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技术类文档撰写规范及提交流程指导书

一、引言

技术类文档是技术研发、产品迭代、团队协作的重要载体，其质量直接影响项目推进效率、知识沉淀效果及跨团队沟通成本。为统一技术文档的撰写标准、规范提交流程，保证文档内容准确、结构清晰、易于检索，特制定本指导书。本指导书适用于公司内部所有技术类文档的撰写、评审、提交与归档环节，旨在通过标准化流程提升文档质量，降低沟通成本，保障技术知识的有效传承与复用。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用文档类型

本指导书涵盖的技术类文档包括但不限于以下类型：

需求文档：产品需求文档（PRD）、市场需求文档（MRD）、用户故事地图等；

设计文档：系统架构设计文档、数据库设计文档、接口设计文档、UI/UX设计说明等；

开发文档：技术方案文档、编码规范说明、单元测试报告、部署手册等；

测试文档：测试计划、测试用例、测试报告、缺陷分析报告等；

运维文档：系统监控方案、故障处理手册、容量规划报告等；

知识沉淀文档：技术总结、最佳实践分享、问题排查案例等。

（二）典型应用场景

新产品/功能开发：从需求调研到产品上线，各阶段需输出对应技术文档，作为开发、测试、协作的依据；

系统升级与重构：对现有系统进行架构调整或功能优化时，需通过设计文档明确变更范围、技术方案及风险；

跨团队协作：如研发、测试、运维团队间的需求传递，需依赖规范文档保证信息对齐；

项目评审与验收：通过提交完整的技术文档，支撑技术评审会、项目验收会的顺利开展；

新人培训与技术传承：标准化的文档可作为新员工入职培训资料，帮助快速理解项目背景与技术细节。

三、技术文档撰写与提交流程详解

技术文档的撰写与提交流程分为需求分析→文档撰写→内部评审→修改完善→正式提交→归档管理六个阶段，每个阶段需明确职责分工与操作要求，保证文档质量与流程合规。

（一）阶段一：需求分析——明确文档目标与范围

目标：清晰界定文档的核心目标、受众及内容边界，避免文档偏离实际需求。

操作说明：

需求收集：

与产品经理、业务方、技术负责人沟通，明确文档需解决的问题（如“为何需要该文档？”“文档需支撑哪些决策？”）；

确认文档受众（如开发人员、测试人员、运维人员或管理层），根据受众调整内容深度与专业术语使用（例如给管理层看的架构图需简化技术细节，突出业务价值）。

范围定义：

列出文档必须包含的核心内容（如系统架构文档需包含架构图、技术选型说明、模块交互逻辑）；

排除与目标无关的内容（如需求文档中无需详细描述具体实现代码）。

输出成果：完成《文档需求确认表》（见表1），明确文档目标、范围、受众及交付时间。

（二）阶段二：文档撰写——遵循结构与规范

目标：按照标准结构撰写文档，保证内容逻辑清晰、数据准确、格式统一。

操作说明：

文档结构模板：

技术文档需包含以下核心章节（可根据文档类型调整）：

封面：文档名称、版本号、作者、所属部门、创建日期、密级（如公开、内部、秘密）；

修订记录：记录文档每次修改的版本、日期、修改人、修改内容摘要；

目录：自动，包含章节标题及页码；

1引言（目的、背景、范围、术语定义）；

2总体设计（架构图、核心模块、技术选型）；

3详细设计（接口说明、数据流程、算法逻辑）；

4测试与验证（测试用例、结果分析、问题处理）；

5部署与运维（环境配置、操作步骤、常见问题）；

6附录（参考资料、缩略词表、敏感信息说明）；

审批页：作者自评、评审人意见、最终审批签字。

撰写规范：

内容准确性：数据需注明来源（如“数据来源于2023年Q4系统监控报表”），技术方案需经过可行性验证；

逻辑清晰性：采用“总-分”结构，章节间过渡自然，例如先说明“系统架构包含A、B、C三个模块”，再分别阐述各模块功能；

语言规范性：使用书面语，避免口语化表达（如将“这个功能很简单”改为“该功能实现逻辑清晰，开发复杂度低”）；术语需统一（如全文统一使用“用户ID”而非“用户ID/用户标识”）；

图表规范：图表需有编号（如图1、表2）和标题，图表内容需与描述一致（如架构图需标注模块名称、数据流向）。

工具推荐：

文档撰写：（支持版本控制）、MicrosoftWord（模板丰富）、Confluence（团队协作）；

图表绘制：Visio（架构图）、ProcessOn（流程图）、Draw.io（免费图表工具）；

版本控制：Git（配合文档）、SVN（管理Word文档修订版本）。

（三）阶段三：内部评审——保障内容质量

目标：通过团队评审发觉文档中的错误、遗漏与逻辑漏洞，保证文档内容准确、可执行。

操作说明：

评审组织：

由文档作者发起评审，邀请3-5名相关领域专家参与（如架构设计文档需邀请架构师、开发负责人、测试负责人参与）；

提前3个工作日将文档初稿及《评审议程》发送给评审人，明确评审重点（如“重