行政工作处理及文件归档管理模板.docVIP

行政事务处理及文件归档管理模板

一、适用范围与工作场景

日常行政事务：会议组织、通知发布、办公用品管理、印章使用、内外部沟通协调等；

文件生命周期管理：各类行政文件（如会议纪要、规章制度、请示报告、合同协议、人事档案、项目资料等）的形成、收集、整理、归档、借阅及销毁；

年度/专项整理：部门年度文件归档、专项审计资料整理、历史文件清查等。

二、标准化操作流程

1.行政事务处理流程

（1）事务发起与登记

发起人根据需求填写《行政事务处理申请表》（模板1），明确事务类型、内容、紧急程度、涉及部门及期望完成时间；

行政部门接收申请后，1个工作日内完成登记，唯一编号（如“XZ-2024-001”），并通过OA系统或书面形式反馈至发起人。

（2）任务分配与执行

行政部门负责人根据事务类型及工作量，将任务分配至对应经办人（如“*某某”），明确责任分工及时间节点；

经办人需在规定时间内推进事务，例如：

会议组织：提前3个工作日确定参会人员、场地、议程及物料，发送会议通知，会后2个工作日内整理《会议纪要》；

印章使用：申请人提交用印申请表，经部门负责人及分管领导（如“*某某”）审批后，经办人核对用印文件与申请内容一致性，完成用印登记。

（3）结果反馈与归档

事务完成后，经办人将处理结果（如会议纪要、审批单、沟通记录等）反馈至发起人，并同步至行政部门；

行政部门将相关文件与《行政事务处理申请表》一并整理，按文件归档要求移交至档案管理人员。

2.文件归档管理流程

（1）文件收集与分类

收集范围：包括但不限于行政制度、会议资料、请示批复、合同协议、人事档案、财务凭证（非涉密类）、项目资料等；

分类标准：按“部门-年度-文件类型”三级分类，例如：“行政部-2024-会议纪要”“财务部-2024-合同”。

（2）文件整理与编码

整理要求：文件需去除订书针、回形针等金属物，依形成时间顺序排序，破损文件需修复；

编码规则：采用“部门缩写-年份-文件类型代码-流水号”格式，例如：“XZ-2024-HY-001”（行政部-2024-会议-001）。

（3）归档与登记

档案管理人员核对文件完整性后，将文件装入统一档案盒，标注“部门-年份-文件类型-起止编码”（如“行政部-2024-会议纪要-XZ-2024-HY-001至005”）；

填写《文件归档登记表》（模板2），录入文件编号、名称、形成日期、页数、存放位置等信息，保证账实一致。

（4）借阅与归还

借阅人需填写《文件借阅申请表》（模板3），经部门负责人审批后，档案管理人员按要求提供文件，并登记借阅时间、借阅人、归还期限；

归还时，档案管理人员检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未归还需催促并报备行政部门负责人。

（5）鉴定与销毁

每年年底，档案管理部门会同业务部门对到期文件进行鉴定，确定保存期限（如会议纪要保存10年，临时通知保存1年）；

对需销毁的文件，由档案管理人员编制《文件销毁清单》，经分管领导（如“*某某”）审批后，由2人以上监销，保证信息无法恢复，销毁后记录存档。

三、核心模板清单

模板1：行政事务处理申请表

序号

项目

填写内容示例

1

申请编号

XZ-2024-001

2

事务类型

会议组织/印章使用/办公用品申领

3

事务内容

组织2024年第三季度工作总结会

4

紧急程度

普通/紧急/特急

5

涉及部门

各业务部、行政部

6

期望完成时间

2024年9月30日

7

申请人

*某某

8

部门负责人

*某某

9

审批意见

同意，按流程推进

10

处理结果

会议已召开，纪要已分发

模板2：文件归档登记表

归档编号

文件名称

文件类型

形成部门

形成日期

页数

存放位置（柜-层-盒）

备注

XZ-2024-HY-001

2024年第三季度工作总结会纪要

会议纪要

行政部

2024-09-30

5

A-3-05

含参会签到表

XZ-2024-HT-002

办公用品采购管理制度

规章制度

行政部

2024-08-15

8

A-2-12

2024年修订版

模板3：文件借阅申请表

借阅编号

文件编号

文件名称

借阅人

借阅部门

借阅事由

借阅日期

归还期限

审批人

JY-2024-005

XZ-2024-HY-001

第三季度工作总结会纪要

*某某

业务部

部门例会参考

2024-10-08

2024-10-15

*某某

四、关键管理要点

及时性原则：文件需在事务完成后3个工作日内完成归档，避免文件积压丢失；行政事务处理需在承诺时限内反馈进度，特殊情况需提前沟通延期。

准确性要求：文件分类、编码、登记信息需与实际内容一致，保证检索便捷；借阅申请表需明确借阅用途，严禁非工作相关借阅。

安全管理规范：涉密文件需单独存放，限制借阅权限；档案柜需上锁，由档案管理人员专人负责；电子文件需定期备份，防止数据丢