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硬件设备管理规程

一、总则

硬件设备管理规程旨在规范企业内部硬件设备（包括但不限于计算机、服务器、网络设备、办公设备等）的采购、配置、使用、维护、报废等全生命周期管理，确保设备高效、安全、有序运行，提高资源利用率，降低运营成本。本规程适用于公司所有部门及员工。

二、硬件设备采购管理

（一）采购流程

1.需求申请：各部门根据实际工作需求，填写《硬件设备采购申请表》，明确设备类型、数量、用途及预算。

2.审批流程：申请表经部门负责人签字后，提交至行政部审核，重大采购需报管理层审批。

3.供应商选择：行政部根据需求清单，通过比价或招标方式选择合格供应商，确保价格合理、质量可靠。

4.采购执行：确认订单后，跟进到货时间，验收设备是否与合同一致（外观、配置、配件等）。

（二）采购要求

1.所有采购设备需符合国家相关标准，优先选用节能环保型产品。

2.采购记录需完整存档，包括合同、发票、验收报告等，便于后续管理。

三、硬件设备配置与分配

（一）配置标准

1.统一配置：行政部制定标准配置清单（如CPU、内存、硬盘等），确保设备性能满足基本需求，减少兼容性问题。

2.定制配置：特殊岗位需定制配置时，需提供详细说明及理由，经行政部评估后执行。

（二）分配流程

1.领用申请：员工填写《硬件设备领用表》，注明设备用途及负责人。

2.分配确认：行政部核对申请后，安排设备交付，并指导员工签署领用确认书。

3.资产登记：将设备信息录入资产管理系统，包括设备编号、型号、购买日期、使用部门等。

四、硬件设备使用与维护

（一）使用规范

1.员工需按设备说明书操作，避免超负荷使用或不当使用。

2.定期清洁设备，保持通风散热，禁止覆盖散热口。

3.禁止私自拆卸、改装设备，如需维修需报备行政部安排专业人员处理。

（二）维护管理

1.日常检查：行政部每月抽查设备运行状态，记录异常情况（如噪音过大、死机等）。

2.定期保养：每年安排专业机构对服务器、网络设备等关键设备进行维护，确保性能稳定。

3.软件管理：配合IT部门定期更新系统补丁，安装杀毒软件，防范病毒攻击。

五、硬件设备报废管理

（一）报废条件

1.设备性能严重下降，无法满足工作需求。

2.设备达到使用年限（如计算机5年、服务器8年）。

3.设备损坏严重，维修成本过高。

（二）报废流程

1.报废申请：使用部门填写《硬件设备报废申请表》，说明报废原因，并附设备使用记录。

2.审核评估：行政部评估设备残值，并确认是否符合环保处理要求。

3.报废处理：委托专业回收公司进行环保拆解，确保数据彻底销毁（如硬盘粉碎）。

4.资产注销：在资产管理系统内注销设备信息，并更新库存记录。

六、附则

1.本规程由行政部负责解释，自发布之日起实施。

2.各部门需严格遵守本规程，如有疑问可向行政部咨询。

3.本规程将根据实际运行情况每年修订一次。

二、硬件设备采购管理

（一）采购流程

1.需求申请：各部门应基于实际、合理的业务需求，填写《硬件设备采购申请表》。申请表需详细列明所需设备的类型、具体型号/规格、预计数量、主要用途、期望到货时间以及对应的预算金额。若为替换旧设备，需说明旧设备的使用年限及状态。部门负责人需对申请内容的必要性与合理性进行初步审核并签字确认。

2.审批流程：申请表经部门负责人签字后，提交至行政部（或公司指定的资产管理/采购负责部门）。行政部负责审核申请的合规性、预算的匹配性以及设备配置的合理性。对于标准配置的常规采购，行政部负责人可进行审批；对于非标准配置、高价值或大批量的采购，可能需要更高级别管理人员（如部门主管、项目负责人或管理层会议）的审批。审批流程需确保透明、高效。

3.供应商选择与评估：行政部根据经批准的采购申请，结合设备的技术要求、预算限制和交付周期，选择合适的供应商。选择方式可包括但不限于市场调研、供应商资质审查、多家比价、样品测试等。优先考虑信誉良好、服务完善、产品质量有保障的供应商。建立合格供应商名录，并定期更新评估。采购过程中的所有沟通、报价、合同条款应确保公平、公正。

4.采购执行与到货验收：确认最终供应商及合同条款后，正式生成采购订单。行政部需与供应商保持沟通，跟进生产与发货进度，确保按计划到货。设备到货后，由行政部组织相关部门（如使用部门代表、技术支持人员）共同进行验收。验收内容严格核对：设备型号、数量是否与订单一致；外观是否有物理损伤；配件、说明书、保修卡等是否齐全；设备基本功能是否正常（如通电自检、网络连接等）。验收合格后，在采购订单上签署确认，并办理入库登记手续。

（二）采购要求

1.合规性与标准：所有采购的硬件设备必须符合国家和行业的相关安全、环保及质量标准。在同等条件下，优先选用能效比高、符合绿色环