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一、适用场景与价值
本工具模板适用于各类企业、组织内部的项目启动会、周例会、月度复盘会、跨部门协调会、专题研讨会等场景，旨在通过标准化记录会议内容、明确决策事项及执行责任，解决传统会议记录中“议而不决、决而不行、行而不实”的问题，提升会议效率与执行闭环质量。无论是小型团队日常沟通还是大型跨部门协作，均能通过此模板实现会议信息的清晰沉淀、任务的可视化跟踪及责任的有效落地，为后续工作复盘、项目推进及管理决策提供可靠依据。
二、详细操作流程
第一步：会前准备——明确会议目标与基础信息
确定会议核心目的：明确本次会议需解决的关键问题（如项目进度同步、方案评审、资源协调等），避免议题发散。
收集基础资料：提前梳理会议背景、相关数据、待讨论材料（如项目计划书、方案初稿等），并同步给参会人员，保证会前有充分准备。
通知参会人员：通过邮件、即时通讯工具等渠道发送会议通知，明确会议时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料，提醒记录人携带模板工具。
第二步：会中记录——实时捕捉关键信息
填写会议基本信息：在模板表格中准确录入会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单（含缺席人员及原因），保证基础信息完整。
记录会议议程与讨论要点：按照会议议程逐项记录讨论内容，重点标注各方观点分歧、共识意见及关键数据（如“项目A当前进度滞后15%，需协调开发部增派2名工程师”）。
明确决策事项与执行任务：对会议达成的决策进行编号（如“决策），清晰记录决策内容、依据（如“基于客户反馈优先级调整”）及最终结论；同步拆解决策为具体执行任务，明确每个任务的负责人、协作人及计划完成时间（如“任务01：完成客户需求调研报告，负责人：*经理，截止时间：2024年10月15日”）。
第三步：会后整理——核对信息并分发确认
记录复核与补充：会议结束后24小时内，记录人需根据会议录音（如有）、笔记及参会人员反馈，核对记录内容的准确性，补充遗漏的关键信息（如未明确的协作细节、临时调整的时间节点等）。
分发与确认：将整理后的会议记录及决策执行表通过邮件或协作工具分发给所有参会人员及相关方，要求负责人在48小时内确认任务信息（如负责人、截止时间）无误，若有异议需及时反馈调整。
同步至管理工具：将执行任务同步至项目管理工具（如钉钉项目、飞书多维表格等），设置任务提醒，便于后续跟踪进度。
第四步：执行跟踪与闭环管理
定期跟进任务进度：负责人需按计划更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），记录实际完成时间及遇到的问题；记录人或项目助理每周/每两周汇总任务进度，向主持人及相关方同步。
异常问题处理：若任务延期或执行受阻，负责人需及时说明原因并提出解决方案（如“任务02延期3天，因供应链物料延迟，协调后预计10月20日完成”），由主持人协调资源推动解决。
会议复盘与归档：任务完成后，记录人将最终版会议记录、执行结果及复盘总结（如“本次决策执行周期缩短20%，因前期责任划分更明确”）归档保存，形成组织过程资产，供后续参考。
三、模板表格结构说明
1.会议基本信息表
字段名称
填写说明
示例值
会议名称
简明扼要反映会议主题
“项目Q4规划启动会”
日期
年月日
2024年10月10日
时间
开始-结束时间
14:00-16:00
地点
线下会议室/线上会议平台
“总部301会议室”/“腾讯会议”
主持人
负责会议把控的人员
*总监
记录人
负责记录与整理的人员
*专员
参会人员
实际参会人员姓名（部门/职务）
经理（市场部）、主管（技术部）
缺席人员及原因
未参会人员姓名及简要原因（如出差、请假）
*专员（产假）
2.会议议程与讨论记录表
议程编号
议题名称
讨论内容要点
关键结论/分歧意见
01
项目进度同步
开发部：已完成前端界面60%，测试部发觉3个兼容性问题；市场部：客户反馈新增2个需求。
需优先解决兼容性问题，新增需求纳入二期开发。
02
资源协调申请
设计部申请增配1名UI设计师，当前项目排期紧张。
同意增配，*经理协调下周到位。
3.决策事项与执行任务表
决策编号
决策事项
决策依据
决策结果
任务编号
任务描述
负责人
协作人
计划完成时间
实际完成时间
状态
备注
决策优先解决项目兼容性问题
测试部提交的缺陷报告
调整开发计划，本周内修复
任务-01
修复前端兼容性问题
*工
*测试员
2024-10-12
2024-10-11
已完成
提前1天完成
任务-02
重新提交测试并验收
*测试员
*工
2024-10-13
2024-10-13
已完成
验收通过
决策同意增配UI设计师
设计部项目排期申请
协调下周到位
任务-03
完成设计师招聘/调配流
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