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企业合规性检查工具箱通用模板

引言

监管环境日趋严格及企业自身发展需求，合规管理已成为企业稳健运营的核心保障。本工具箱旨在为企业提供一套标准化的合规检查框架，涵盖检查全流程、关键模板及操作指引，助力企业系统识别合规风险、规范管理流程、降低违规概率，适用于各类企业开展日常合规监控、专项合规审查及合规体系建设工作。

一、适用范围与应用场景

本工具箱适用于各类企业（含大型集团、中小企业、跨国公司分支机构）的合规管理工作，具体应用场景包括但不限于：

（一）日常合规监控

企业定期（如每季度/每半年）开展的全面合规检查，覆盖劳动用工、数据安全、财务税务、反垄断、知识产权等核心领域，保证日常运营持续符合监管要求。

（二）专项合规审查

针对特定业务场景（如新产品上线、重大合同签署、跨境业务拓展）或监管重点（如“数据安全法”“个人信息保护法”专项检查）开展的定向合规风险评估，提前识别并整改潜在违规问题。

（三）并购前合规尽调

企业在并购重组前，对目标企业的历史合规状况、重大合规风险、行政处罚记录等进行全面核查，避免因合规问题导致并购后整合风险或法律责任。

（四）监管应对与整改

收到监管机构问询、警示或行政处罚后，企业对照监管要求开展自查自纠，制定整改方案并跟踪落实，保证问题闭环管理。

二、合规检查全流程操作指南

企业合规检查需遵循“准备-执行-整改-报告”的标准化流程，保证检查工作有序、高效、结果可追溯。具体步骤

（一）准备阶段：明确目标与资源保障

组建检查团队

由合规负责人牵头，联合法务、财务、人力资源、业务部门骨干成立专项检查小组，明确组长（建议由*总监担任）及组员职责（如法务组负责合同合规审查、人力资源组负责用工流程核查）。

如涉及专业领域（如数据安全、反垄断），可邀请外部专家（如*律师事务所合规顾问）提供支持。

制定检查方案

明确检查目标（如“核查劳动用工领域是否存在未签劳动合同风险”）、范围（如“2023年1月至今所有在职员工”）、时间计划（如“2024年X月X日-X月X日”）。

确定检查依据，包括：

国家法律法规（如《劳动合同法》《网络安全法》）；

行业监管规定（如金融行业《商业银行合规风险管理指引》）；

企业内部制度（如《员工手册》《数据安全管理规范》）。

收集基础资料

提前收集与检查范围相关的文件资料，如：

制度类：内部合规制度、操作流程、审批记录；

合同类：业务合同、劳动合同、合作协议；

记录类：员工花名册、社保缴纳记录、财务凭证、系统日志等。

（二）执行阶段：系统排查与问题记录

风险识别与评估

通过“制度-流程-执行”三层核查法识别风险：

制度层面：检查现有制度是否覆盖检查范围，是否与最新法规冲突（如对比《个人信息保护法》修订条款，核查企业隐私政策是否更新）；

流程层面：梳理关键业务流程（如员工入职流程），检查是否存在控制缺失环节（如未进行背景审查即录用）；

执行层面：随机抽样验证流程执行情况（如抽查10份劳动合同，核查是否包含必备条款）。

对识别出的风险进行分级，参考标准：

高风险：可能导致重大行政处罚、刑事追责或企业声誉严重受损（如未取得资质开展业务、泄露用户敏感数据）；

中风险：可能面临监管警告、罚款或内部管理混乱（如考勤记录不规范、合同审批流程缺失）；

低风险：轻微违规，可及时纠正且影响较小（如文件归档不及时）。

现场检查与访谈

对关键业务场景进行现场核查（如生产车间安全措施落实情况、数据中心数据访问权限设置），并留存检查记录（照片、视频等）。

与部门负责人、关键岗位员工（如主管、专员）进行访谈，知晓实际操作中遇到的合规问题及改进建议，访谈需形成书面记录并由被访谈人签字确认。

问题记录与汇总

对检查中发觉的问题，详细记录在《合规问题清单》（见模板1）中，明确问题描述、涉及部门、风险等级、违反条款及初步整改建议。

（三）整改阶段：制定方案与跟踪落实

制定整改计划

针对问题清单，由责任部门（如人力资源部、财务部）牵头制定《合规问题整改计划》（见模板2），明确：

整改目标（如“30日内完成所有未签劳动合同补签”）；

整改措施（如“开展劳动合同专项梳理，HR部门对接员工补签”）；

责任人（如经理为直接责任人，总监为监督责任人）；

完成时限（具体日期）。

实施整改与验证

责任部门按照整改计划落实措施，整改完成后提交整改证明材料（如补签的劳动合同、修订的制度文件）。

检查小组对整改结果进行验证，保证问题彻底解决（如抽查补签劳动合同的合规性，核查制度修订是否通过内部审批流程）。

建立长效机制

对反复出现或普遍存在的问题，推动制度流程优化（如修订《员工入职管理规范》，增加背景审查强制条款），避免问题复发。

（四）报告阶段：总结成果与归档管理

撰写合规检查报告

检查小组汇总检查过程、发觉问题、整改情况及长效机制建议，形成《合规检查报告