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通用业务合同审核与签订流程模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织开展日常业务合作时，对合同从需求发起至签订完成的全流程管理。常见应用场景包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、服务提供、技术许可等；

合作类合同：项目联合开发、渠道合作、委托代理等；

其他业务合同：租赁、咨询、赞助等涉及双方权利义务的协议。

无论合同金额大小、合作周期长短，均可通过本模板规范流程，降低法律风险，保障合作双方权益。

二、合同审核与签订全流程操作指引

（一）需求发起与前期准备

责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目组）

操作内容：

明确合作需求：业务部门根据业务目标，梳理合作内容、标的、预期成果及核心诉求（如价格、交付时间、质量标准等），形成《合作需求说明书》。

对方主体调研：通过官方渠道（如国家企业信用信息公示系统）核实合作方的基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、经营范围等），确认其具备履约资质（如特殊行业的经营许可证、资质证书等）。

初步接洽与意向确认：与合作方就合作框架、核心条款进行初步沟通，达成合作意向，并留存沟通记录（如邮件、会议纪要）。

输出成果：《合作需求说明书》《合作方资质核查表》《初步沟通记录》

（二）合同起草与内容填充

责任主体：业务部门主导，法务部门（或法务专员）协助

操作内容：

选择合同模板：根据合同类型（如采购合同、服务合同），优先使用企业标准化合同模板；无模板时，参考行业通用模板或自行起草。

填写核心条款：

主体信息：准确填写双方全称、地址、法定代表人/授权代表姓名及职务、联系方式（禁止填写个人隐私信息，如手机号、邮箱，可留工作电话/企业邮箱）；

标的与数量：明确标的物名称、规格型号、数量、单位（如“办公桌100张，规格：长1.2m×宽0.6m×高0.75m，材质为实木”）；

质量标准：约定具体质量指标（如“符合国家GB/T3324-2017《家具通用技术条件》标准”）或验收方式；

价款与支付：明确金额、币种、支付方式（如银行转账）、支付节点（如“验收合格后30日内支付合同总额的90%”）、发票类型；

履行期限与地点：约定开始/结束时间、履行具体地点（如“甲方办公地址北京市朝阳区路号”）；

权利义务：分条列明双方主要权利（如按期收款/获得服务）和义务（如按时交付/提供服务保障）；

违约责任：明确违约情形及对应的违约金计算方式（如“逾期付款，按应付未付金额的0.05%/日支付违约金”）或赔偿范围；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如“被告所在地人民法院”）的解决方式；

保密条款：明保证密信息范围、保密期限及违约责任（如“保密期限为合同终止后3年”）；

其他条款：如合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、不可抗力、合同变更/解除条件等。

内部初审：业务部门负责人*对合同内容的准确性、完整性进行审核，保证与需求一致。

输出成果：合同初稿（含签字页）《合同内部初审记录》

（三）多部门联合审核

责任主体：法务部门、财务部门、业务部门、管理层（根据合同金额/重要性确定审核层级）

审核要点：

法务审核（必审）：

核查合同主体资格、条款合法性（如是否违反法律法规、强制性规定）；

审查权利义务对等性、违约责任合理性、争议解决方式可执行性；

识别法律风险点（如知识产权归属、免责条款），提出修改意见。

财务审核（必审）：

核对金额、支付方式与企业财务制度是否一致；

审核发票条款、税费承担、成本预算合理性；

评估资金支付风险（如大额付款是否约定分期、担保措施）。

业务部门复核：

确认审核意见是否影响业务目标，与法务、财务部门沟通调整条款。

管理层审批（根据合同金额分级）：

金额较小（如≤10万元）：由业务负责人、法务专员联合审批；

金额中等（如10万-50万元）：增加财务负责人*审批；

金额较大（如≥50万元）：需提交总经理*或董事会审批。

输出成果：《合同法务审核意见表》《合同财务审核意见表》《合同审批单》（含各环节签字）

（四）对方沟通与条款修订

责任主体：业务部门

操作内容：

发送审核稿：将内部审核通过的合同初稿发送给合作方，明确反馈时限（如“请于3个工作日内反馈意见”）。

谈判与修订：

针对对方提出的修改意见（如价格调整、履行期限变更），组织内部讨论（法务、财务参与），评估风险后响应；

对重大条款变更（如标的、金额、争议解决方式），需重新履行内部审批流程。

达成一致：经双方多轮沟通，最终确认所有条款，形成合同终稿。

输出成果：合同修订记录（含双方沟通邮件/函件）《合同终稿（双方确认版）》

（五）合同签订与生效

责任主体：授权代表、行政部门

操作内容：

签订方式确认：

纸质合同：打印合同终稿（一式X份，根据双方需