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行政公文撰写与审核规范模板

一、适用对象与典型应用场景

本规范模板适用于各类企业、事业单位及社会团体内部行政公文的撰写与审核管理，涵盖日常工作中需以正式书面形式传递信息、部署工作、请示汇报、对外沟通等场景。典型应用包括但不限于：

内部事务通知：如年度放假安排、会议召开、制度发布等；

向上级请示/汇报：如项目资金申请、工作进展汇报、重大事项请示等；

跨部门协作函件：如业务对接需求、资源协调请求等；

对外正式函件：如合作邀请、问题回复、函询等；

会议纪要：如各类工作会议的决议、待办事项记录等。

二、公文撰写与审核全流程操作步骤

（一）明确发文目的与受众定位

确定核心目标：清晰界定公文需达成的目的（如“告知事项”“请求批准”“协调资源”等），避免内容发散或目标模糊。

锁定受众范围：明确公文的接收对象（上级单位、下级部门、平级部门、外部单位或内部全体员工等），根据受众身份调整语气、措辞及内容详略（如对上级需谦逊严谨，对下级可明确指令）。

（二）确定公文类型与格式规范

根据发文目的选择合适的公文类型，并严格遵循格式要求：

公文类型

适用场景

核心格式要素

通知

发布规章、批转转发文件、部署工作

标题、主送机关、（缘由+事项+要求）、发文机关、成文日期

请示

请求上级指示、批准

标题、主送机关（单一）、（请示缘由+请示事项+请示要求）、附件（如有）、发文机关、成文日期

报告

汇报工作、反映情况、答复询问

标题、主送机关、（工作概述+具体情况+问题分析/建议）、发文机关、成文日期

函

不相隶属机关间商洽工作、询问答复

标题、主送机关、（商洽/询问事项+意见/答复）、发文机关、成文日期、公章

纪要

记录会议主要情况和议定事项

标题（会议名称+纪要）、会议时间/地点/参会人员/主持人、（议题+讨论情况+决议+待办）、发文机关、成文日期

（三）收集与整理素材资料

保证素材真实有效：收集的数据、案例、政策依据等需准确无误，引用文件需注明文号及标题（如“根据《公司财务管理办法》（发〔2023〕5号）规定”）。

梳理逻辑主线：按“背景-现状-问题-方案-要求”或“目的-事项-步骤-时限”等逻辑结构整理素材，保证条理清晰。

（四）起草内容

标题规范：采用“发文机关+事由+文种”格式（如“公司关于2024年安全生产大检查的通知”），简洁明确，不超过30字。

主送机关：顶格书写，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，不同层级机关用逗号分隔（如“各部门、各子公司：”）。

结构：

开头：简明扼要说明发文依据或背景（如“为落实会议精神，现就事项通知如下”）；

主体：分条列项阐述核心内容（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号，避免层级过多），每条内容单一、表述精准；

结尾：根据公文类型提出要求（如“请于X月X日前反馈”“特此请示”）或结束语（如“此函”“专此通知”）。

附件说明：如有附件，在下空一行左空二字注明“附件：”，后标附件名称（如“附件：1.会议议程”）。

（五）格式排版与校对

排版规范：

字体：标题用二号小标宋体，用三号仿宋体，一级标题用黑体，二级标题用楷体GB2312；

行距：固定值28磅，页码位于页脚居中；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。

校对内容：检查错别字、标点符号、数据准确性、格式统一性（如日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”），保证无遗漏或矛盾信息。

（六）部门初审（起草环节完成后）

审核人：部门负责人*或指定岗位人员；

审核重点：

内容是否符合部门职责及工作实际；

数据、案例是否真实可靠；

格式是否符合本规范要求；

是否存在表述歧义或不合理条款。

结果处理：审核通过后，部门负责人*在“部门审核意见”栏签字；审核不通过的，退回起草人修改并重新提交。

（七）分管领导审核

审核人：分管该项工作的领导*；

审核重点：

内容是否符合公司战略及上级政策要求；

事项是否必要，方案是否可行；

跨部门职责是否清晰，是否存在推诿风险；

请示类公文是否“一文一事”，是否越级请示。

结果处理：审核通过后，领导*在“分管领导审核意见”栏签字；需重大调整的，退回起草部门修改。

（八）会签（涉及多部门协作时）

适用情形：公文内容涉及其他部门职责（如资金申请需财务部会签，人事制度需人力资源部会签）；

流程：起草人将公文送至相关部门，部门负责人在“会签意见”栏签字确认（注明“同意”或“建议修改内容”），涉及重大分歧的，由分管领导协调解决。

（九）签发

签发权限：

一般事务性公文：由分管领导*签发；

重大事项公文（如战略规划、制度修订、大额资金申请）：由总经理或董事长签发；

对重要函件：由分管领导审核后，总经理签发。

签发要求：签发人需在“签发意见”栏明确签署“同意印发”“修改后印发”或“不予印发”，并签字注明日期。

（十）用印与分发

用