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采购申请与审批流程规范模板
一、规范适用范围与触发条件
本规范适用于公司各部门（含分支机构）因生产经营、项目实施、日常办公等需要，对外采购商品或服务的申请与审批管理。触发条件包括但不限于：
固定资产采购（如办公设备、生产设备等）；
非固定资产采购（如原材料、办公用品、服务外包等）；
市场推广、活动执行等专项采购；
单次采购金额达到[具体金额，如：1000元]（含）以上的采购行为（小额零星采购可参照简化流程执行）。
不适用情形：员工个人福利采购、应急抢险类临时采购（需另行制定特殊流程）、已签订年度框架协议的定点采购（按协议约定简化审批）。
二、采购申请与审批全流程详解
（一）第一步：采购需求发起与申请单填写
责任人：需求部门经办人
操作说明：
需求部门明确采购需求（含品名、规格、数量、用途、预算金额、期望交付时间等），填写《采购申请单》（模板见第三部分），并附以下支撑材料（根据采购类型提供）：
固定资产采购：资产配置说明、技术参数要求、可行性分析（如需）；
原材料/耗材采购：物料清单、BOM清单（生产用）、库存数量核对表；
服务类采购：服务方案、供应商初步报价、服务范围说明；
金额较大（如：5万元以上）或复杂采购：至少3家供应商的比价记录或询价函。
申请单需经需求部门负责人签字确认，保证需求真实、预算合理。
输出物：《采购申请单》（含附件）
（二）第二步：部门负责人初审
责任人：需求部门负责人
操作说明：
审核采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否与现有资源重复（如库存是否充足、设备是否可共享）；
审核预算合理性：申请金额是否在部门预算额度内，超出预算需说明原因并附预算调整申请；
审核材料完整性：支撑材料是否齐全、数据是否准确（如规格参数是否模糊、数量是否合理）。
审核结果处理：
通过：签字确认后流转至下一环节；
不通过：注明退回原因，返回需求部门修改后重新提交。
时限要求：1个工作日内完成（紧急采购可缩短至4小时内）。
（三）第三步：财务部门预算与合规性审核
责任人：*财务经理
操作说明：
预算审核：核查采购项目是否纳入公司年度/月度预算，预算科目是否准确，超预算采购是否履行预算调整流程；
合规性审核：采购方式是否符合公司规定（如：是否需公开招标、询价或单一来源采购），付款条件是否合理（如预付款比例、质保金约定），税务处理是否合规（如发票类型、税率）。
审核结果处理：
通过：签字确认后流转至采购部门；
不通过：注明退回原因（如“预算科目错误”“需补充招标文件”），返回需求部门或上一环节调整。
时限要求：2个工作日内完成（紧急采购可缩短至8小时内）。
（四）第四步：采购部门专业审核与供应商匹配
责任人：*采购经理
操作说明：
采购需求确认：与需求部门沟通，明确技术参数、交付标准、质量要求等细节，避免歧义；
供应商管理：
优先从《合格供应商名录》中筛选供应商，名录内无合适供应商的，需启动供应商准入评估（含资质审核、样品测试、现场考察等）；
金额达到[具体金额，如：3万元]的采购，需组织至少3家供应商比价或询价，形成《比价记录表》；
特殊情况（如独家代理、专利产品）需提供《单一来源采购说明》，报分管领导审批。
出具采购方案：明确采购方式（招标/询价/直接采购）、推荐供应商、预估采购周期、总成本等。
输出物：《采购方案》《比价记录表》（如需）
（五）第五步：分级审批决策
根据采购金额和类型，由不同层级领导审批（以下为示例，具体金额标准需公司自行制定）：
采购金额（元）
审批人
1000-5000
需求部门负责人+采购经理
5001-20000
需求部门负责人+财务经理+采购总监
20001-100000
分管副总+总经理
100001及以上
总经理+董事长
操作说明：
审批人重点审核采购的必要性、成本效益、合规性及供应商选择的合理性；
审批通过后，采购部门方可执行采购；审批不通过，注明原因并退回采购部门调整方案。
时限要求：分管副总1个工作日内，总经理/董事长2个工作日内（紧急采购可同步审批）。
（六）第六步：采购执行与合同签订
责任人：采购部门经办人
操作说明：
根据审批通过的《采购方案》，向供应商下达采购订单（或签订采购合同），明确双方权利义务（品名、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等）；
合同签订前，需由法务部门（或指定法务人员）审核合同条款（如需），保证符合法律法规及公司制度；
重大合同（如：金额50万元以上）需加盖公司公章，并由法定代表人或授权代表签字。
输出物：《采购订单》《采购合同》（法务审核版）
（七）第七步：交付验收与入库
责任人：需求部门+采购部门+仓储部门（如需）
操作说明：
供应商按约定交付采购物品/服务，需求部门牵头组织验收：
货物类：核对品名、规格、数量、外观质量，必要时送
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