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采购管理流程与操作流程工具模板

引言

本工具模板旨在为企业提供标准化的采购管理流程指引，通过规范操作步骤、明确职责分工、固化关键节点，帮助采购部门高效开展采购活动，保证采购过程的合规性、经济性和透明度。模板适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的不同采购场景（生产原料采购、办公用品采购、服务类采购等），可根据企业实际规模和业务特点灵活调整。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板涵盖采购需求提报、审批、供应商选择、订单执行、验收、付款及归档全流程，适用于企业常规采购项目（非战略采购、招投标采购等特殊场景）。涉及部门包括需求部门、采购部、财务部、仓储部及管理层。

（二）典型应用场景

生产型企业原材料采购：生产部根据生产计划提交原材料需求，采购部对接供应商下单，仓储部验收入库，财务部结算货款。

办公类物资采购：行政部汇总各部门办公用品需求，采购部比价后从合格供应商采购，行政部分发验收。

服务类项目采购：市场部提出营销推广服务需求，采购部组织供应商筛选，签订服务合同，项目结束后验收付款。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报与初审

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

责任主体：需求部门负责人、采购专员*

步骤说明：

需求部门填写《采购申请表》（模板见第三章），详细说明采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预估单价、总价及预算来源，并附相关技术参数或需求说明（如产品图纸、服务方案）。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购专员*核对申请表信息完整性，重点检查需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、预算是否超标），对信息不全或明显不合理的需求，退回需求部门补充修改。

关键输出：《采购申请表》（初审版）

（二）需求审批与预算锁定

操作目标：按权限审批需求，锁定采购预算，避免超预算采购。

责任主体：采购经理、财务主管、总经理*

审批权限（示例）：

金额≤5000元：采购经理*审批

5000元＜金额≤20000元：采购经理+财务主管联合审批

金额＞20000元：采购经理+财务主管+总经理*联合审批

步骤说明：

采购专员*将初审通过的《采购申请表》按权限逐级提交审批。

财务主管*重点审核预算准确性、资金来源是否合规，保证采购支出符合年度预算计划。

审批通过后，采购专员*在采购管理系统中锁定预算，《采购任务单》，明确采购执行要求。

关键输出：《采购申请表》（审批通过版）、《采购任务单》

（三）供应商选择与确定

操作目标：通过公平、公正的方式选择优质供应商，保证采购性价比。

责任主体：采购专员、采购经理、需求部门代表

选择方式（根据采购金额和品类确定）：

小额采购（≤5000元）：从《合格供应商名录》中选择1-2家比价，采购经理*确认后直接下单。

中额采购（5000元＜金额≤20000元）：邀请至少3家合格供应商报价，采用综合评估法（价格占比60%、质量占比30%、交付占比10%）确定供应商。

大额采购（＞20000元）：启动询价或招标流程（需符合《招投标管理办法》），成立供应商评审小组（含采购、技术、财务人员），评选最优供应商。

步骤说明：

采购专员*根据采购需求从《合格供应商名录》筛选候选供应商，或通过公开渠道（行业展会、供应商自荐等）开发新供应商。

向候选供应商发出《询价单》（注明需求、报价截止时间、交付要求等），收集报价单及供应商资质文件（营业执照、相关认证、合作案例等）。

组织评审小组对供应商进行评估，填写《供应商评估表》，重点考察供应商的资质、价格、质量保证能力、交付周期及售后服务。

采购经理*审核评估结果，确定最终供应商，通知双方洽谈合同细节。

关键输出：《询价单》、《供应商报价单》、《供应商评估表》、《供应商确定通知》

（四）采购订单执行

操作目标：规范合同签订与订单下达，明确双方权利义务。

责任主体：采购专员、法务专员（可选）、供应商

步骤说明：

采购专员*与供应商签订《采购合同》，合同条款需包括：物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等。

合同经法务专员（如需）及总经理审批后，采购专员*在采购管理系统中《采购订单》，同步发送给供应商，并电话确认供应商已收到订单。

供应商按订单要求组织生产/备货，采购专员*跟踪订单进度，保证按时交付（如遇延迟，及时协调或启动备选方案）。

关键输出：《采购合同》、《采购订单》

（五）入库验收与差异处理

操作目标：保证采购物品/服务符合合同要求，数量准确、质量合格。

责任主体：仓储部、需求部门、采购专员*

步骤说明：

物品采购验收：供应商交付货物后，仓储部根据《采购订单》核对数量、外观（是否破损、型号是否一致），并通知需求部门进行质量检验（如送检、试用）。检验合