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企业商务合同管理模板

适用范围与常见应用场景

采购类合同：原材料、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、定制化交付、渠道合作等；

合作类合同：联合研发、市场推广、委托代理等；

服务类合同：咨询服务、技术服务、运维服务等。

通过标准化管理，保证合同条款合规、权责清晰，降低履约风险，提升业务协作效率。

合同管理全流程操作步骤

第一步：合同需求发起与准备

明确需求：业务部门根据合作意向，梳理合同核心要素（如标的物、数量、金额、履行期限、双方权责等），填写《合同需求审批单》，经部门负责人签字确认。

信息收集：收集合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址等），核实其主体资格（如是否为合法注册企业、经营范围是否匹配业务需求），避免与无资质主体合作。

资料准备：整理合作背景资料（如项目立项书、技术规格书、报价单等），作为合同附件支撑条款内容。

第二步：合同起草与内容审核

模板选择：根据合同类型（采购/销售/服务等），从企业标准合同库中选择对应模板，避免从头起草导致条款遗漏。

内容填写：按模板要求逐项填写关键信息，保证：

标的条款：明确标的名称、规格、型号、技术参数等，避免模糊描述（如“优质产品”需替换为具体标准）；

金额与支付：写明总价、币种、支付方式（如电汇/承兑）、分期计划（如“预付款30%，验收后付60%，质保期满付10%”）、账户信息（户名、开户行，需与营业执照一致）；

履行期限：明确起始/截止时间、关键节点（如交付时间、验收时间），避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述；

违约责任：约定具体违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式（如“每日按逾期金额的0.05%支付违约金”），上限不超过合同总额的30%；

争议解决：明确争议解决方式（协商/仲裁/诉讼），优先选择企业注册地或合同履行地法院诉讼。

多级审核：

业务部门审核：确认条款是否符合业务需求，履约能力是否匹配；

法务部门审核：检查法律合规性（如条款是否违反法律法规、是否存在歧义、知识产权归属等）；

财务部门审核：确认金额、支付方式是否符合财务制度，发票类型（如增值税专用发票）及开具时间是否明确；

分管领导审批：对重大合同（金额超万元或涉及核心业务）进行最终审批。

第三步：合同签署与生效

用印申请：审核通过后，由法务或行政部填写《合同用印申请单》，附最终版合同文本及审批单，按企业用印流程盖章（合同章/公章，需与合同主体一致）。

签署仪式：双方法定代表人或授权代表人签字（需提供授权委托书，明确授权范围），骑缝章加盖（多页合同需每页盖章或加盖骑缝章，避免篡改）。

生效条件：明确合同生效时间（如“签字盖章后生效”“收到预付款后生效”），避免未生效即履行。

第四步：合同履行与跟踪

履行监控：业务部门作为履约主体，按合同约定跟踪标的交付、验收、付款等节点，填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况（如“2024年X月X日交付，X月X日验收合格”）。

问题处理：若出现履约异常（如延迟交付、质量争议），及时向合作方发出书面通知（如《履约催告函》），协商解决方案，保留沟通记录（邮件、函件等）。

验收与结算：按合同约定组织验收（如技术验收、数量验收），签署《验收合格证明》；财务部门根据验收证明及付款条款办理结算，保证资金支付合规。

第五步：合同归档与复盘

资料归档：合同履行完毕后，由行政部统一收集合同文本（含附件、审批单、签署页、验收证明、往来函件等），按“合同编号-年份-类型”分类编号，存入企业档案系统（电子+纸质备份），保存期限不少于合同履行期后5年。

复盘分析：每季度对合同履约情况进行复盘，分析高频风险点（如逾期付款、违约条款争议），优化合同模板及管理流程，提升后续合同管理水平。

标准合同模板结构及填写说明

模块

核心条款

填写说明

合同编号

如“2024-采-001”（年份-业务类型-序号）

按企业统一编号规则填写，保证唯一性，便于追溯。

合同主体

甲方（采购方）：名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人（经理）、联系方式（-*）乙方（供应方）：同上

信息需与营业执照一致，避免使用简称；联系方式优先留固定电话或企业手机号。

合同标的

标的物名称、规格型号、数量、技术参数（可附技术附件）

数量需明确单位（如“台”“吨”），技术参数引用国家标准或行业标准，避免歧义。

金额与支付

合同总价（含税/不含税）、币种、支付方式（如“电汇”）、分期计划、账户信息

含税需注明税率（如“13%增值税专用发票”）；账户信息需为乙方对公账户，避免个人账户。

履行期限

起始日期、截止日期、关键节点（如“交付时间：2024年X月X日前；验收时间：X月X日前”）

节点时间需明确到日，避免“月底”“季度末”等模糊表述。

违约责任

违约情形（如“逾期交付”“质量不达标”）、违约金计算