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公司费用报销制度及流程

一、引言

费用报销是公司日常运营中一项基础性工作，规范的费用报销制度与流程，不仅是保障公司资金安全、提高资金使用效率的关键，也是明确经济责任、强化内部控制、提升财务管理水平的重要手段。为确保各项费用支出的合理性、合规性与真实性，特制定本制度及流程，旨在为公司员工提供清晰的指引，促进公司各项业务的有序开展。

二、总则

（一）目的与依据

本制度依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司实际经营情况制定，旨在规范费用报销行为，明确报销标准，简化报销流程，控制费用支出，防范财务风险。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的、需由公司承担的各类费用报销事宜。

（三）基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，票据及相关证明材料必须真实、合法、有效。

2.合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关审批权限规定。

3.及时性原则：费用发生后，员工应尽快整理票据并办理报销手续，避免长期积压。

4.权责对等原则：各部门负责人对本部门员工发生费用的真实性、合理性负有审核责任。

5.效益性原则：费用支出应符合成本效益原则，力求以最合理的支出获得最大效益。

三、费用报销范围与标准

公司认可的费用报销范围主要包括但不限于以下类别，具体报销标准根据公司实际情况及市场水平制定，并可根据需要进行调整：

（一）差旅费

1.交通费：包括员工因公出差发生的飞机票、火车票、汽车票、船票等。乘坐交通工具的标准根据员工级别及出差目的地的不同有所区分，一般遵循经济、便捷原则。

2.住宿费：员工因公出差期间发生的住宿费用，按级别规定标准执行。超标准部分原则上不予报销，特殊情况需书面说明并经有权限领导审批。

3.伙食补助费：员工因公出差期间的伙食补助，按出差天数及规定标准计发，不再报销餐饮费用（特殊招待除外）。

4.市内交通费：员工在出差城市市内发生的、与工作相关的交通费用，可按规定标准实报实销或领取定额补助。

（二）业务招待费

因业务需要发生的招待客户、合作伙伴等相关费用，包括餐饮、礼品、娱乐等。业务招待费的支出应遵循必要、合理、节俭的原则，事前需按权限进行申请，报销时需注明招待对象、事由、参与人数等信息。具体标准根据招待对象的级别及业务重要性确定。

（三）办公费

1.日常办公费：包括办公用品、笔墨纸张、打印复印、邮寄快递等日常办公消耗品费用。此类费用一般由行政部门统一采购管理，按实际发生额报销。

2.专项办公费：因特定项目或临时需求发生的大额办公支出，需单独申请并说明用途。

（四）交通费

员工在本市内因公发生的、不符合差旅费市内交通补贴范围的交通费用，需凭票据实报实销，并注明起止地点、事由。

（五）通讯费

根据员工岗位需要，公司可为部分员工提供通讯费用补贴，补贴标准根据岗位级别确定，采取实报实销或定额补贴的方式。

（六）其他费用

如培训费、资料费、维修费、水电费等其他符合公司规定的费用，按实际发生及相关标准执行。

重要提示：所有费用报销均需提供合法、合规、真实的原始凭证。

四、费用报销凭证要求

（一）原始凭证

1.发票：是最主要的报销凭证，必须是国家税务部门监制的正规发票。发票抬头必须为公司全称，内容应清晰、完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格、数量、单价、金额、开票单位盖章等信息。

2.其他凭证：如行程单、付款凭证、签收单、分割单等，在无法取得发票或作为发票辅助证明时使用，需确保其真实性与关联性。

（二）凭证粘贴与填写

1.报销人应将原始凭证分类、整齐地粘贴在“费用报销单”或“差旅费报销单”的指定位置，避免票据脱落、重叠或涂改。

2.“费用报销单”需逐项填写清楚，包括报销部门、报销日期、报销人、费用事由、费用类别、金额（大小写必须一致）、所附原始凭证张数等。如为差旅费，需填写出差地点、起止日期、出差事由等。

3.所有填写内容需字迹清晰、不得涂改。

（三）辅助证明材料

根据费用性质，可能需要提供以下辅助证明材料：

1.出差申请单（注明出差事由、地点、时间、人数、交通工具等）；

2.会议通知、培训通知；

3.大额支出的事前审批单；

4.采购申请单、验收单；

5.其他能够证明费用真实性、合理性的材料。

五、报销审批权限

费用报销实行分级审批制度，各级审批人对其审批范围内的费用支出的真实性、合理性、合规性负责。具体审批权限如下：

1.部门负责人：负责对本部门员工报销费用的真实性、必要性进行初步审核。

2.财务部门：负责对报销凭证的合规性、完整性、金额的准确性以及费用标准的执行情况进行专业审核。

3.分管领导：根据其分管业务范围及授权，对相关费用报销进行审批。

4.总经理：对超出分管领导审批权限或公司规定