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文书档案管理课件PPT

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目录

壹

档案管理概述

贰

文书档案的分类

叁

文书档案的收集

肆

文书档案的整理

伍

文书档案的保管

陆

文书档案的利用

档案管理概述

章节副标题

壹

档案管理定义

档案管理指对文书等资料的系统整理、分类保存。

定义概述

确保档案完整、安全，便于检索利用。

管理目的

档案管理的重要性

档案管理保证单位重要信息完整记录，便于追溯和查询。

确保信息完整

规范档案管理流程，减少查找时间，提升整体工作效率。

提高工作效率

档案管理的基本原则

确保档案内容真实可靠，不伪造、不篡改。

真实性原则

保持档案齐全完整，避免缺失或损坏。

完整性原则

文书档案的分类

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贰

按内容分类

包括通知、报告、决议等行政类文件。

行政文书

涵盖合同、报告、计划等业务相关的档案资料。

业务文书

按形式分类

以纸张为载体，包括文件、信函、报告等传统形式的文书档案。

纸质档案

01

以数字形式存储，便于计算机处理和远程访问的文书档案。

电子档案

02

按保管期限分类

重要文书需永久留存，具有历史和法律价值。

永久保存

根据档案重要性设定保存期限，到期可复审处理。

定期保存

文书档案的收集

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叁

收集范围确定

项目资料整合

涵盖项目从立项到结束的所有相关资料，确保完整性。

日常文件归档

包括日常办公产生的文件、报告、会议记录等。

01

02

收集方法与步骤

设定固定周期，如月度、季度，对各部门文书档案进行统一收集。

定期收集

01

根据档案类型、重要性进行分类，确保收集过程有序，便于后续管理。

分类归档

02

收集过程中的注意事项

确保完整性

收集时要确保档案内容完整，无遗漏。

保持原始性

保持档案的原始状态，避免篡改或损坏。

及时归档

收集到的档案要及时归档，避免丢失或混乱。

文书档案的整理

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肆

整理流程

按文件类型、日期等标准分类，有序存放文书档案。

分类归档

对每份档案进行编号，制作目录，便于检索和管理。

编号标记

编目与索引

为文书档案创建详细目录，便于查找和检索。

建立目录体系

01

根据档案内容编制索引，提高档案利用效率和准确性。

索引编制

02

电子化档案整理

将纸质文书档案数字化，便于存储与检索。

数字扫描归档

对电子化档案进行科学分类与编码，提升管理效率。

分类编码管理

文书档案的保管

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伍

保管条件

保持文书档案存储环境的适宜温湿度，防止霉变和老化。

适宜温湿度

采取防尘防虫措施，确保文书档案的物理完整性。

防尘防虫

保管方法

保持适宜温湿度，防止档案受潮、霉变。

温湿度控制

采取防尘防虫措施，保护档案免受物理损害。

防尘防虫

定期对档案进行检查，确保档案完整无损。

定期检查

保管安全措施

安装防火防潮设备，确保文书档案保存环境的安全稳定。

加强安保，采用防盗门窗，定期检查档案，防止损坏丢失。

防火防潮设施

防盗防损措施

文书档案的利用

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陆

利用原则

确保文书档案利用过程符合法律法规，保护档案信息安全。

合法合规使用

提供高效便捷的档案利用服务，满足用户合理需求。

高效便捷服务

利用程序

明确档案利用的申请步骤，包括提交申请、审核批准等。

申请流程

阐述利用档案时需遵守的规定，确保档案的安全与合规使用。

使用规定

利用效果评估

档案数据为决策提供历史参考，优化决策质量与准确性。

优化决策支持

通过文书档案利用，减少查询时间，提升工作整体效率。

提升工作效率

谢谢

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