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企业会议记录与决议模板

一、适用范围与典型场景

本模板适用于各类企业内部会议的记录与决议规范，涵盖但不限于以下场景：

常规经营会议：如月度/季度/年度工作总结与计划会、部门例会、项目推进会等；

专题决策会议：如战略规划研讨、重大投资决策、制度修订会、产品立项评审会等；

临时性会议：如突发事件应对会、紧急工作部署会、跨部门协调会等；

正式评审会议：如预算审批会、绩效考核会、供应商评审会等。

无论会议规模大小（5人以内小型沟通会或50人以上全员大会）、时长长短（30分钟短会或全天研讨会），本模板均可通过调整字段详略程度适配，保证记录规范性与决议可执行性。

二、模板使用流程与操作指南

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议基本信息

提前与会议组织者（如部门负责人、项目组长）确认会议主题、核心目标、预计时长、参会人员范围（含必到/可选人员）及是否需外部嘉宾列席。

若为系列会议（如月度例会），需标注会议期次（如“2024年6月营销部第2次例会”）。

准备会议材料与议程

向参会人员提前分发会议议程（含议题顺序、各议题预计时长）、相关背景资料（如项目方案、数据报表、待审议文件），保证参会人员提前熟悉内容，提升会议效率。

若涉及决策事项，需提前明确提案内容、备选方案及决策标准（如“需全员一致通过”“超2/3参会人员同意即可”）。

准备记录工具

电子版：建议使用Word或Excel模板（本模板为Word版），提前设置好表格格式，开启“修订模式”便于后续修改；若会议需实时同步，可搭配在线协作工具（如腾讯文档）多人同步记录。

纸质版：打印空白模板，携带笔、录音设备（需提前告知参会人员并征得同意，作为记录补充，避免遗漏关键信息）。

（二）会中记录：捕捉关键信息

会议记录需客观、准确、简洁，重点记录“讨论过程”与“结论性内容”，避免冗长描述或主观评价。记录要点

会议基本信息实时填写

在模板开头记录“会议名称”“会议编号”（可按“年份-部门-序号”格式，如“2024-总办-001”）、“日期”“开始/结束时间”“地点”（线上会议需注明平台及会议号）、“主持人”“记录人”。

参会人员：按“部门+姓名+职务”记录（如“市场部–经理”），标注“出席”“请假”（需注明原因，如“病假”“出差”）“列席”（非决策人员，如助理、记录人）。

按议程逐项记录讨论内容

每个议题单独记录，包含“议题编号”“议题名称”“汇报人”（如为提案汇报，需注明提案部门/人）。

讨论过程：记录关键发言人的核心观点（用“X提出：……”格式，避免直接引用口语化表达，提炼逻辑要点），分歧点（如“认为方案成本过高，建议优化；认为周期可接受，需优先保证质量”），共识点（如“双方同意增加成本管控环节”）。

提示：对复杂议题可辅以“讨论要点清单”（如优势、劣势、风险、机遇），避免文字过于密集。

重点记录决议事项

每个议题讨论结束后，明确记录“决议结论”（需清晰、无歧义，避免“尽量”“争取”等模糊表述）。

决议要素需包含：具体行动内容（如“完成Q3产品迭代方案初稿”）、责任人（明确到个人，如“由牵头”）、完成时间（精确到日期，如“2024年7月15日前”）、所需资源/支持（如“需研发部配合提供技术参数”“预算不超过5万元”）、交付成果（如“提交PDF版方案+PPT汇报材料”）。

若存在多个决议项，需按“决议1、决议2……”编号，便于后续追踪。

记录其他关键信息

待办事项：非本次会议决议但需跟进的任务（如“需财务部补充上月数据，下周一前发给”）。

附件：会议中提及的文件、图表、演示稿等，需记录名称及版本（如“附件1：2024H2营销方案_v2.3”）。

下次会议安排（如有）：明确下次会议时间、主题（暂定）及需准备的资料。

（三）会后整理：规范输出与归档

记录初稿整理

会后24小时内完成记录初稿，重点核对：

决议事项的“5W1H”（What、Who、When、Where、Why、How）是否完整；

人名、部门、数据、日期等关键信息是否准确（如参会人员名单、决议截止时间）；

语言是否简洁客观，删除口语化表达（如“那个”“可能”）、重复内容及与主题无关的讨论。

审核与确认

将初稿提交会议主持人审核，保证决议内容准确反映会议结论，无遗漏或曲解；涉及多个部门的决议，需请相关部门负责人确认可执行性。

主持人审核通过后，请参会人员在“审阅签字”栏签字（电子版可使用“电子签章”或邮件回复确认“已审阅无异议”）。

分发与归档

审核确认后1个工作日内，将最终版会议记录（含签字扫描件/邮件确认记录）分发给所有参会人员、相关部门及公司档案室。

电子版按“年份-部门-会议名称”分类存储（如“2024/总办/2024年6月总经理办公会记录”），纸质版装订后存入档案柜，保存期限不少于3年（涉及重大决策、战略规划的记录需永久保存）。

决议