行政办公物品领用清单模板.docVIP

行政日常办公物品领用清单模板使用指南

一、适用范围与使用场景

新员工入职：为新增员工配备基础办公用品（如笔记本、签字笔、文件夹等）；

日常办公消耗：部门或个人因工作需要补充消耗性物品（如A4纸、墨盒、便利贴等）；

专项工作支持：为临时项目、会议活动等领用专项物品（如会议文具、展示用品等）；

物品更换与补充：损坏办公用品的更换或库存不足时的批量补充。

通过规范领用流程，可实现办公物品的有序管理，避免资源浪费，提升行政工作效率。

二、领用流程操作步骤详解

（一）第一步：领用人填写领用清单

领用人（或部门指定人员）根据实际需求，准确填写《行政办公物品领用清单》（模板见第三部分），需明确以下信息：

基础信息：领用日期、领用人姓名（**）、所属部门（如行政部）、联系方式（内部分机号）；

物品明细：物品名称（需填写全称，如“晨光中性笔”而非“笔”）、规格型号（如“黑色0.5mm”）、单位（支/本/盒等）、数量（大写+小写，避免涂改）、领用事由（简要说明用途，如“日常办公”“新员工入职”等）；

签字确认：领用人亲笔签字，保证信息真实可追溯。

提示：若批量领用或为部门统一申领，需在“领用人”处填写“部门负责人+经办人”，如“市场部-（经办：）”。

（二）第二步：部门负责人审批

领用人将填写完整的清单提交至部门负责人审批，部门负责人需核对以下内容：

领用物品是否符合部门工作实际需求，是否存在过度领用；

领用数量是否合理（如消耗性物品原则上不超过1个月用量）；

涉及贵重物品（如打印机、扫描仪等）或批量领用（如超过10箱A4纸），需额外说明使用计划。

审批通过后，部门负责人在“审批人”处签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回领用人修改。

（三）第三步：行政部审核与库存核对

行政部收到审批后的清单后，由专人（如行政专员赵六）负责审核与库存管理：

信息审核：检查清单填写是否完整、规范，事由是否清晰，审批手续是否齐全；

库存核对：通过库存管理系统或台账查询物品库存，确认是否有足够库存：

若库存充足，直接进入发放环节；

若库存不足，与领用人沟通确认是否可暂缓领用或更换替代品，同步启动采购流程（采购流程需符合单位采购管理规定）。

审核无误后，行政专员在“审核人”处签字并标注库存数量。

（四）第四步：物品发放与签收

行政部根据审核通过的清单发放物品，领用人需当场核对物品名称、规格、数量是否与清单一致，确认无误后在“领用人签字”处签字，同时行政专员在“发放人”处签字，完成物品交接。

注意：发放时需遵循“先进先出”原则，优先发放库存较久物品，避免积压过期；对于易碎、贵重物品（如U盘、计算器等），发放时需当面检查完好性。

（五）第五步：台账登记与存档

行政专员发放物品后，需及时更新《办公物品管理台账》，记录领用日期、物品信息、领用人、审批人、发放人等数据，保证账实相符。同时将领用清单按月分类整理（按部门或按物品类别），与台账一并存档，存档期限不少于2年，以备后续查阅或审计。

三、行政办公物品领用清单模板（示例）

领用日期

年月日

领用人

**

所属部门

行政部

联系方式

内部分机：123

审批人

**

审批日期

年月日

审核人

赵六

发放人

赵六

发放日期

年月日

序号

物品名称

规格型号

单位

数量（小写）

数量（大写）

1

晨光中性笔

黑色0.5mm

支

5

伍

2

A4复印纸

70g

箱

2

贰

3

文件夹

A4蓝色

个

3

叁

4

回形针

中号

盒

1

壹

领用人签字

_______________

备注

1.本次领用物品需在1个月内使用完毕；2.耗尽后需重新申领。

四、领用管理注意事项与规范

（一）按需领用，杜绝浪费

领用人应根据实际工作需求申领物品，避免盲目领用或囤积消耗性物品（如纸巾、便利贴等）；行政部定期统计各部门领用频率，对异常高频领用（如某月领用签字笔数量超过部门人数3倍）进行核查，避免资源浪费。

（二）严禁私用与违规转借

办公物品仅限工作使用，严禁挪作私用（如将单位U盘用于个人文件存储）或转借外部门/外部人员；若因特殊情况需临时借用，需经部门负责人及行政部审批，借用期限不超过3个工作日，并按时归还。

（三）损坏与遗失处理

领用物品因个人原因损坏或遗失的，需及时向行政部报备，并根据物品价值及使用期限承担相应责任：

低值易耗品（如签字笔、文件夹等）：照价赔偿后可重新申领；

耐用品（如计算器、办公椅等）：按折旧比例赔偿（使用1年内赔偿80%，1-2年赔偿50%，2年以上赔偿20%），赔偿后可根据工作需要更换。

（四）定期盘点与库存优化

行政部每季度末组织一次办公物品全面盘点，核对台账与实物库存，保证账实一致；对长期积压（超过6个月未领用）或临近保质期（如墨盒、硒鼓等）的物品，及时与各部门沟通调配或按规定处置，避免库存积压。

（五）