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供应链采购订单审核与执行标准流程模板

一、引言

为规范企业供应链采购订单的全流程管理，明确各部门职责分工，保证采购需求真实、供应商履约合规、资金支付安全，特制定本标准流程模板。本模板覆盖从订单发起至归档的全生命周期，适用于各类采购场景，旨在通过标准化操作降低采购风险、提升协同效率，为企业采购管理提供可复用的工具支持。

二、模板适用场景与价值

（一）典型应用场景

日常采购业务：生产型企业原材料、零部件的常规采购；零售型企业商品补货；服务型企业办公用品、外包服务等采购。

紧急采购需求：生产突发异常导致的物料紧急补货、客户订单激增引起的临时采购等需快速响应的场景。

新供应商合作：首次合作的供应商订单审核，需重点评估资质、产能及履约能力。

跨部门协作采购：涉及研发、生产、仓储等多部门的联合采购项目，需明确需求确认与执行接口。

战略采购落地：年度框架协议下的订单执行、集中采购项目的分批交付等场景。

（二）核心价值

流程标准化：统一订单审核与执行的动作节点、责任主体及输出成果，减少操作随意性。

风险可控化：通过多级审核、资质验证、进度跟踪等机制，防范需求虚假、供应商违约、资金超支等风险。

效率提升化：明确各环节时限要求，减少跨部门沟通成本，缩短订单从需求到交付的周期。

数据可追溯：全程留痕管理，为采购绩效分析、供应商评估、财务审计提供数据支撑。

三、全流程操作步骤详解

（一）步骤一：采购需求发起与订单创建

责任部门：采购部（主导）、需求部门（配合）

操作说明：

需求确认：采购员接收需求部门提交的《采购需求申请单》（需明确物料名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、用途说明等），与需求部门负责人（如生产经理、研发主管*）确认需求的合理性与紧急程度，避免过度采购或需求模糊。

供应商信息匹配：根据物料类型，通过供应商库筛选合格供应商（优先选择战略供应商或已评估合格供应商）；若为新供应商，需同步启动供应商资质初审（见“关键风险控制”部分）。

订单草稿编制：采购员在ERP系统或订单模板中填写《采购订单》，核心信息包括：

订单基本信息：订单编号、订单日期、采购部门、供应商全称及地址；

物料信息：名称、规格型号、单位、采购数量、单价、含税金额、总金额；

交付要求：交付地址、最晚交付日期、运输方式、包装要求；

付款条款：付款方式（如电汇/承兑）、账期、开票信息（税率、发票类型）；

其他约定：质量标准、验收方式、违约责任等。

附件：将《采购需求申请单》、供应商报价单、技术图纸（如需）、合同框架协议（如已签订）等作为订单附件，保证信息完整。

输出成果：《采购订单草稿》（含电子版附件）

（二）步骤二：多级审核流程

责任部门：采购部（发起）、采购经理（一级审核）、财务部（二级审核）、法务部（三级审核，如需）、总经理（终审，如需）

审核要点与操作说明：

采购经理审核（1个工作日内完成）：

审核需求合理性：核对采购数量是否与生产计划/库存匹配，避免重复采购；

审核供应商选择：确认供应商是否为合格名录内，或新供应商资质初审是否通过；

审核订单条款：检查价格、交期、付款方式是否符合公司采购政策，异常价格需备注原因（如独家供应商、原材料涨价）。

审核结果：通过→流转至下一级审核；不通过→退回采购员修改并重新提交。

财务部审核（1个工作日内完成）：

审核预算匹配性：确认订单金额是否在部门预算额度内，超预算订单需附《预算调整申请单》；

审核付款条款：检查账期是否符合公司资金政策，开票信息是否准确；

审核价格合理性：对比历史采购价、市场均价，判断价格是否公允（如价格偏离超5%，需供应商提供书面说明）。

审核结果：通过→流转至下一级审核；不通过→退回采购部调整预算或修改条款。

法务部审核（仅限合同订单或特殊条款订单，2个工作日内完成）：

审核法律条款：检查订单中的违约责任、知识产权、争议解决等条款是否符合《民法典》及公司制度；

审核合规性：确认供应商经营范围是否包含所供物料，避免采购违禁品或超范围经营产品。

审核结果：通过→流转至下一级审核；不通过→退回采购部与供应商协商修改条款。

总经理审批（仅限金额超过元或战略采购订单，2个工作日内完成）：

审核业务重要性：确认订单是否符合公司年度采购战略，是否对生产经营有重大影响；

最终决策：批准→进入订单确认环节；驳回→说明原因并终止流程。

输出成果：经各级审核签字的《采购订单审批表》（电子版留痕）

（三）步骤三：订单确认与供应商沟通

责任部门：采购部（主导）、供应商（配合）

操作说明：

订单发送：采购员将审核通过的《采购订单》（加盖公司公章或电子签章）通过ERP系统、邮件或书面形式发送至供应商指定联系人（需提前确认供应商对接人权限，避免非授权人员接收）。

供应商确认：要求供应商在1个工作日内反馈确认结果，重点关注：

交期是否可承诺（如需