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建筑材料采购审批流程

一、需求提出与确认

采购流程的起点，源于项目的实际需求。通常由工程项目部或具体使用部门根据施工进度计划、设计图纸以及现场实际情况，提出详细的材料需求计划。

此计划需明确材料的名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量标准、建议品牌或厂家（如有）、预计使用时间等关键信息。对于特殊或大宗材料，还应附上必要的技术说明或样品要求。需求部门负责人需对需求计划的真实性、准确性和必要性进行初步审核并签字确认，确保所提需求与工程实际相符，避免盲目采购或规格偏差。

二、采购计划编制与审核

需求计划经确认后，提交至采购部门。采购部门结合库存情况（如有）、整体采购策略以及市场供应状况，对各需求进行汇总、平衡与优化，编制成正式的采购计划。

采购计划应区分材料的紧急程度、采购难度以及金额大小，以便采取不同的采购方式和审批路径。计划中需注明拟采用的采购方式，如公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判或单一来源采购等，并简述选择该方式的理由。采购部门负责人需对采购计划的可行性、经济性进行审核。

三、供应商选择与询价/招标

根据采购计划和既定采购方式，采购部门着手进行供应商的甄选与价格获取工作。

对于小额或常规材料，可以采用询价方式，向至少三家及以上符合资质要求且信誉良好的供应商发出询价单，明确采购需求及报价截止时间，获取书面报价。对于大额、重要或技术复杂的材料，则应组织招标采购，严格按照招标程序执行，确保过程公平公正。采购部门需对供应商资质、生产能力、供货周期、产品质量、商业信誉及售后服务等进行综合评估，并将询价结果或招标情况整理成书面报告。

四、采购方案审批

采购部门将编制完成的采购方案（含采购计划、供应商评估报告、询价/招标结果、初步选定的供应商及价格等核心信息）提交至相关审批权限人进行审批。

审批层级根据公司管理规定及采购金额、重要性级别设定。一般而言，金额较小的采购由部门经理审批即可；中等金额采购需报请分管副总经理审批；大额或重大采购项目则需总经理办公会或董事会审议批准。审批过程中，相关负责人会对采购的必要性、价格的合理性、供应商选择的合规性等进行审查，提出审批意见。若未获批准，采购部门需根据审批意见进行调整后重新报批。

五、采购合同签订与审批

采购方案获批后，采购部门与选定的供应商就具体条款进行洽谈，起草采购合同。合同内容应包括但不限于：材料名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收方式、交货时间、交货地点、运输方式、包装要求、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

合同草案拟定后，需按公司合同管理规定履行审批手续。法务部门（或法律顾问）应对合同的合法性、严密性进行审核；财务部门对付款方式及资金安排进行审核；相关业务部门对技术条款等进行复核。最终合同文本需经授权代表签字并加盖公司公章后生效。

六、采购执行与付款申请

合同签订生效后，采购部门根据合同约定及工程进度，向供应商下达正式的采购订单或通知其组织生产、备货。

在履约过程中，采购部门需跟踪材料生产及发货进度，确保按时到货。材料运抵现场后，由项目部、监理单位（如有）及仓库管理人员共同对材料数量、外观、规格型号及质量证明文件等进行查验，确认无误后办理入库手续，并签署验收单。财务部门根据审批通过的采购合同、验收单、正规发票及付款申请，按照合同约定支付货款。付款申请同样需经过相应审批流程。

七、采购审批流程中的关键控制点

为确保采购审批流程的有效运行，需重点关注以下控制点：

1.权责分离：需求提出、采购执行、付款审批等环节应由不同岗位人员操作，形成相互制约机制。

2.审批权限：明确各级管理人员的审批权限范围，避免越权审批或审批流于形式。

3.信息透明：采购过程中的关键信息，如需求、报价、供应商信息、合同条款等应在规定范围内保持透明。

4.文件记录完整：所有审批环节均需有书面记录或系统留痕，各类单据、合同、文件等应妥善保管，以备追溯和审计。

5.动态调整与优化：定期对采购审批流程的运行效率和效果进行评估，根据实际情况和内外部环境变化，适时进行调整和优化，以提升采购管理水平。

规范的建筑材料采购审批流程，是企业实现精细化管理、降本增效的重要手段。它不仅能够有效堵塞管理漏洞，预防腐败行为的发生，更能保障采购材料的质量与及时性，从而为工程项目的顺利推进和企业的持续健康发展提供有力支撑。各建筑企业应结合自身规模、业务特点及管理需求，制定并不断完善适合自身的采购审批制度与流程。