行政办公物资采购审批与执行表.docVIP

行政办公物资采购审批与执行表使用指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政办公物资采购全流程管理，旨在规范采购行为、明确审批责任、提高执行效率。常见应用场景包括：

日常办公需求：如纸张、笔、文件夹等易耗品不足需补充；

新部门/项目启动：如新增团队需采购办公桌椅、电脑设备等固定资产；

突发/紧急需求：如会议临时需采购横幅、饮用水等物资；

定期批量采购：如每季度统一采购劳保用品、清洁用品等。

二、全流程操作指南

（一）需求发起与部门初审

填写申请表：申请人根据实际需求，填写《行政办公物资采购审批与执行表》（详见第三部分模板），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度等信息。

示例：采购A4纸（80g，500张/包），20包，预估单价25元/包，用途为行政部日常打印。

部门负责人审核：申请人将表格提交至部门负责人（如行政主管*），负责人需核对需求的合理性（如是否为必要物资、数量是否匹配部门规模），确认无误后签字审批。

注意：紧急需求（如24小时内需使用的物资）需在“紧急程度”栏标注“紧急”，并优先处理。

（二）采购部门复核与预算核查

行政部接收申请：部门负责人审批通过后，表格流转至行政部（或采购部，根据企业实际架构定），由采购专员*接收并登记台账。

预算与合规性核查：行政部需重点核查：

物资是否在《行政办公物资采购清单》范围内（清单外物资需额外说明理由）；

预估总价是否在部门年度预算额度内（超预算需提交分管领导*审批）；

规格型号是否符合企业标准（如电脑设备需明确配置要求）。

反馈意见：核查通过后，行政部进入询价流程；若需修改，注明原因并退回申请人调整。

（三）询价比价与供应商选择

询价要求：单次采购金额≥5000元或为固定资产（如电脑、打印机），需至少向3家合格供应商询价；小额采购（＜5000元）可对比2家供应商报价。

供应商确定：行政部根据“质优价廉、服务稳定”原则选择供应商，优先从《合格供应商名录》中选取（名录外供应商需提交资质证明，如营业执照复印件）。

填写供应商信息：将最终确定的供应商名称、联系人（*）、报价、供货周期等信息填入表格“供应商信息”栏，并附报价单（作为附件）。

（四）多级审批与订单

审批流程：根据采购金额逐级审批（以下为通用示例，企业可自定义权限）：

金额＜2000元：行政主管*审批；

2000元≤金额＜10000元：分管领导*审批；

金额≥10000元：总经理*审批。

订单：审批通过后，行政部根据审批结果与供应商签订采购订单（或电子订单），明确物资明细、交付时间、验收标准及付款方式，并将订单编号填入表格。

（五）物资交付与验收登记

交付确认：供应商按订单约定时间送达物资，申请人或行政部指定验收人（如行政专员*）核对物资数量、规格、质量是否与订单一致，确认无误后在“交付确认”栏签字。

异常处理：若物资存在质量问题（如破损、型号不符），需当场拍照留存并联系供应商更换，同时在表格“备注”栏说明情况。

入库登记：验收通过后，行政部及时更新《行政物资台账》，标注物资入库日期、存放位置及领用记录（如适用）。

（六）报销结算与资料归档

报销申请：行政部凭采购审批表、订单、供应商发票、验收单等资料，向财务部提交报销申请。

财务审核：财务部核对发票信息与审批表、订单是否一致，金额是否准确无误后办理付款。

资料归档：所有采购资料（审批表、订单、报价单、发票、验收单等）由行政部整理存档，保存期限不少于2年，以备审计或查询。

三、标准模板及填写说明

行政办公物资采购审批与执行表

申请信息

内容

执行信息

内容

申请人

*（行政部专员）

订单编号

CG001

申请部门

行政部

供应商名称

办公用品有限公司

申请日期

2024年10月8日

联系人

（138，注：实际使用用号代替）

紧急程度

□一般□紧急（24小时）□特急（8小时）

供货周期

3个工作日

物资明细

名称

规格型号

单位

A4打印纸

80g/500包

包

黑色签字笔

0.5mm中性笔

支

审批流程

审批环节

审批人

职务

部门审核

*

行政主管

行政部复核

*

行政部经理

分管领导审批

*

分管副总

总经理审批

*

总经理

执行记录

验收人

*（行政专员）

验收日期

入库日期

2024-10-12

存放位置

备注

无

报销凭证号

FP-202410001

填写说明

申请信息：需填写完整，紧急程度需根据实际需求勾选，避免影响审批时效。

物资明细：名称、规格型号需具体（如“电脑”需明确品牌、型号、配置），数量、预估单价需准确，总价=数量×单价。

审批流程：审批人需手写签字，审批意见需明确“同意”或“不同意”（不同意需注明理由），审批日期不得晚于下一环节开始日期。

执行记录：验收结果需勾选“合格”或“不