行政事务管理模板库.docVIP

行政事务管理模板库

一、引言

行政事务是企业日常运营的“润滑剂”，涵盖会议组织、物资管理、资产维护、访客接待、文件归档等多个维度。为提升行政工作效率、规范操作流程，本模板库整合了高频行政场景的标准化工具，包含操作指引、配套表格及注意事项，助力行政人员快速上手，保证事务处理无遗漏、高合规。

二、会议管理全流程模板

（一）适用场景

适用于公司内部例会（如周会、月度总结会）、专项工作会议（如项目启动会、跨部门协调会）、外部会议（如客户对接会、行业交流会）等各类会议的全流程管理。

（二）操作步骤

1.会议需求确认

发起人：根据工作需要提出会议申请，明确会议目标（如决策、沟通、汇报）、预计时长、核心议题。

行政对接人：与发起人确认会议必要性，避免无效会议；若涉及外部单位，提前对接参会人员级别及需求（如是否需要同声传译、设备支持）。

2.会议方案拟定

行政对接人根据需求拟定方案，内容包括：

会议基本信息：名称、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、形式（线上/线下/混合）；

参会人员：主持人、主讲人、记录人、列席人员（需标注是否为“必要参会”）；

议程及时间分配（例：14:00-14:10开场，14:10-15:00议题一讨论，15:00-15:10休息）；

准备事项：投影设备、麦克风、会议资料打印、茶水点心、签到表等。

3.会议通知发出

提前1-3个工作日发出正式通知，通过邮件/企业/OA系统发送，包含：

会议方案全部内容；

参会人员“是否请假”反馈截止时间（如会议前1天17:00前）；

特殊说明（如“请携带材料”“需提前测试线上设备”）。

4.会前准备

场地与设备：提前30分钟检查会议室，保证空调、投影、麦克风正常，桌签摆放到位（按参会人员职务排序），资料按人分装；

人员分工：记录人提前准备会议纪要模板，安排专人负责签到、引导（若为外部会议）；

应急准备：备用麦克风、充电宝、常用药品（如创可贴、胃药）等。

5.会议进行中

签到管理：参会人员签到时核对姓名、部门，记录迟到/早退情况；

流程把控：主持人按议程推进，行政人员提醒“剩余时间”（如“议题一还剩5分钟”）；

记录要点：记录人重点记录决议事项、责任人、完成时间、待办问题（避免记录“讨论过程”，需提炼结论）。

6.会后整理

资料归档：会议结束后1个工作日内，收集会议签到表、纪要初稿、演示文稿等，扫描存档至“共享文件夹-会议管理-202X年月”；

纪要确认：纪要经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门，抄送上级领导；

闭环跟踪：对会议决议的“待办事项”，每周跟踪进度，更新至《会议决议跟踪表》，直至完成。

（三）配套表格

表1：会议申请单

申请部门

申请人

申请日期

会议名称

会议类型（□内部例会□专项会议□外部会议）

会议时间

会议地点

形式（□线下□线上□混合）

参会部门/人员（列出名单）

必要参会人数

预计时长

核心议题（1.2.3.）

需行政支持事项（□场地□设备□资料打印□茶水□其他：______）

申请人签字

部门负责人审批

行政对接人签字

表2：会议纪要模板

会议名称：__________会议时间：____年__月日:-:__

会议地点：__________主持人：__________记录人：__________

参会人员：（列出姓名、部门、职务）

缺席人员：（姓名、部门、原因，如无则填“无”）

会议议程及主要内容：

议题一：__________

讨论：（简述关键观点，避免流水账）

决议：__________

待办：责任人（__________）、完成时间（__________）

议题二：__________（同上格式）

其他事项：__________

分发范围：__________抄送：__________

（四）关键注意事项

会议通知需明确“反馈截止时间”，避免参会人员临时缺席影响流程；

线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），提前发送“参会指南”（含、密码、设备要求）；

会议纪要需“一事一议”，明确“谁来做、何时做”，避免模糊表述（如“尽快推进”需改为“__月__日前完成”）；

涉及敏感信息的会议（如人事调整、财务数据），需在纪要中标注“内部保密”，限制分发范围。

三、办公用品管理规范模板

（一）适用场景

适用于企业日常办公所需的低值易耗品（如纸张、笔、文件夹）和耐用品（如计算器、U盘、办公设备耗材）的申购、入库、领用、盘点全流程管理。

（二）操作步骤

1.需求统计与申购

部门提报：每月25日前，各部门指定专人统计次月办公用品需求，填写《办公用品申购单》（注明品名、规格、数量、用途），部门负责人签字确认；

行政汇总：行政人员汇总各部门需求，结合库存情况（避免重复申购），编制《月度办公用