用等问题。

步骤五：定稿印发与归档管理

审核无误后，按公文排版要求排版（详见“三、通用公文格式模板与要素说明”），打印后加盖发文机关印章（骑年盖月），通过单位内部办公系统