工程文档资料电子化管理系统.docVIP

工程文档资料电子化管理系统工具指南

一、系统适用场景与价值

工程文档资料电子化管理系统主要服务于工程建设全生命周期的文档管理需求，适用于以下场景：

项目前期阶段：管理招投标文件、设计图纸（CAD、BIM模型）、勘察报告、合同协议等，避免纸质文档易丢失、传递效率低的问题；

施工建设阶段：集中存储施工方案、技术交底记录、工程变更单、监理日志、材料检验报告等，实现多部门协同查阅与实时更新；

竣工验收阶段：归整验收报告、竣工图纸、质量评定文件、结算资料等，保证文档完整性与可追溯性；

运维管理阶段：调取设备说明书、维护记录、改造方案等，为后期设施运维提供数据支撑。

通过系统，可解决传统文档管理中“版本混乱、查找困难、存储冗余、权限不清”等痛点，提升文档管理效率30%以上，降低项目沟通成本与合规风险。

二、系统操作流程指南

1.系统登录与初始化

操作步骤：

（1）通过企业统一身份认证账号登录系统（首次登录需修改初始密码）；

（2）在“个人中心”完善个人信息（所属部门、联系方式、角色权限等），保证与实际职责匹配；

（3）联系管理员获取对应项目/部门的文档管理权限，权限未开通时不可访问相关模块。

2.项目创建与基础配置

操作步骤：

（1）在“项目管理”模块“新建项目”，填写项目基本信息：

项目名称（需与立项批复文件一致，如“市轨道交通3号线一期工程”）；

项目编号（按企业规范填写，如“GC-2024-003”）；

项目类型（如房建、市政、公路等）；

起止时间（计划开工至竣工日期）；

项目负责人（选择系统内对应人员，如*工）；

所属单位（如“集团工程管理部”）。

（2）“提交”后，等待管理员审核（审核通过后项目创建成功）；

（3）进入项目详情页，配置“文档分类体系”（参考系统预设模板或自定义分类，如“设计类-施工图”“合同类-总包合同”等）。

3.文档与元数据录入

操作步骤：

（1）选择对应项目，进入“文档管理”页面，“文档”；

（2）选择本地文件（支持PDF、Word、Excel、CAD、图片等格式，单文件不超过50MB，超大文件需压缩）；

（3）填写文档元数据（必填项）：

文档名称（需体现内容核心，如“项目主体结构施工图-2024版”）；

文档编号（按项目分类规则编号，如“SG-TZ-001”）；

所属分类（选择已配置的分类，如“设计类-施工图”）；

版本号（首次为V1.0，修改后依次递增）；

责任人（文档编制人或负责人，如*工）；

密级（选择“内部公开”“秘密”“机密”，默认为“内部公开”）。

（4）“确认”，系统自动文档唯一ID并存储至服务器。

4.文档分类与目录维护

操作步骤：

（1）在“文档分类”页面查看项目分类树形结构，支持“新增子分类”“编辑分类”“删除分类”（删除分类前需清空该分类下文档）；

（2）对已文档，可通过“拖拽”或“批量操作”调整分类归属；

（3）定期梳理分类目录，对过期或冗余分类归档至“历史分类”，避免目录层级过深（建议不超过3级）。

5.版本控制与变更管理

操作步骤：

（1）当文档需修改时，在文档详情页“更新版本”，新文件并填写变更说明（如“根据2024年6月变更单更新第3章内容”）；

（2）系统自动保留历史版本（最多保留10个），可通过“版本对比”功能查看新旧文件的差异；

（3）变更后的文档需经项目负责人审核（审核通过后新版本生效，旧版本转为“只读”状态）。

6.权限分配与查阅控制

操作步骤：

（1）在“权限管理”页面，选择项目或分类，“分配权限”；

（2）设置角色权限（如“项目经理”“施工员”“监理”等），权限类型包括：

查看权（可预览、文档）；

编辑权（可、修改、删除文档）；

审核权（可审批文档变更、版本发布）。

（3）对特定人员添加“临时权限”（设置有效期），权限到期后自动失效。

7.文档检索与导出应用

操作步骤：

（1）在系统首页“全局搜索”框输入关键词（如“施工方案”“变更单”），支持按“项目名称”“文档编号”“责任人”“时间范围”等条件筛选；

（2）搜索结果支持“按相关度”“按时间倒序”排序，文档名称可在线预览（支持CAD图纸缩放、PDF批注）；

（3）需导出文档时，勾选目标文件，选择“导出格式”（PDF/原格式），填写导出用途（如“项目审计”），经审批后（系统记录导出日志）。

三、工程文档管理常用模板

表1：工程项目基本信息表

字段名称

字段类型

必填

示例内容

备注

项目名称

文本

是

市轨道交通3号线一期工程

与立项文件一致

项目编号

文本

是

GC-2024-003

企业统一编码规则

项目类型

下拉选择

是

市政工程

房建/公路/铁路等

计划开工日期

日期

是

2024-07-01

计划竣工日期

日期

是

2026-12-31

项目负责人

人员选择

是

*工（）

系统内已有人员