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企业行政办公自动化管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业行政办公自动化（以下简称“办公自动化”）管理，提高办公效率与质量，整合信息资源，保障信息安全，降低运营成本，促进企业数字化转型，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于企业各部门及全体员工在日常办公活动中对办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的建设、应用、维护和管理。凡涉及OA系统的规划、开发、部署、使用、数据管理、安全保障等活动，均须遵守本办法。

第三条基本原则

办公自动化管理遵循以下原则：

（一）需求导向，服务业务：以企业实际业务需求为出发点，支撑和促进各项工作高效开展。

（二）统一规划，分步实施：OA系统建设应纳入企业信息化整体规划，根据实际情况分阶段推进。

（三）安全优先，规范运作：将信息安全置于首位，建立健全安全防护体系，确保系统和数据的安全、完整与保密。

（四）标准统一，资源共享：推动信息编码、数据格式、业务流程等方面的标准化，促进信息资源的有效共享和利用。

（五）持续优化，提升效能：根据技术发展和业务变化，定期评估OA系统应用效果，持续优化功能与流程。

第二章组织与职责

第四条组织领导

企业信息化领导小组（或指定分管领导）负责统筹OA系统建设与管理的重大决策，协调解决相关重大问题。

第五条管理部门

企业信息技术部门（或行政综合管理部门，以下统称“OA管理部门”）是OA系统的归口管理部门，主要职责包括：

（一）组织制定和修订OA系统相关的管理制度、技术标准和操作规程。

（二）负责OA系统的规划、选型（或开发）、部署、升级与日常运维。

（三）负责OA系统用户账户、权限的统一管理与分配。

（四）组织开展OA系统应用培训与技术支持。

（五）监督检查OA系统的使用情况和数据安全。

（六）协调处理OA系统运行中出现的重大故障和问题。

第六条业务部门职责

各业务部门是OA系统的直接使用单位，其主要职责包括：

（一）组织本部门员工学习并严格遵守OA系统相关管理制度。

（二）根据业务需求，提出OA系统功能优化或流程改进建议。

（三）负责本部门相关信息在OA系统中的及时、准确录入与维护。

（四）配合OA管理部门开展系统培训、推广及应急演练等工作。

第七条用户职责

企业全体员工作为OA系统用户，应履行以下职责：

（一）妥善保管个人账号信息，定期更换密码，严禁转借或泄露给他人使用。

（二）规范操作OA系统，确保所处理信息的真实性、准确性和完整性。

（三）严格遵守信息保密规定，不得利用OA系统处理、存储、传输涉密或敏感信息（除非系统具备相应保密资质并获得授权）。

（四）积极参加OA系统应用培训，熟练掌握系统功能，提高办公效率。

（五）发现系统异常、安全漏洞或可疑情况时，应立即向OA管理部门报告。

第三章系统建设与管理

第八条系统规划与选型

OA系统的建设应结合企业发展战略和业务需求进行统筹规划。系统选型或开发应进行充分的市场调研和技术论证，优先选择技术成熟、安全可靠、扩展性强、服务优质的解决方案或供应商。

第九条系统开发与测试

如采用定制开发方式，OA管理部门应组织相关业务部门参与需求分析、系统设计、编码测试等关键环节，确保系统功能符合实际需求。系统上线前必须经过严格的功能测试、性能测试和安全测试，测试通过后方可投入试运行。

第十条系统部署与上线

OA系统的部署应遵循相关技术规范，确保硬件环境、网络环境满足系统运行要求。系统上线前应制定详细的实施方案和应急预案，并对相关用户进行操作培训。试运行期间应密切监控系统运行状况，及时收集反馈意见并进行调整优化。

第十一条日常运维管理

OA管理部门应建立健全系统日常运维机制，包括：

（一）服务器、网络设备、存储设备等硬件设施的定期巡检与维护。

（二）操作系统、数据库、中间件及OA应用系统的日常监控、日志审计和故障排查。

（三）定期进行系统补丁更新和安全加固，防范安全风险。

（四）建立详细的运维记录，包括故障发生时间、现象、处理过程及结果等。

第十二条权限管理

OA系统权限管理应遵循“最小权限”和“岗位适配”原则：

（一）用户权限根据其岗位职责和工作需要进行分配，做到权限与职责相匹配。

（二）权限申请、变更、注销应履行严格的审批程序，由用户所在部门提出申请，OA管理部门审核办理，并做好记录。

（三）OA管理部门应定期对用户权限进行审查和清理，确保权限设置合理、无冗余。

第四章信息资源管理

第十三条信息分类与编码

企业应根据信息的性质、用途和保密级别对OA系统中的信息资源进行分类，并制定统一的信息编码标准，确保信息的规范性和一致性。

第十四条信息录入与维护

各部门及用户应按照规定的时限和要求，准确、完整地录入相关信息，并对信息的真实性、有效性负责。信息内容