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会议纪要制作与分发标准化流程

一、适用场景与价值

本流程适用于各类企业内部会议，包括但不限于：定期例会（如周例会、月度总结会）、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、决策评审会等。通过标准化会议纪要的制作与分发，可实现以下价值：

统一信息载体：保证会议关键信息（议题、决议、待办）被准确记录，避免信息传递偏差；

强化执行落地：明确责任主体与完成时限，推动会议成果转化为实际行动；

留存追溯依据：为后续工作复盘、问题排查及责任界定提供文字档案；

提升协作效率：减少因信息不对称导致的重复沟通，促进跨部门协同。

二、标准化操作流程详解

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

提前2个工作日与会议主持人（如经理）沟通，确认会议的核心议题、预期成果及需达成的共识，避免记录偏离方向。

示例：项目进度协调会需明确“各阶段负责人、资源需求、风险解决方案”三大核心议题。

梳理会议基础信息

收集并整理会议基础要素，包括：

会议名称（需体现主题，如“2024年Q3产品迭代进度评审会”）；

时间（具体起止时间，精确到分钟，如“2024年7月15日14:00-16:30”）；

地点（线下会议室名称/线上会议及会议号）；

参会人员（含主持人、记录人、核心参会人，标注“缺席人员”及原因）；

会议议程（按优先级排序，明确每个议题的预计讨论时长）。

准备会议记录工具

线下会议：提前测试录音设备（需提前告知参会人员）、准备纸质会议纪要模板（备用）；

线上会议：熟悉会议软件的“屏幕共享”“实时标注”“聊天记录导出”功能，保证可同步获取发言要点。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

记录时优先抓取以下信息，避免逐字记录无关细节：

议题讨论过程：记录不同参会人的核心观点（如技术总监提出“需增加2名开发人员支持”）、争议点及最终结论；

决议事项：明确“做什么（What）”“谁负责（Who）”“何时完成（When）”，例如“决议：由市场部负责竞品分析报告，8月20日前提交”；

待办任务：区分“常规任务”与“紧急任务”，标注优先级（如P0最高级），避免与决议事项混淆；

关键数据：涉及时间、成本、数量等具体数值（如“项目预算需追加50万元”“测试周期缩短至10天”）。

规范记录格式，保证可追溯

发言人需标注身份（如“产品经理：建议优化用户注册流程，减少3个步骤”），避免后续无法对应责任主体；

对存疑信息（如未明确的完成时间、待确认的数据），标注“需会后核实”，会后24小时内与相关人员确认。

实时同步与补充

对于线上会议，利用聊天功能快速记录关键词，会后结合聊天记录补充完善；

若主持人强调“此内容需记入纪要”，需重点标记，避免遗漏。

（三）会后整理：形成结构化初稿

信息核对与补充

会后2个工作日内完成以下工作：

整理录音/笔记，补充遗漏的决议、待办及关键数据；

向主持人（经理）及关键参会人确认存疑信息（如“财务部确认预算追加金额为50万元，是否正确？”）；

检查会议议程是否全部覆盖，无遗漏议题。

按标准模板撰写纪要

采用“总-分-总”结构，包含以下模块（详见“三、会议纪要标准模板”）：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）；

会议议程及讨论概要（按议程顺序，简述各议题结论）；

决议事项（编号+内容+负责人+完成时限）；

待办任务（编号+任务描述+负责人+配合部门+完成时限+优先级）；

附件清单（如会议PPT、数据报表等）；

下一步计划（下次会议时间/需跟进的核心事项）。

语言简洁客观，避免主观评价

使用中性表述，如“会议达成共识：优先解决A问题”，而非“**坚持要解决A问题”；

决议与待办事项需使用“明确”“必须”“需”等指令性词汇，避免模糊表述（如“尽量完成”改为“8月20日前完成”）。

（四）审核确认：保证信息准确无误

提交审核

完成初稿后，先提交给记录人直属上级（如行政主管）检查格式规范性，再提交给会议主持人（经理）审核内容准确性。

修改完善

根据审核意见调整纪要：

若决议/待办信息有误，需重新确认并修改；

若逻辑混乱，需调整段落顺序，保证“议题-讨论-结论”对应清晰；

若语言冗余，需删减无关细节，保留核心内容（建议全文控制在1500字以内）。

最终定稿

审核通过后，由记录人输出最终版纪要（PDF+Word格式），标注“最终版”及定稿日期。

（五）分发与归档：推动执行与留存

明确分发范围

必须分发：主持人、所有参会人、决议事项负责人、待办任务执行人；

建议分发：相关部门负责人（如涉及跨部门协作，需抄送市场部、技术部负责人）；

保密纪要：标注“内部保密”，仅限特定人员查阅（如涉及敏感数据、战略规划的会议）。

规范分发渠道

通过企业内部邮件分发（标题格式：“【会议纪要】+会议名称+日期”，如“【会议纪要】2024年Q3产品迭代进度