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企业邮件管理与安全使用规范

一、引言

企业电子邮件系统是组织内外沟通、信息传递及业务协作的核心工具，其高效、安全、规范的使用直接关系到企业的运营效率、商业信誉乃至信息资产安全。为确保公司邮件系统的稳定运行，保护公司及员工的合法权益，防范信息泄露、网络攻击等安全风险，特制定本规范。本规范旨在为全体员工提供清晰的邮件使用指引，明确责任与义务，共同营造安全、专业的邮件沟通环境。

二、总则

1.适用范围：本规范适用于公司所有员工（包括正式、合同制、实习人员等）在工作中对公司企业邮箱的所有使用行为。

2.基本原则：

*保密性：严格遵守公司信息保密规定，不得泄露公司商业秘密、技术秘密及其他敏感信息。

*完整性：确保邮件内容及附件的真实、完整，未经授权不得篡改。

*可用性：保障邮件系统的稳定运行和邮件的及时送达与接收。

*合规性：邮件的发送与接收必须符合国家法律法规及公司相关规章制度。

*责任性：员工对其个人邮箱账户的所有操作行为负全部责任。

三、邮件账户管理

1.账户申请与开通：员工入职后，由人力资源部门统一为其申请企业邮箱账户。账户名通常基于员工姓名拼音或公司统一规则生成。

2.密码管理：

*邮箱密码应设置足够复杂度，建议包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不低于规定要求。

*严禁使用过于简单或与个人信息相关的密码（如生日、姓名拼音等）。

*应定期更换邮箱密码，建议更换周期不超过规定期限。

*密码应妥善保管，严禁转借、泄露给他人，包括同事。如怀疑密码泄露，应立即更改并向IT部门报告。

3.账户使用：

*企业邮箱账户实行实名制，仅限员工本人用于公司业务相关沟通，严禁用于私人目的或转借他人使用。

*员工应使用公司分配的邮箱账户进行对外业务联系，原则上不得使用个人邮箱处理公司公务。

4.账户注销与变更：

*员工离职、调动或因其他原因离开原岗位时，必须按公司规定办理邮箱账户的交接或注销手续，并清理个人邮箱中的公司敏感信息。

*员工个人信息（如姓名、部门）发生变更时，应及时通知IT部门更新邮箱相关信息。

四、邮件发送规范

1.发件人信息：发送邮件时，应使用真实、完整的发件人信息，包括正确的姓名和职位（如在签名档中体现）。

2.邮件主题：

*邮件主题应清晰、准确、简洁，能够概括邮件核心内容，便于收件人快速了解邮件主旨和优先级。

*可适当使用如“【重要】”、“【紧急】”、“【请阅】”等标识，但不应滥用。

3.邮件正文：

*语言规范：使用规范、专业的书面语言，语气得体、礼貌。避免使用网络俚语、不文明用语或可能引起误解的表述。

*内容准确：确保邮件内容真实、准确、完整，逻辑清晰，条理分明。

*简明扼要：避免冗长、无关的内容，突出重点。

*称呼与签名：邮件应有恰当的称呼和规范的签名档。签名档应包含必要的联系信息，如姓名、部门、职位、公司名称、联系电话等，格式应统一规范。

4.附件管理：

*发送附件前，应检查附件是否正确、完整，并确认附件名称清晰易懂。

*避免发送过大的附件，若附件体积较大，建议采用压缩、分卷或通过公司认可的文件传输工具共享。

*发送前务必进行病毒查杀，防止恶意程序传播。

*重要附件内容，建议在邮件正文中简要说明。涉及敏感信息的附件，应进行加密处理。

5.收件人与抄送：

*准确填写收件人地址，避免错发。

*合理使用抄送（CC）和密送（BCC）功能。抄送对象应为需要知晓邮件内容的相关人员，不应随意扩大抄送范围。密送功能应谨慎使用。

6.禁止发送的内容：

*涉及国家秘密、公司商业秘密、技术秘密、未公开的经营数据及其他敏感信息（除非获得明确授权并采取了加密等安全措施）。

*违反国家法律法规、社会公德的内容，如反动、色情、暴力、赌博、恐怖主义等信息。

*未经授权的商业广告、推销信息、垃圾邮件。

*损害公司形象、声誉或利益的言论和信息。

*其他未经授权或可能引起法律风险的内容。

7.邮件群发：进行邮件群发时，应事先获得相关人员授权或许可，内容应与工作相关，避免对他人造成干扰。

8.自动回复与外出通知：设置自动回复或外出通知时，内容应简洁明了，注明返回时间及紧急联系方式（如有）。

9.重要邮件确认：对于特别重要的邮件，发送后可通过电话、即时通讯工具等方式提醒收件人查收，或请求收件人收到后回复确认。

10.对外沟通审慎：对外发送邮件，尤其是与客户、合作伙伴、监管机构等沟通时，务必字斟句酌，确保表述严谨、专业，符合公司立场。

五、邮件接收与处理

1.及时查收：员工应养成定期查收邮件的习惯，确保重要信息得到及时处理。对