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企业IT设备维护与升级管理模板

一、适用范围

二、操作流程

（一）需求发起与登记

需求提出

当设备出现故障（如无法开机、运行卡顿、网络异常等）或需进行升级（如硬件扩容、系统更新、软件升级等）时，由设备使用人/部门填写《IT设备维护/升级需求申请单》（见模板表格1），详细说明设备信息、故障现象/升级需求、使用场景及紧急程度。

紧急故障（如服务器宕机、核心业务设备故障）需立即通过电话/即时通讯工具向IT部门报备，并在事后24小时内补填申请单。

需求登记

IT部门收到需求后，指定专人（如工单管理员）在IT服务系统中创建工单，记录需求编号、提交时间、设备信息、需求描述及联系人，并将工单号反馈至需求部门。

（二）需求评估与审批

初步评估

IT技术人员（如系统工程师）根据需求描述，对设备进行初步检测（远程或现场），判断故障原因或升级必要性，填写《设备维护/升级评估审批表》（见模板表格2）中的“初步评估意见”，内容包括：故障定位、是否可修复、升级方案可行性、预估工时/成本等。

跨部门会审（如需）

涉及大额费用（如单次升级成本超过5000元）或影响多个部门的升级需求，由IT部门组织行政部门、财务部门、需求部门召开评审会，共同评估方案的经济性、技术风险及业务影响，形成统一意见。

审批流程

常规需求：IT部门负责人审批。

重大需求（如设备更换、核心系统升级）：需报请企业分管领导（如副总经理）审批。

审批通过后，IT部门向需求部门反馈评估结果及实施方案；审批不通过需说明原因，并协商替代方案。

（三）方案制定与实施准备

方案细化

IT技术人员根据审批意见，制定详细实施方案，明确：

维护/升级具体内容（如更换硬盘型号、操作系统版本升级、网络配置调整等）；

实施时间（避开业务高峰期，如非工作时间或周末）；

人员分工（如现场负责人、技术支持、数据备份人员等）；

风险预案（如数据丢失、设备兼容性问题的应对措施）。

资源准备

备件/软件准备：如需更换硬件或采购新软件，由IT部门提交采购申请，行政部门按企业采购流程办理；保证备件/软件与设备型号兼容，并提前测试功能。

数据备份：实施前，由IT部门对设备数据进行完整备份（如系统镜像、重要文件备份），备份介质需标注设备编号、备份时间及负责人，并存放在安全位置。

（四）设备维护/升级实施

现场实施

IT技术人员按预定时间到达现场，与使用人确认设备状态后，开始实施维护/升级操作，全程遵守《IT设备操作规范》（如防静电措施、数据安全要求）。

实施过程中如遇突发问题（如备件故障、数据异常），需立即停止操作，启动风险预案，并通知IT部门负责人及需求部门。

过程记录

技术人员详细记录实施步骤、操作时间、更换部件、遇到的问题及解决方法，作为后续追溯依据。

（五）测试验收与交付

功能测试

实施完成后，IT技术人员需对设备进行全面测试，保证：

故障设备恢复正常功能（如电脑开机速度、网络连接稳定性）；

升级后设备功能达标（如服务器内存扩容后运行流畅度）；

相关软件、驱动程序兼容，无冲突。

用户验收

邀请需求部门使用人现场测试，确认设备满足使用要求后，双方在《IT设备维护/升级验收记录表》（见模板表格3）上签字确认。

交付归位

IT部门将设备清洁后归还使用人，粘贴“维护/升级完成”标签（标注完成时间、负责人），并告知使用人注意事项（如新系统使用说明、数据恢复方法等）。

（六）记录归档与台账更新

资料归档

IT部门将需求申请单、评估审批表、验收记录表、实施过程记录等资料整理存档，保存期限不少于3年（重要设备如服务器档案需永久保存）。

台账更新

在《企业IT设备台账更新表》（见模板表格4）中记录本次维护/升级信息，包括设备编号、维护/升级日期、内容、负责人、设备当前状态（如“正常运行”“待报废”等），保证台账与设备实际状态一致。

三、模板表格

表格1：IT设备维护/升级需求申请单

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

设备编号

设备类型

品牌/型号

资产编号

故障现象/升级需求（详细描述）

需求类型

□日常维护□故障修复□硬件升级□软件升级□其他______

紧急程度

□紧急□一般□不急

期望完成时间

使用部门意见

负责人签字：

表格2：设备维护/升级评估审批表

需求编号

设备编号

需求部门

提交日期

初步评估意见（IT技术人员填写）

故障原因/升级必要性：

可行性分析：

预估工时：______小时预估成本：______元（含备件/软件）

IT部门负责人意见

□同意□需调整方案□不同意（原因：______）负责人签字：______日期：______

分管领导意见（如需）

□同意□需调整方案□不同意（原因：______）签字：______日期：______

表格3：IT设备维护/升级验收记录表

验收编号

设备编号