企业费用报销申请与审批表.docVIP

企业费用报销申请与审批通用表工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的费用报销管理场景，涵盖员工因公支出后的费用申请与审批全流程。常见应用场景包括但不限于：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用：员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、餐补等；

业务招待费：接待客户、商务洽谈产生的餐费、礼品费（需符合企业及行业合规要求）；

市场推广费：展会参展费、广告宣传费、物料制作费等；

其他因公支出：如培训费、维修费、交通补贴等（需符合企业费用管理制度）。

二、费用报销全流程操作指南

（一）报销前准备：整理材料与确认规则

费用发生合规性确认：保证费用支出符合企业《费用管理制度》（如招待费需提前申请、差旅需附行程单等），避免不合规支出（如私人消费、超标准费用）。

票据收集与整理：

取得合法合规票据（如增值税发票、电子发票、行程单、机票等），发票需抬头为企业全称、税号准确、项目与费用明细一致，避免“办公用品”“耗材”等模糊表述；

按费用类型分类整理（如差旅费分交通、住宿、餐饮），每张票据背面注明费用发生时间、事由、经办人；

若为电子发票，需保证发票未被重复报销（可通过财务系统查验）。

（二）填写《企业费用报销申请表》

基础信息栏：准确填写申请人姓名（员工姓名）、所属部门（如市场部）、报销日期、费用归属期间（如2024年X月X日-X月X日）、申请编号（按财务要求填写，如“FY202405001”）。

费用明细栏：按费用类型逐项填写，每项需注明“费用发生日期”“费用项目”“事由”“金额”“票据张数”，例如：

2024-05-01，交通费，北京-上海出差高铁费，520元，票据1张；

2024-05-02，住宿费，上海酒店住宿，800元，票据1张。

若为多项费用，需分栏填写并汇总“报销总金额”（大小写一致，如“人民币壹仟叁佰贰拾元整”）。

附件清单栏：列出所附票据名称及数量（如“发票3张、行程单1张、审批单1张”），保证附件齐全。

（三）粘贴票据与提交申请

票据粘贴规范：使用《费用报销票据粘贴单》（或A4纸），将票据按类别整齐粘贴（左上角对齐），避免折叠、覆盖票据信息，每张票据对应明细表中的“费用项目”和“金额”。

提交申请：将填写完整的《企业费用报销申请表》与粘贴好的票据一并提交至部门负责人处，保证“申请表”与“附件”一一对应。

（四）逐级审批流程

部门负责人审核：

审核费用真实性：确认费用是否为因公支出，事由是否清晰；

审核费用合理性：是否符合部门预算及费用标准（如差旅住宿是否超标）；

审核完整性：票据是否齐全，填写是否规范。

审核通过后签字，并注明“同意报销”及日期；若不通过，需注明退回原因。

财务部门审核：

审核票据合规性：发票真伪、抬头税号、项目内容是否符合税务及财务规定；

审核标准符合性：如差旅补贴是否按企业标准发放，招待费是否超标；

审核金额准确性：报销总金额与票据、明细表是否一致。

审核通过后签字，并注明“审核通过”及日期；若发觉问题（如发票不合格），需注明修改意见并退回。

领导审批：

根据企业权限划分，由不同级别领导审批（如部门经理审批5000元以下，分管领导审批5000-20000元，总经理审批20000元以上）；

审核费用必要性及是否符合公司战略（如大额市场推广费需评估投入产出比）。

审批通过后签字，并注明“同意”及日期；若未通过，注明退回原因。

（五）财务付款与归档

出纳付款：审批完成后，申请人将《企业费用报销申请表》提交至出纳，出纳核对签字流程无误后，按企业规定方式（银行转账、现金等）付款，并在申请表上注明“已付款”及日期。

财务归档：每月结束后，财务部门将已报销的申请表、票据等整理成册，按月份编号归档，保存期限不少于5年（按税务及档案管理规定）。

三、企业费用报销申请表（模板）

申请编号

FY2024_______

申请日期

2024年_月_日

申请人信息

姓名：员工姓名

部门：如销售部

岗位：如销售代表

费用归属期间

2024年_月_日至2024年_月_日

报销类型

□日常办公□差旅□招待□推广□其他：_______

费用明细

序号

费用发生日期

费用项目

事由

1

2

3

报销总金额

人民币（大写）：_________________________

附件清单

1.发票_张2.行程单_张3.审批单_张4.其他：______________

审批意见

部门负责人

签字：__________________日期：_______

财务审核

签字：__________________日期：_______

领导审批

□部门经理□分管领导□总经理签字：__________________日期：_______

出纳付款