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会议记录标准化模板内容结构清晰版

一、适用范围

本模板适用于企业内部各类工作会议（如周例会、项目推进会、专题研讨会、决策评审会等）、跨部门协调会、客户需求对接会以及团队内部讨论会等需要规范化记录信息的场景。通过统一模板结构，保证会议内容完整、条理清晰，便于后续追溯、执行及复盘，提升团队协作效率。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确框架，提前布局

明确会议核心目标

会议组织者需提前与主持人沟通，确认会议的核心议题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门协作流程卡点”等）及预期成果（如“形成决议3项”“输出行动计划5条”），避免会议偏离主题。

确定参会人员及分工

根据议题内容，列出必需参会人员（决策层、执行层、相关业务负责人等）及列席人员（如记录人、支持部门代表），提前3天发送会议通知，明确会议时间、地点（线上会议需附）、议程及需提前准备的资料（如项目文档、数据报表等）。

准备模板及工具

提前打印或创建电子版会议记录模板，准备记录工具（如笔记本电脑、录音设备，需提前告知参会人员录音安排），保证记录过程中能快速捕捉关键信息。

（二）会中记录：聚焦核心，精准抓取

记录会议基本信息

按模板要求填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题及目标，保证基础信息无遗漏。

按议程顺序记录讨论内容

议程项：逐一记录每个议题的讨论过程，重点标注不同观点的交锋（如“技术部提出需延长开发周期，市场部建议优先保障核心功能上线”），避免记录个人主观评价，客观呈现发言要点。

关键数据：涉及数据、指标、方案参数等内容时，需准确记录（如“用户留存率需从65%提升至75%”“预算上限为50万元”），可引用PPT页码或附件名称辅助说明。

区分“讨论过程”与“最终决议”

对每个议题的讨论过程进行概括性记录，但需明确标注最终形成的决议（如“决议：同意采用A方案，由*设计部负责3天内输出原型图”），避免决议与讨论内容混淆。

细化行动项（ActionItem）

对会议确定的待办事项，需逐项记录：行动内容（具体要做什么）、负责人（明确到人，避免“相关负责人”等模糊表述）、完成时限（精确到日期，如“9月15日前”）、所需资源/支持（如“需*财务部配合审批预算”），保证行动项可落地、可追踪。

（三）会后整理：核对完善，及时分发

信息核对与补充

会后2小时内，记录人需根据会议笔记及录音（如有），整理完善记录内容，重点核对决议事项、行动项的负责人及时限是否准确，若有疑问及时与主持人或相关人员确认，避免信息误差。

形成正式会议纪要

按模板结构排版，保证语言简洁、条理清晰（可使用“一、二、三级标题”区分议题层级），关键信息加粗突出。完成后提交主持人审核，确认无误后定稿。

分发与归档

在会议结束24小时内，将会议纪要通过邮件或即时通讯工具分发给所有参会人员及相关方，并抄送存档部门（如行政部、项目管理部）。电子版文件按“部门+会议日期+会议主题”命名（如“产品部Q3产品迭代会纪要”），存储至指定共享文件夹，便于后续查阅。

三、模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：公司2023年第三季度产品迭代规划会

会议时间

例：2023年9月10日14:00-16:30

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）

主持人

例：*总（产品部负责人）

记录人

例：*助理（产品部专员）

参会人员

例：经理（技术部）、主管（市场部）、专员（设计部）、（运营部）

缺席人员及原因

例：*（财务部，因客户对接会议冲突）

会议主题

确定Q3产品迭代核心功能优先级及资源分配方案

会议目标

1.输出Q3产品迭代功能清单；2.明确各功能开发及时限；3.确认项目预算分配

（二）议程与讨论记录表

序号

议程项

讨论要点

发言摘要

备注（如附件页码）

1

Q3用户需求优先级排序

市场部提出“用户反馈的A功能需求量最高，技术部评估开发周期短”；技术部建议“优先保障B功能稳定性，避免上线后客诉”

经理（技术部）：“A功能需2周开发，B功能需1周优化，建议先上B，再推A”主管（市场部）：“A功能用户期待值高，延迟可能影响口碑，需协调资源压缩周期”

详见《用户需求调研报告》P3

2

开发资源分配

技术部现有开发人员8人，当前项目排期已满；需协调外部开发资源或调整现有项目优先级

总（主持人）：“优先保障核心功能，非核心功能项目可延期1个月；申请3名外部开发人员支持”

详见《项目排期表》附件1

（三）决议与行动项跟踪表

序号

决议事项

行动内容

负责人

完成时限

所需资源/支持

状态（待执行/进行中/已完成/延期）

备注

1

确定Q3产品迭代核心功能清单（优先级：B功能＞A功能＞C功能）

输出《Q3核心功能清单》

*主管