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第十一章公文写作规范和要求

党政各级领导机关的公文，是传达贯彻党和国家的方针、政策的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》，是文秘人员进行公文写作所必须熟悉的规范，应该认真学习和掌握。

一、公文的作用

（一）总体作用

公文的总体作用可以概括为一句话，即它是治理国家、管理党政事务的重要文字型工具。国家、地区以及各机关党政工作的有效管理和正常运行，不可能离开公文。从这个意义上说，公文起着别的文体所难以替代的确保社会工作有序而稳定地向前发展的巨大作用。

如果说，文学作品是怡情之文，其主要功能是审美；一般论文是载道之文，其主要功能是明理；新闻报道是宣传之文，其主要功能是传递信息；日常生活应用文是私务之文,其主要功能是处理日常生活琐事和私人事务;那么，公文则是公务之文,是处理党政公务的实用之文，它在处理党政公务方面的特殊作用，是其他任何文体难以胜任的。它肩负着促使国家全部党政机关良好运转和优质科学管理的使命,假如取消了公文，国家全部大大小小党政机关便将在片刻间陷入瘫痪或混乱状态，就会造成社会秩序的大乱。因此，公文的主要功能是治国理政，它是管理现代社会须臾不可缺失的重要工具。

（二）具体作用

1．法规依据作用

党政管理工作需要有各种行政法规，作为人们行为的规范和准则，也作为各项行动、工作或活动的依据和准绳。许多党政法规以及党政机关发布的命令、决定、通知、批复等等，有关机关和人员都以此作为处理工作和解决问题的重要依据，遵守执行，不得违反或延宕。这些党政公文在未作修订和废止前，始终有效，始终有一定的强制性和行政约束力，对有关党政工作和活动起法规性制约。

2．领导和指导作用

公文是传达党务政令的工具。各级党政机关通过制发各类公文，传达和贯彻上级领导意图，或有针对性地指示实际工作，解决有关问题，因而起着领导作用。还有些领导机关下达的党政公文，或转发的通知等，对下级机关的党政事务和业务进行具体指导，有的比较灵活地提出“供各地参照”、“可参考执行”等，都具有指导作用。

3．知照沟通作用

公文是沟通上下左右联系的重要工具。各类各级党政机关都与国家或地区党政总体网络相接通，在一系列公务活动中，通过公文使上情迅速下达，下情及时上传；各党政机关之间又相互联系，传递信息，知照情况，交流经验，商洽工作，协调关系。在纵向、横向交流沟通中，正常而有秩序地开展工作。

4．宣传教育作用

公文带有很强的法规性、方针政策性和领导指导性，其本身就是对广大干部群众进行思想和政策的宣传教育，而且较之新闻媒体的宣传教育，更有宣传效力。许多指示、通知、规定、通告等“红头文件”，更具有权威性和可信性；即使—些表彰性、批评性通报，奖惩方面的决定，也具有暗示性和宣告性，与宣传教育紧密挂钩,对公众加强遵纪守法的劝戒和维护社会秩序方面，具有一定的宣传教育作用。

（三）其它作用

所谓公文的其它作用，是指公文在处理公务具体直接作用之外，所起的其它一些相对次要的作用。

1．凭证作用

许多公文真实记载曾进行过的公务联系和某项活动情况，如决议、批复、决定、通知、会议纪要、函等，当时过境迁但现实又需要查对和佐证时，就起到了凭据证明的作用。

2．参考作用

许多公文虽到一定时候失去直接效用，但它们能从内容和形式方面，给拟制相似或相同类型的新公文，提供一定的参考和借鉴作用。

3．文献作用

许多公文失去现实作用后被归档保存，它们作为历史活动的真实资料，具有宝贵的史料价值和文献作用。

二、公文的特点

（一）内容的特点

1.宗旨的政治性

公文是国家党政机关处理公务的产物。一方面，公文本身是一种政治，所谓政治，是与“人心”密切相关的治理之道。历史经验告诉我们，任何统治集团管理国家政务，都将人心向背问题置于首位，概莫能外，所谓“得民心者昌，失民心者亡”。公文的宗旨是为人民服务，它必然体现人民的普遍意愿和根本利益，即体现人心所向。公文的这一宗旨，决定了它具有高度的政治性。

另一方面，公文制发的目的是为了制定政策、宣传政策和执行政策，而政策性正是政治性的一项重要内容。公文不仅表述制文机关一定的立场观点和决策意图，带有鲜明的政治色彩，而且要求人们贯彻实施。在贯彻实施过程中，不能简单地“等因奉此”，而是既要结合本地区、本部门的实际情况，研究许多具体的政策性问题，又要将实践的经验教训反馈给上级机关。因此，公文的政策性，正体现出它鲜明的政治性。

2.作者读者的法定性

公文是党政机关行使行政职权而制发的，因此公文的作者是法定的党政机关，这与其他文章或作品的作者署名悉听尊便的情况大不一样。公文的作者是法定的，它是指依法成立并