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学校综合办公室文件整理规定

一、总则

学校综合办公室文件整理是保障学校行政工作高效运转的重要环节。为确保文件管理的规范化、系统化，特制定本规定。文件整理工作应遵循“分类清晰、存储有序、查阅便捷、安全保密”的原则，由综合办公室负责统一管理。

二、文件整理范围

（一）文件种类

1.学校行政文件：包括上级部门下发的通知、指示、批复等；

2.学校内部制定的规定、制度、方案等；

3.会议文件：如会议纪要、决议、发言稿等；

4.财务文件：包括预算报表、报销单据、财务总结等；

5.人员管理文件：如员工入职、离职、培训记录等；

6.其他与学校行政工作相关的文件。

（二）文件来源

1.上级主管部门；

2.学校各部门；

3.外部合作单位；

4.学校内部活动产生的文件。

三、文件整理流程

（一）收集与分类

1.综合办公室每日收集各部门及外部来源的文件；

2.按文件类型、日期、部门等进行初步分类；

3.对破损、模糊的文件进行修复或拍照存档。

（二）编号与登记

1.为每份文件分配唯一编号，格式为“年份-部门-序号”；

2.建立电子台账，记录文件编号、名称、来源、日期、存放位置等信息；

3.重要文件需双份存档，一份纸质，一份电子版。

（三）归档与存储

1.纸质文件按编号顺序排列，存放在档案柜中；

2.电子文件统一存储在服务器指定目录，设置访问权限；

3.定期检查文件存放环境，确保防火、防潮、防虫。

（四）借阅与销毁

1.借阅文件需填写借阅登记表，经批准后方可取走；

2.借阅期限不得超过30天，到期需及时归还；

3.过期或无保存价值的文件，经审批后按规定销毁，并记录销毁过程。

四、文件管理要求

（一）保密管理

1.涉及敏感信息的文件需加密存储，限制访问权限；

2.员工离职时需交还所有相关文件；

3.定期对员工进行保密培训，提高安全意识。

（二）更新与维护

1.每季度对文件台账进行核对，确保信息准确；

2.电子文件系统定期备份，防止数据丢失；

3.根据工作需要，及时调整文件分类方案。

五、责任与监督

（一）综合办公室负责文件整理工作的组织实施，指定专人负责日常管理；

（二）各部门需配合提供相关文件，并确保文件内容的真实性；

（三）学校定期对文件整理工作进行检查，对不符合要求的行为进行整改。

一、总则

学校综合办公室文件整理是保障学校行政工作高效运转的重要环节。为确保文件管理的规范化、系统化，特制定本规定。文件整理工作应遵循“分类清晰、存储有序、查阅便捷、安全保密”的原则，由综合办公室负责统一管理。

二、文件整理范围

（一）文件种类

1.学校行政文件：包括上级部门下发的通知、指示、批复等；

（1）上级部门文件：需标注发文机关、文号、印发日期、密级（如有）；

（2）学校内部文件：需标注文件编号、起草部门、审核人、签发人、印发日期。

2.学校内部制定的规定、制度、方案等；

（1）规定类文件：如《办公用品领用规定》《会议管理办法》等；

（2）制度类文件：如《财务报销制度》《档案管理制度》等；

（3）方案类文件：如《年度工作计划》《校园活动方案》等。

3.会议文件：如会议纪要、决议、发言稿等；

（1）会议纪要：需包含会议名称、时间、地点、参会人员、主要议题、决议事项；

（2）发言稿：需按会议主题分类，标注发言人及发言时间。

4.财务文件：包括预算报表、报销单据、财务总结等；

（1）预算报表：需按部门分类，标注预算金额、实际支出、结余情况；

（2）报销单据：需附原始凭证，包括发票、付款凭证等；

（3）财务总结：需按季度或年度编写，包含财务状况分析、建议等。

5.人员管理文件：如员工入职、离职、培训记录等；

（1）入职文件：包括入职申请、体检报告、劳动合同等；

（2）离职文件：包括离职申请、工作交接清单、离职证明等；

（3）培训记录：包括培训课程表、培训评估表、培训证书复印件等。

6.其他与学校行政工作相关的文件。

（1）资产文件：如设备采购清单、资产验收报告等；

（2）合作文件：如供应商合同、合作协议等；

（3）活动文件：如活动策划书、活动总结报告等。

（二）文件来源

1.上级主管部门：需按部门分类，如教育局、体育局等；

2.学校各部门：需按部门分类，如教务处、总务处等；

3.外部合作单位：需按单位名称分类，如供应商、服务商等；

4.学校内部活动产生的文件：需按活动主题分类，如招生宣传材料、校庆活动资料等。

三、文件整理流程

（一）收集与分类

1.综合办公室每日收集各部门及外部来源的文件；

（1）指定专人负责每日定时收集，确保不遗漏文件；

（2）对收集到的文件进行初步筛选，剔除无效文件。

2.按文件类型、日期、部