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通知的写法课件PPT
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汇报人：XX
目录
第一章
通知的基本概念
第二章
通知的结构要素
第四章
通知的实例分析
第三章
通知的写作技巧
第六章
通知的发布与管理
第五章
通知的电子化呈现
通知的基本概念
第一章
通知的定义
通知是一种正式的文书，用于传达信息、指示或决定，具有一定的权威性和强制性。
01
通知的性质
通知广泛应用于政府机关、企事业单位、学校等，用于内部或对外发布消息和指令。
02
通知的适用范围
通知的分类
通知可分为紧急通知、一般通知和普通通知，以适应不同紧急程度的信息传递需求。
按紧急程度分类
通知可按发布范围分为内部通知和外部通知，内部通知针对组织内部成员，外部通知则面向公众或特定外部群体。
按发布范围分类
通知内容性质不同，可分为会议通知、活动通知、人事变动通知等，以明确通知的具体事项。
按内容性质分类
通知的作用
传达信息
通知用于快速有效地将信息传达给特定的群体，确保信息的及时接收。
协调行动
通知能够协调组织内部或跨部门的行动，确保各项活动的顺利进行。
规范流程
通过规范的通知流程，可以明确职责，提高工作效率，减少误解和混乱。
通知的结构要素
第二章
标题的撰写
标题应简洁明了，直接反映通知的核心内容，如“紧急会议通知”。
明确性原则
标题应根据通知的正式程度和场合来设计，如“内部培训课程安排通知”。
适应场合
使用引人注目的词汇，确保标题能够迅速吸引读者的注意力，例如“年度表彰大会通知”。
吸引注意力
正文的组成
01
通知正文应开门见山，明确告知目的和背景，如“为庆祝公司成立20周年，特举办庆典活动”。
02
详细说明活动或事件的具体时间、地点，例如“活动将于2023年5月10日下午3点在公司大会议室举行”。
03
明确指出通知的对象和参与人员，如“请全体员工准时参加”或“仅限部门经理参加”。
明确的目的和背景
具体的时间和地点
参与人员和对象
结尾的格式
通知的结尾应使用明确的结束语，如“特此通知”或“此致敬礼”，以示结束。
明确的结束语
在通知的最后，应注明发文单位和日期，以增强通知的正式性和权威性。
落款和日期
通知的写作技巧
第三章
语言的准确性
在通知中使用明确的动词，如“通知”、“要求”、“指示”，确保信息传达无歧义。
使用明确的动词
明确指出时间，如“10月1日上午9点”，避免使用“尽快”、“及时”等含糊的时间表达。
具体时间表述
避免使用模糊不清的词汇，如“可能”、“大概”，以确保通知内容的明确性和权威性。
避免模糊词汇
提供精确的地点信息，如“第一会议室”，避免使用“某处”、“附近”等不明确的描述。
精确地点描述
01
02
03
04
内容的简洁性
明确指示
避免冗余词汇
01
03
直接给出明确的行动指示或要求，避免模糊不清的表述，确保接收者能够迅速理解并采取行动。
使用简洁明了的语言，避免使用不必要的修饰词和冗长的句子，确保信息传达直接有效。
02
将通知中的关键信息点进行提炼，只保留最必要的内容，避免信息过载导致接收者遗漏重点。
精简信息点
格式的规范性
通知标题应简洁明了，直接反映通知主题，如“会议通知”或“活动安排”。
标题的明确性
01
正文部分应分条列出，清晰有序，确保信息传达无歧义，便于读者快速把握要点。
正文的条理性
02
通知末尾应有明确的落款单位和日期，以示正式和权威性，增强通知的可信度。
落款与日期
03
通知的实例分析
第四章
正式通知案例
某公司发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员及会议议程，确保信息准确无误。
会议通知
因突发状况，某单位发布紧急通知，要求员工立即采取行动，如临时变更工作地点或时间。
紧急通知
学校向家长发送活动邀请函，详细说明活动目的、时间、地点及参与方式，体现正式与礼貌。
活动邀请函
内部通知案例
公司内部会议通知通常包括会议主题、时间、地点及参会人员，确保信息准确无误。
会议通知
活动安排通知会详细说明活动内容、参与方式、时间表和注意事项，以便员工做好准备。
活动安排通知
在紧急情况下，内部通知会迅速传达情况说明和应对措施，确保员工安全和业务连续性。
紧急情况通报
会议通知案例
例如：“关于2023年度销售策略讨论会的通知”，确保参会者了解会议核心内容。
01
明确会议主题
如：“定于4月15日（星期五）上午9点，在公司第一会议室举行。”
02
详细会议时间地点
列出需要参加的部门和个人，例如：“请市场部、销售部经理及相关人员准时参加。”
03
参会人员名单
会议通知案例
提前规划会议流程，如：“会议将包括市场分析报告、销售目标设定等环节。”
会议议程安排
01
通知中应包括参会者需要准备的材料或提前完成的任务，例如：“请各位参会者准备上季度销售报告。”
准备材料和要求
02
通知的电子化呈现
第五
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