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采购申请与审批管理表格模板

一、适用业务场景

本模板适用于各类企业、事业单位及中小微组织的日常采购管理需求，涵盖办公用品采购、固定资产购置、服务外包、原材料采购等多种场景。通过标准化流程，可规范采购申请行为、明确审批权责、提高采购效率，同时实现对采购全过程的跟踪与管控，避免资源浪费和违规操作，尤其适用于需要分级审批（如部门负责人、财务部门、管理层）的中大型企业或对采购流程有严格要求的合规性组织。

二、详细操作流程

第一步：申请人发起采购申请

填写申请信息：申请人根据实际需求，登录采购管理系统或填写纸质《采购申请与审批管理表》（见第三部分模板），准确填写以下核心信息：

基本信息：申请部门、申请人姓名*、申请日期、申请编号（按规则编号，如“CG-2024-X”，其中X为年度流水号）；

采购详情：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、预估单价、预算总金额、用途说明（需详细描述采购目的及使用场景，如“为满足市场部季度推广活动需求，采购定制宣传物料”）；

附件：如技术图纸、比价报价单（至少3家供应商报价）、历史采购记录（参考）、相关审批依据（如项目立项文件）等。

信息核对：申请人需保证填写内容真实、完整，数量与预算金额匹配，附件齐全且有效。若信息不全或预算不合理，可能导致审批流程退回。

第二步：部门负责人初步审核

审核要点：部门负责人*需从以下维度进行审核：

必要性：采购需求是否符合部门年度工作计划或当前业务紧急需求；

合规性：采购物品/服务是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需招标）；

预算合理性：预算金额是否在部门年度预算范围内，预估单价是否合理（可参考历史采购价或市场均价）。

审核动作：审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字（或系统确认）并注明日期；若审核不通过，需注明退回理由（如“预算超支，请重新核定”），并反馈给申请人修改。

第三步：财务部门预算与合规复核

复核内容：财务负责人*重点审核：

预算匹配性：采购预算是否对应公司财务预算科目，是否有足够预算额度；

成本合理性：单价、总价是否公允（可通过比价记录、市场调研数据佐证）；

合规性：采购流程是否符合财务制度（如是否需预付款、是否涉及税务合规）。

处理结果：复核通过后，签字确认并流转至下一审批层级；若预算不足或成本异常，需退回申请人调整采购方案（如降低数量、更换供应商或申请追加预算）。

第四步：按金额分级审批

根据采购金额设置分级审批权限（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

小额采购（预算金额≤5000元）：由部门负责人+财务负责人审批通过后，可直接提交采购部门执行；

中额采购（5000元＜预算金额≤5万元）：需在部门、财务审批基础上，增加分管领导*审批；

大额采购（预算金额＞5万元）：需经部门、财务、分管领导审批后，提交总经理/管理层*最终审批，重大项目（如设备采购）需附专项可行性报告。

审批人需在对应栏位签署意见（“同意”“不同意”“补充说明”），明确审批结论及理由。

第五步：采购部门执行与反馈

执行采购：审批通过后，采购专员*根据申请要求执行采购，优先选择合格供应商库内的供应商，保证“货比三家”、质优价廉。

进度反馈：采购过程中，需及时向申请人反馈进度（如“供应商已确认交期，预计3个工作日内到货”）；采购完成后，将合同、发票、送货单等凭证提交财务部门备案。

第六步：资料归档保存

所有采购申请表、审批记录、合同、发票、验收单等资料，由采购部门统一整理归档，电子版备份至服务器，纸质版按年度分类保存，保存期限不少于3年，便于后续审计与追溯。

三、采购申请与审批管理模板

采购申请与审批管理表

申请基本信息

申请部门

申请人*

申请日期

年月日

申请编号

CG-2024-

采购详情

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预算总金额（元）

用途说明

（请详细描述采购目的、使用场景及预期效益）

附件清单（可附页）

□比价报价单□技术图纸□立项文件□其他：

审批流程

审批环节

审批人*

部门负责人审核

财务部门复核

分管领导审批（如需）

管理层/总经理审批（如需）

采购执行与反馈

采购执行部门

供应商信息

名称：

到货/完成日期

年月日

备注

（如紧急采购、特殊说明等）

四、使用与管理要点

1.填写规范要求

申请编号需唯一，避免重复，建议按“部门代码-年度-流水号”规则编制（如“市场部-2024-001”）；

规格型号、技术参数等需清晰明确，避免模糊表述（如“办公电脑”需注明品牌、型号、配置要求）；

预算金额需包含所有相关成本（如运费、税费、安装费等），保证无遗漏。

2.审批时效管理

各审批环节需在2个工作日内完成，紧急采购（如生产设备故障维修）可启动“绿色通道”，但需注明“紧急”字样并同步抄送上级领导；