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采购需求与预算申报表单模板

一、适用场景与发起时机

本表单适用于企业、事业单位或社会团体内部各类采购需求的申报与预算审批流程，具体场景包括但不限于：

日常办公采购：如办公设备（电脑、打印机）、文具纸张、劳保用品等常规物资的补充采购；

项目专项采购：如科研项目所需实验器材、工程项目施工材料、市场推广活动物料等与特定项目相关的采购；

应急采购：如设备突发故障需立即更换、办公场所临时维修所需材料等紧急情况下的采购；

服务类采购：如咨询服务（法律、财务）、技术服务（系统运维、设备维修）、服务外包（保洁、安保）等非物资类采购。

当各部门因工作需要产生采购需求时，需通过本表单发起申报，经审批通过后纳入采购预算，启动后续采购流程。

二、申报流程详解

（一）需求确认阶段

明确采购必要性：申报部门需确认采购需求是否为工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等），避免重复采购或不必要开支。

梳理采购需求细节：明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、使用场景等核心信息，保证需求描述清晰、无歧义。例如采购电脑需注明“品牌要求（联想/戴尔）、处理器型号（i5及以上）、内存（16GB）、用途（设计部门）”。

（二）表单填写阶段

获取模板：申报部门从公司行政部/采购管理部门获取《采购需求与预算申报表》模板（电子版或纸质版）。

逐项填写表单：

基本信息：填写申报部门、申报日期、申报人（部门员工）、联系电话（内部短号）；

项目信息：填写采购项目名称（需简洁明了，如“2024年第三季度办公用打印机采购”）、项目背景/用途（说明采购原因及使用场景，如“现有打印机老化频繁卡纸，影响设计部出图效率，需更换3台A3幅面彩色打印机”）；

采购明细：按表格要求逐行填写采购物品/服务的品名、规格型号、单位、数量、单价（需注明含税/不含税）、预算金额（单价×数量），如有多类物品需分项填写；

预算汇总：统计采购明细的预算总额，填写大写金额（如“人民币叁仟元整”）和小写金额（如“￥3,000.00”）；

资金来源：选择预算资金来源（如“年度办公经费”“项目专项经费”“应急备用金”），并注明对应预算科目编码（如有）；

采购方式建议：根据公司采购管理制度，建议合适的采购方式（如“公开招标”“询价采购”“单一来源采购”“零星采购”），并简要说明理由（如“单价低于5000元，适用零星采购”）；

附件清单：列出需的支撑材料（如“3份供应商报价单”“技术参数说明书”“部门负责人签字的需求确认函”），并注明份数。

（三）附件准备阶段

申报人需根据采购需求准备以下附件（保证材料真实、完整、清晰）：

报价单：至少提供2-3家供应商的书面报价（如为紧急采购或零星采购，可提供1份报价单），需注明供应商名称、联系方式、报价有效期、物品规格及含税单价；

技术参数说明：对于专业设备或定制服务，需提供详细的技术参数要求（如国标号、行业标准、功能指标等），避免模糊描述（如“质量好”“功能佳”）；

需求审批单：部门负责人签字确认的《部门内部需求审批单》（部分企业要求）；

其他证明材料：如项目立项批复文件（项目专项采购）、历史采购记录（参考价格）、特殊情况说明（如应急采购的紧急原因说明）。

（四）提交审批阶段

内部初审：申报人填写完表单并准备附件后，提交至部门负责人（部门经理）进行初审，主要审核需求合理性、预算准确性及附件完整性。

逐级审批：

部门负责人审核通过后，提交至采购管理部门（如行政部、采购中心），审核采购合规性（如是否符合采购方式建议、是否在预算范围内）；

采购管理部门审核通过后，提交至财务部门，审核预算资金是否落实、金额是否符合财务制度；

财务部门审核通过后，提交至分管领导（副总/总监）及总经理/院长（根据企业权限设置）进行最终审批。

审批结果反馈：审批完成后，由采购管理部门将审批结果（“通过”“驳回”“修改后重报”）反馈至申报部门，驳回需注明具体原因。

（五）流程跟踪与执行

审批通过后：采购管理部门根据审批结果启动采购流程（如发布招标公告、联系供应商询价），申报部门需配合提供必要信息（如交货时间、地点要求）。

审批未通过：申报部门根据驳回原因修改表单或补充材料后，重新提交审批。

预算调整：若采购过程中预算发生变更（如市场价格波动导致金额增加），需重新填写本表单说明原因，经审批后方可执行。

三、采购需求与预算申报表（模板）

基本信息

申报部门

申报日期

年月日

申报人

联系电话（内部）

项目信息

采购项目名称

项目背景/用途

（简要说明采购原因、使用场景及预期目标，如：“为满足市场部线下推广活动需求，需采购定制宣传物料一批，包括海报、展架、宣传册等，预计使用时间为2024年9月-10月。”）

采购明细

品名规格型号单位数量单价（元）预算金额（元）备注（可续行，每行填写一类物品/服务）