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办公物品采购申请单使用标准流程指南
一、适用办公场景说明
在日常办公运营中，当部门或员工因工作需要采购办公物品时，需通过规范流程提交采购申请，以保证采购合规、资源合理利用及成本可控。具体适用场景包括但不限于：
新入职员工配置：新员工入职需领取办公用品（如笔记本、签字笔、文件夹等）时；
常规物品消耗补充：部门日常消耗的办公用纸、墨盒、清洁用品等库存不足需补充时；
新增工作需求：因项目开展、业务拓展等新增办公物品需求（如专业设备、耗材等）时；
故障物品更换：办公设备（如电脑配件、打印机配件）损坏无法修复需更换时；
临时性活动支持：部门组织会议、培训、团建等临时活动需采购特定物品（如宣传物料、活动用品）时。
二、标准操作流程详解
（一）申请人：填写采购申请单
操作步骤：
获取模板：申请人通过公司内部系统（如OA系统、共享文件夹）《办公物品采购申请单》模板，或向行政部门领取纸质版表格。
填写基础信息：准确填写申请人姓名（*小明）、所在部门（如行政部）、申请日期（如2023年10月26日）、联系电话（内部短号，如8888）。
填写物品明细：逐项列明需采购的物品，每类物品需注明以下信息：
物品名称（如“A4复印纸”“无线鼠标”）；
规格型号（如“70g白色”“罗技M171”）；
单位（如“包”“个”“箱”）；
数量（根据实际需求填写，避免过量囤积）；
预估单价（参考历史采购价或市场均价，如“25元/包”）；
预估金额（数量×单价，如“5包×25元=125元”）。
注：若同一物品需分不同规格采购，需分行填写；若物品较多可另附清单作为附件，并在申请单中注明“详见附件1”。
填写申请事由：简要说明采购原因及用途，例如“新员工*入职配置办公用品”“部门打印机墨盒已用尽，需补充日常打印使用”“市场部筹备11月产品发布会需采购宣传海报物料”。
签字确认：申请人核对信息无误后，在“申请人签字”处签字（电子档需使用个人数字证书或手写签名扫描件）。
（二）部门负责人：审核需求必要性及预算
操作步骤：
接收申请：部门负责人（如行政部*经理）收到申请人提交的采购申请单（含电子档/纸质档）后，重点审核以下内容：
需求真实性：采购物品是否为部门工作必需，是否存在可替代方案（如内部调配、旧物修复）；
数量合理性：采购数量是否与日常工作量匹配，避免浪费；
预算合规性：预估总金额是否在部门年度/月度预算额度内（可通过财务系统查询部门预算余额）。
审批意见：
若审核通过，在“部门负责人审批”处签字（电子档需审批确认），并注明“同意采购”；
若需修改，退回申请人并注明修改意见（如“数量过多，建议调整为3包”“规格不符，需统一为80g蓝色A4纸”）；
若预算不足，要求申请人提交《预算调整申请》或优先级排序，暂缓本次采购。
传递申请：审批通过后，将申请单（含附件）在1个工作日内提交至财务部门（电子档通过OA系统流转，纸质档当面递交或放入审批文件夹）。
（三）财务部门：审核预算及金额准确性
操作步骤：
接收申请：财务审核人（如*李会计）收到部门负责人审批通过的申请单后，重点审核：
预算额度：申请总金额是否在部门剩余预算内，若超预算需确认是否有预算调整审批单；
金额准确性：预估单价、数量及总金额计算是否正确，是否有错漏；
采购必要性：结合公司财务制度，判断采购是否符合“成本效益原则”（如单价过高是否可寻找更优供应商）。
审批意见：
审核通过，在“财务审核”处签字，并注明“同意，预算充足”；
若金额计算错误，退回申请人更正；
若预算不足或单价不合理，与部门负责人沟通后，提出调整建议（如“建议批量采购以降低单价”“建议本月暂缓，待下月预算到位后执行”）。
传递申请：审核通过后，将申请单在1个工作日内提交至采购部门（电子档系统流转，纸质档同步传递）。
（四）采购部门：执行采购及跟进进度
操作步骤：
接收申请：采购专员（如*王采购）收到财务审核通过的申请单后，确认采购需求明细及审批完整性。
供应商选择：
对于常规物品（如A4纸、签字笔等），从公司合格供应商库中选择合作稳定、价格优的供应商（如“晨光文具”“得力办公”）；
对于专业设备或高价值物品（如电脑、投影仪等），需至少对比3家供应商报价，填写《供应商比价表》作为附件，保证性价比最优。
下单采购：
向供应商下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间（如“需在3个工作日内送达公司”）、交货地点（如“公司前台”）及付款方式（如“货到付款/月结30天”）；
保留订单截图、供应商报价单等凭证，作为后续验收及报销依据。
进度跟踪：
采购过程中，若遇供应商缺货、延迟交货等情况，需及时通知申请人及部门负责人，协商调整交货时间或更换供应商；
物品送达后，通知申请人到指定地点验收。
（五）申请人：验收物品并确认
操作步骤：
核对物品：收到采购物
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