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会议管理制度

一、目的

为规范公司会议管理，提高会议效率与质量，确保会议决策的有效执行，减少无效会议对工作的干扰，同时保障信息的准确传递与工作协同，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含异地办公点）组织的所有会议，包括但不限于：

-公司级会议（如总经理办公会、董事会、年度/季度经营分析会）；

-部门级会议（如部门例会、项目启动会、专项研讨会）；

-跨部门会议（如协同工作会、跨部门问题协调会）；

-临时性会议（如紧急问题处理会、突发任务部署会）。

三、会议分类与定义

（一）按层级分类

1.公司级会议：由公司高层（总经理、董事长）主持，涉及公司整体战略、经营目标、重大决策的会议（如年度经营计划会、董事会）。

2.部门级会议：由部门负责人主持，聚焦部门内部工作安排、进度同步、问题解决的会议（如销售部周例会、研发部项目复盘会）。

3.跨部门会议：由相关部门联合发起，解决跨部门协作问题或推进跨部门项目的会议（如“市场-研发”需求对接会、客户服务协同会）。

（二）按性质分类

1.决策型会议：以形成决议、下达指令为核心目标（如总经理办公会审批预算、董事会决定重大事项）。

2.沟通型会议：以信息同步、经验分享为主（如部门例会汇报工作进展、项目启动会明确目标）。

3.问题解决型会议：针对具体问题（如项目延期、客诉处理）讨论解决方案（如专项协调会）。

4.培训型会议：以知识传递、技能提升为目的（如新员工入职培训会、业务技能培训会）。

四、会议管理原则

1.必要性原则：会议必须服务于明确的工作目标，无实质内容或可通过其他方式（如邮件、即时通讯工具）解决的议题，不召开会议。

2.精简高效原则：控制会议数量、时长与参会人数，确保会议聚焦核心议题，避免冗长低效。

3.权责对等原则：会议决策事项需明确责任人与完成时限，确保“谁决策、谁负责，谁执行、谁反馈”。

4.闭环管理原则：会议决议需跟踪落实，定期反馈执行结果，形成“会前准备→会中讨论→会后跟进”的完整闭环。

五、会议组织流程

（一）会前准备

1.会议必要性评估：发起人需提前评估会议需求，填写《会议申请表》（附件1），说明会议目的、议题、预期成果、参会人员及必要性（如“需多方决策”“紧急问题协调”），经直属上级审批后提交至会议管理部门（综合办公室或部门秘书）。

一般性沟通会议（如部门内部进度同步）可由部门自行审批；决策型会议（如预算审批）需分管领导或总经理审批。

2.会议通知：审批通过后，发起人或会议组织者需至少提前[1个工作日]（紧急会议除外）发出《会议通知》（附件2），内容包括：

基本信息：会议主题、时间（精确到分钟）、地点（线下/线上平台及链接）、主持人、记录人；

议题清单：按优先级排序（如“1.Q3销售目标达成率分析；2.新产品上市推广方案讨论”），明确每个议题的汇报人、所需材料（提前共享至参会人）；

参会要求：必选/可选参会人员、是否需提前准备意见或数据。

3.材料准备：汇报人需提前[2小时]（或按通知要求）将会议材料（如PPT、数据报表、方案草案）发送至参会人邮箱或共享平台，确保参会人提前了解背景信息。

4.场地与设备：线下会议需提前预订会议室（确保容量、设备可用），线上会议需测试网络、音视频工具（如腾讯会议、Zoom）及共享屏幕功能。

（二）会中管理

1.签到与纪律：

参会人员需提前[5分钟]到场（线上会议提前[3分钟]进入），无故迟到/早退者按公司考勤制度处理（如扣减绩效分）；

会议期间关闭无关电子设备（如手机静音/振动），禁止随意走动、交头接耳或处理与会议无关的事务；

主持人需把控节奏，严格按议题顺序讨论，避免跑题或超时。

2.议题讨论：

汇报人需简洁清晰地陈述议题背景、现状、问题及建议方案（时间控制在[5-10分钟/议题]）；

参会人员围绕议题发表意见（需基于事实，避免主观争论），主持人引导聚焦关键点（如“请针对方案中的风险点提出具体改进建议”）；

决策型会议需明确“同意/反对/需补充信息”的表决结果，形成具体决议（如“批准XX项目预算[XX万元]，由项目部负责执行，10月30日前提交进度报告”）。

3.会议记录：记录人需实时记录以下内容：

基本信息：会议时间、地点、主持人、参会人员（缺席人员及原因）；

议题与讨论过程：每个议题的汇报要点、争议点、关键发言摘要；

决议事项：明确的结论（包括任务内容、责任人、完成时限、验收标准）；

未决事项：需后续跟进的问题及计划。

（三）会后跟进

1.会议纪要：会议结束后[24小时内]，记录人需整理《会议纪要》（附件3），经主持人审核后，于[48小时内]发送至全体参会人员及相关责任部门（抄送上级领导）。纪要需包含：

会议基本信息与核心结论；

决议事项清单（表