文档撰写及审查标准化流程.docVIP

文档撰写及审查标准化流程工具模板

一、适用场景与价值定位

本标准化流程适用于企业内部各类正式文档的撰写与审查工作，包括但不限于项目立项报告、产品需求文档、技术方案说明书、管理制度文件、用户手册、对外合作合同等。通过统一规范文档的撰写逻辑、内容要素及审查标准，可解决跨部门协作中因文档格式不统一、内容不完整、审核流程不规范导致的沟通成本高、返工频发、质量参差不齐等问题，保证文档信息的准确性、一致性和权威性，为项目管理、决策支持、合规运营等提供可靠依据。

二、标准化操作流程详解

（一）需求确认与任务启动

需求提出：业务部门或项目发起人根据工作需要，明确文档类型（如“技术方案”“管理制度”）、核心目标（如“指导研发落地”“规范操作流程”）、使用范围（如“内部全员”“外部合作方”）及关键交付时间节点。

任务分配：部门负责人根据文档类型匹配撰写人（如技术方案由技术负责人撰写，管理制度由行政/业务负责人撰写），同步明确文档需包含的核心模块（如“背景目的”“范围定义”“操作流程”“责任分工”“附件清单”等）。

输出物：《文档需求确认表》（见模板1），由需求方、撰写人、部门负责人签字确认，作为后续撰写与审查的依据。

（二）初稿撰写与框架搭建

框架设计：撰写人根据文档类型及需求确认的核心模块，搭建文档结构框架（例如：项目报告可包含“摘要-背景-目标-范围-实施方案-进度计划-资源需求-风险评估-结论”等章节），保证逻辑清晰、层级分明。

内容填充：按照框架逐模块撰写内容，需明确数据来源（如“根据2023年Q3销售数据统计”）、引用规范（如“参照《公司质量管理手册V2.0》”），避免主观表述，保证客观、可验证。

格式规范：统一文档格式（如标题字体、字号、行间距、页眉页脚、图表编号规则等），可参考《公司文档格式规范》（如标题用黑体二号，用宋体小四，1.5倍行距，图表下方标注“图1-1X”“表2-1X”）。

输出物：文档初稿（含框架结构、内容填充、格式排版）。

（三）内部审核与内容优化

初审：撰写人完成初稿后，首先进行自我检查，重点核对内容完整性（是否覆盖所有需求模块）、数据准确性（数据来源是否可靠、计算是否正确）、逻辑一致性（前后内容是否矛盾）。

部门内审核：撰写人将初稿提交至直属部门负责人，部门负责人从业务角度审核内容是否符合部门目标、操作流程是否可行、责任分工是否明确，提出修改意见并反馈撰写人。

跨模块交叉审核：若文档内容涉及其他部门（如技术方案需市场部确认需求匹配度，合同需法务部审核合规性），由撰写人发起跨部门审核，相关部门在2个工作日内反馈意见（需明确标注“同意”“需修改具体条款”“不同意及理由”）。

输出物：《审核意见反馈表》（见模板2），包含审核人、审核意见、修改建议及确认结果。

（四）修订完善与多轮校对

意见整合：撰写人汇总所有审核意见，对重复性意见进行归类，优先解决“不同意”类意见（如法务部指出合同条款与《民法典》冲突需调整），与审核人沟通确认修改方向。

内容修订：根据意见逐条修改文档，修改处需使用“修订模式”标注（如Word中“审阅-修订”功能），并在修订说明中简要解释修改原因（如“根据法务部意见，增加‘不可抗力条款’”）。

多轮校对：修订完成后，撰写人需进行至少2轮校对：

第一轮：核对修改内容是否完整覆盖审核意见，新增内容是否符合框架逻辑；

第二轮：通读全文，检查错别字、标点符号、语法错误、格式统一性（如图表编号是否连续、字体是否一致）。

输出物：修订版文档（含修订痕迹）、修订说明文档（可选）。

（五）终稿审批与发布归档

终稿提交：撰写人将修订版文档（去除修订痕迹）、审核意见汇总表、修订说明提交至最终审批人（如公司分管领导、项目总监、法务负责人等）。

终审：审批人从整体角度审核文档是否达成核心目标、是否符合公司战略或合规要求，签署审批意见（“批准发布”“需再次修订”“不予通过”）。

发布与传阅：终稿审批通过后，由行政部或指定部门统一发布（如至公司文档管理系统、发送至相关部门邮箱），明确文档生效日期、查阅权限（如“全员可见”“仅部门负责人可见”）。

归档管理：发布后3个工作日内，由行政部将终稿、审批表、审核意见表等资料整理归档，按照文档类型、编号规则（如“年份-部门-类型序号”，如“2024-研发-001”）分类存储，保证后续可追溯。

输出物》：终稿（正式版本）、《文档审批表》（见模板3）、归档记录。

三、配套工具模板示例

模板1：文档需求确认表

文档名称

文档编号（暂定）

需求部门

需求人

撰写人

计划完成时间

文档类型

□项目报告□技术方案□管理制度□合同□其他：______

使用范围

□内部全员□指定部门□外部合作方

核心目标

（简要说明文档需解决的问题及达成的效果，如：“规范新员工入职流程，缩短适应周期”）

必