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职工离职通知书模板规定

一、概述

职工离职通知书是用人单位在员工提出离职或因其他原因需要终止劳动关系时，向员工发出的正式书面文件。该通知书应明确离职意向、离职时间、工作交接安排等内容，确保双方权利义务清晰，避免后续纠纷。本文档旨在提供规范的离职通知书模板及编写要点，帮助用人单位规范操作。

二、离职通知书的基本要素

离职通知书应包含以下核心内容，确保完整性和专业性：

（一）基本信息

1.用人单位名称及地址；

2.员工姓名及所属部门；

3.离职生效日期；

4.通知书签发日期。

（二）离职原因

1.明确离职类型（如主动辞职、协商解除等）；

2.如为主动辞职，需注明员工提出离职的具体日期。

（三）工作交接安排

1.列出员工需完成的工作事项清单；

2.明确工作交接期限及方式（如书面交接、口头说明等）；

3.指定接替人员或临时负责人。

（四）离职手续办理

1.办理时间要求（如离职前3日提交辞职报告）；

2.需提交的材料清单（如身份证复印件、银行卡信息等）；

3.未完成手续的后果说明（如工资结算、社保转移等）。

（五）其他事项

1.是否涉及竞业限制或保密协议条款；

2.离职补偿说明（如适用）。

三、离职通知书的编写规范

为确保通知书合法合规，需遵循以下步骤和注意事项：

（一）格式要求

1.采用公司统一公文模板，字迹清晰、排版整洁；

2.必须由法定代表人或授权人签字并加盖公章。

（二）内容编写要点

1.语言简洁明确：避免模糊表述，如“计划离职”应改为“自XX日期起正式离职”；

2.条款具体化：如“工作交接须在离职前完成”比“尽快交接”更规范；

3.补充说明：如涉及薪资结算，需注明结算日期及方式（如随通知书发放或离职当日支付）。

（三）常见错误避免

1.遗漏关键信息：如未明确离职日期或交接责任；

2.语气不当：避免使用带有指责或威胁的措辞；

3.程序瑕疵：如未提前30日通知（法定解除期要求）。

四、离职通知书的签收与存档

（一）签收流程

1.员工收到通知书后需签字确认；

2.如员工拒绝签收，可由两位同事作为见证人签字，并注明情况。

（二）存档要求

1.通知书原件存入员工档案；

2.复印件留存人力资源部备案；

3.存档期限不少于2年，以备后续核查。

五、示例模板

职工离职通知书

公司名称：（盖章）

日期：年月日

致：员工姓名（所属部门：XXX）

根据您于年月日提交的《离职申请》，经公司研究决定，现通知如下：

1.您的离职申请已获批准，正式离职日期为年月日。

2.请在离职前完成以下工作交接：

(1)已进行中的项目：[项目名称]，需于日前完成并移交给[接替人姓名]；

(2)资料归档：[部门文件]，需整理后移交行政部；

(3)账户清理：[系统账号]，需于日前注销并交接操作权限。

3.离职手续办理要求：

(1)请于日前提交身份证复印件及银行卡信息；

(2)如未完成交接，将影响工资结算及离职证明发放。

4.其他说明：[如适用，补充竞业限制条款等]。

请积极配合完成相关事宜。如有疑问，请联系人力资源部。

此致

敬礼！

经办人签字：

五、示例模板

（续前文）

职工离职通知书

公司名称：（盖章）

日期：年月日

致：员工姓名（所属部门：XXX）

根据您于年月日提交的《离职申请》，经公司研究决定，现通知如下：

1.您的离职申请已获批准，正式离职日期为年月日。

2.请在离职前完成以下工作交接：

(1)已进行中的项目：[项目名称]，需于日前完成关键节点工作，并提交详细的工作报告、测试结果及最终交付物给接替人[接替人姓名]。交接过程中，需对[接替人姓名]进行口头及书面操作指导，确保其能够独立接手。

(2)资料归档：[部门文件]，需按照公司档案管理规定，分类整理所有纸质及电子文件，确保完整性、系统性，并于日前移交给行政部档案管理员[档案管理员姓名]。

(3)账户清理：[系统账号]，需于日前在[具体系统名称，例如：客户关系管理系统CRM、内部OA系统]中注销个人操作权限，并将相关账号密码变更记录提交给IT部[IT部指定联系人姓名]。

(4)团队协调：需与团队成员召开交接会议（或通过邮件/即时通讯工具说明），清晰传达正在进行的工作状态、未解决的问题、关键联系人信息及团队协作方式。

3.离职手续办理要求：

(1)请于日前提交以下离职所需材料至人力资源部[人力资源部办公室位置或指定联系人]：

a.身份证复印件（确保清晰，包含姓名和身份证号）；

b.有效期内的银行卡复印件（完整显示卡号和开户行信息）；

c.离职申请书原件（如有）；

d.个人在职期间签订的各类合同/协议复印件（如保