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财务管理及报销制度和流程

一、总则

为了加强公司内部财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本财务管理及报销制度和流程。本制度适用于公司全体员工。

二、财务管理原则

1.合法性原则：公司的一切财务活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保财务行为的合法性和合规性。

2.真实性原则：各项费用支出必须真实发生，报销凭证必须真实、有效、完整，不得虚构或虚报费用。

3.合理性原则：费用支出应符合公司的经营管理需要，具有合理性和必要性，避免浪费和不必要的开支。

4.预算控制原则：公司实行全面预算管理，各项费用支出应严格控制在预算范围内。对于超出预算的支出，需按照规定的审批程序进行调整。

5.授权审批原则：所有财务事项必须按照规定的授权审批权限进行审批，未经授权审批的事项不得办理。

三、财务管理职责分工

1.财务部门职责

-负责制定和完善公司的财务管理制度和报销流程，并监督执行。

-负责公司的会计核算工作，编制财务报表，如实反映公司的财务状况和经营成果。

-负责公司的资金管理，合理安排资金收支，确保资金的安全和有效使用。

-负责审核各项费用报销凭证，对不符合规定的报销凭证予以退回，并提出整改意见。

-负责与税务、银行等相关部门的沟通协调，办理税务申报、纳税等事宜。

2.各部门负责人职责

-负责本部门的预算编制和执行，严格控制本部门的费用支出。

-负责审核本部门员工的费用报销申请，确保报销事项的真实性、合理性和合规性。

-对本部门员工进行财务制度和报销流程的培训和指导，提高员工的财务意识和合规意识。

3.员工职责

-严格遵守公司的财务管理制度和报销流程，如实填写费用报销申请，提供真实、有效、完整的报销凭证。

-对自己的费用报销行为负责，不得虚报、冒领或挪用公司资金。

-积极配合财务部门和部门负责人的工作，及时提供相关的财务信息和资料。

四、费用报销范围及标准

1.差旅费

-定义：差旅费是指员工因工作需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。

-报销标准

-交通工具：员工出差应根据出差地点和任务的紧急程度选择合适的交通工具。一般情况下，乘坐火车、汽车等交通工具；因特殊情况需要乘坐飞机的，需经部门负责人和公司领导批准。

-住宿费：员工出差的住宿费标准根据出差地点的不同分为不同的等级。一线城市（如北京、上海、广州、深圳）的住宿费标准为[X]元/天；二线城市的住宿费标准为[X]元/天；三线城市及以下的住宿费标准为[X]元/天。员工应在规定的标准内选择合适的住宿场所，超出标准的部分由员工自行承担。

-餐饮费：员工出差的餐饮费实行定额补助，一线城市的餐饮补助标准为[X]元/天；二线城市的餐饮补助标准为[X]元/天；三线城市及以下的餐饮补助标准为[X]元/天。餐饮补助无需提供发票，直接在差旅费报销时一并发放。

-市内交通费：员工出差期间的市内交通费实行实报实销，需提供合法有效的交通票据。

2.业务招待费

-定义：业务招待费是指公司为了拓展业务、维护客户关系等目的而发生的招待客户的费用。

-报销标准：业务招待费应遵循“必要、合理、节约”的原则，严格控制费用支出。业务招待费的报销需经部门负责人和公司领导批准，报销时需提供招待客户的明细清单，包括招待时间、地点、客户名称、招待人数等信息。业务招待费的报销标准根据公司的实际情况和业务需要进行确定，一般不得超过当年营业收入的[X]%。

3.办公用品费

-定义：办公用品费是指公司为了日常办公需要而购买的办公用品、文具、耗材等费用。

-报销标准：办公用品的采购应遵循“统一采购、按需领用”的原则，由行政部门负责统一采购和管理。员工因工作需要领用办公用品时，需填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领用。办公用品费的报销需提供合法有效的发票和采购清单。

4.会议费

-定义：会议费是指公司为了召开各种会议而发生的场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、餐饮等费用。

-报销标准：会议的召开应遵循“精简、高效、节约”的原则，严格控制会议规模和会议时间。会议费的报销需经部门负责人和公司领导批准，报销时需提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细清单等资料。会议费的报销标准根据会议的性质和规模进行确定，一般不得超过预算金额。

5.通讯费

-定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。