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企业公文写作格式及规范手册

第一章：引言

企业公文是传递信息、部署工作、请示汇报和商洽事务的重要载体，其格式规范与内容质量直接影响沟通效率、企业形象及管理执行力。为统一企业内部公文标准，保证公文写作的严肃性、准确性和规范性，特制定本手册。本手册适用于企业内部各部门、各子公司及全体员工在公文起草、审核、印制和归档全流程，旨在为公文处理提供标准化指引，提升公文管理效能。

第二章：企业公文的应用场景与适用范围

企业公文根据行文方向和功能不同，可分为上行文、下行文、平行文三类，具体应用场景

一、上行文：向上级单位或领导报送的公文

适用场景：请示工作指示、汇报工作进展、请求审批事项、反映问题建议等。

常用文种：请示、报告。

请示：适用于向上级请求指示、批准（如“关于申请项目经费的请示”“关于召开会议的请示”），需一事一请，不得夹带报告内容。

报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问（如“关于2023年度工作情况的报告”“关于事件处理情况的报告”），不得夹带请示事项。

二、下行文：向下级单位或部门部署工作的公文

适用场景：传达决策指令、部署工作任务、规范管理要求、通报表扬批评等。

常用文种：通知、通报、决定、批复。

通知：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项（如“关于开展专项工作的通知”“关于印发《管理办法》的通知”），使用频率最高。

通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神（如“关于对部门予以通报表扬的通报”“关于事件处理情况的通报”）。

决定：对重要事项作出决策和部署（如“关于成立工作小组的决定”“关于对同志职务任免的决定”）。

批复：答复下级请示事项（如“关于同意项目经费的批复”）。

三、平行文：向同级单位或不相隶属部门商洽事务的公文

适用场景：询问问题、请求协助、征求意见、告知事项等。

常用文种：函、纪要。

函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（如“关于商请协助事项的函”“关于征求《方案》意见的函”）。

纪要：记载会议主要情况和议定事项（如“专题会议纪要”“部门联席会议纪要”），需经与会单位确认后分发。

第三章：企业公文标准化写作流程详解

公文写作需遵循“明确目的—收集材料—起草—审核校对—排版印制”的标准化流程，各环节要点

一、明确发文目的与对象

操作要点：

确定核心目的：明确公文要解决的具体问题（如部署工作、请求批准、告知事项等），避免内容发散。

示例：若目的是“要求各部门提交年度计划”，则需明确“提交内容”“截止时间”“格式要求”等要素。

界定接收对象：根据行文方向确定主送机关（上行文为上级领导/单位，下行文为下级部门，平行文为同级单位），保证主送机关准确、单一，避免多头主送。

示例：向公司总经理请示事项，主送机关为“公司总经理”；向各部门部署工作，主送机关为“公司各部门、各子公司”。

二、收集整理材料

操作要点：

收集基础材料：根据发文目的收集相关政策文件、数据事实、背景资料等，保证材料真实、准确、完整。

示例：起草“关于项目经费的请示”，需收集项目预算明细、前期进展报告、政策依据等材料。

梳理材料逻辑：对收集的材料进行分类整理，明确“背景—现状—问题—建议”的逻辑主线，为起草奠定基础。

三、拟定公文标题

操作要点：

公文标题应准确简要地概括公文主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成。

规范格式：发文机关（可，若以公司名义发文则保留“公司”）、事由（明确核心事项，如“开展活动”“申请经费”）、文种（根据场景选择“通知”“请示”等）。

示例：

完整“公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”

发文机关：“关于举办公文写作培训班的函”（若以部门名义发文，可“公司”）

注意事项：标题一般不超过50字，不使用标点符号（除法规、规章名称加书名号外），避免使用模糊表述（如“有关事项”“若干问题”）。

四、起草

操作要点：

是公文的核心，需结构清晰、逻辑严密、语言规范，一般包括“开头—主体—结尾”三部分。

（一）开头：阐明发文依据或目的

上行文：简明说明发文背景（如“根据会议精神”“为解决问题”），引出请示/报告事项。

示例（请示）：“为推进项目建设，保证按期完工，根据《项目实施方案》（发〔2023〕5号）要求，现就项目经费请示”

下行文：直接提出工作要求或部署事项，或引用上级文件作为依据。

示例（通知）：“为规范公司资产管理，根据《公司资产管理办法》（办〔2023〕10号），现将2024年度资产盘点工作安排”

平行文：说明商洽或询问事项的背景和目的。

示例（函）：“为配合项目验收，需贵单位提供技术参数资料，现特函商请协助：”

（二）主体：阐述具体内容或要求

请示类：需写明“请示事项”“理由”“建议方案”，一事一请，条理清晰。

示例：“申请经费万元，主要用于设备采购（万元）、人员