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视频会议系统管理暂行办法

第一条为规范X县视频会议系统管理，确保视频会议系统安全、可靠运行，特制定本办法。

第二条本办法适用于视频会议系统的管理、使用和维护。

第三条X县人民政府办公室为视频会议系统主管部门，负责视频会议系统的管理和使用，X县人民政府信息中心负责视频会议系统技术保障和运行维护。

各乡镇人民政府为本节点视频会议系统主管部门，负责本节点视频会议系统的管理和使用，且安排专人负责本节点视频会议系统的管理和使用。

系统使用规程

第四条视频会议系统主要供县级单位和部门召开会议时应用。各单位和部门使用视频会议系统，以降低行政成本、提高工作效率。

第五条下列活动鼓励使用视频会议系统：

（一）召开会议；

（二）开展培训；

（三）洽谈工作；

（四）应急指挥；

（五）其他可用音视频通信的业务。

第六条使用视频会议系统应事前提出申请：

（一）召开视频会议一般应提前3天提出申请；

（二）应急指挥等特殊情况在说明原因后可紧急申请使用。

第七条视频会议申请由会议主办单位或部门（以下简称主办单位）向县人民政府办公室提出，内容应包括会议名称、会议起止时间、主要议题、参会单位、联系人及联系方式等（申请表见附表一）。

第八条县人民政府办公室负责视频会议申请审核，安排视频会议系统使用，并及时通知主办单位。

第九条主办单位应在申请审核通过后，拟定会议通知，说明召开视频会议注意事项及调试时间，并及时通知各会议接入单位。

第十条主办单位负责召开视频会议所需资料的搜集和分发。

主办单位应将会议通知、会议议程、需演示的电子文档等资料提前两个工作日提交县人民政府信息中心。

第十一条县人民政府信息中心根据会议安排和会议资料做好会议准备，检测相关设备。

第十二条各乡镇收到会议通知后，应提前布置好会场，配合做好系统调试工作，确保网络连接和设备工作正常。

第十三条会议过程中，除需要发言的单位外各分会场节点的麦克风应保持关闭状态。

第十四条凡参会人员必须保持会场秩序，遵守会场纪律，不随意走动，不大声喧哗，禁止使用手机、吸烟等影响音频和视频效果的行为。

系统保障运维规程

第十五条县人民政府信息中心、各乡镇人民政府有关人员组成视频会议保障小组，并将小组成员名单和联系方式报县人民政府办公室（登记表见附表二）。

各乡镇人民政府办公室安排1至2名对网络和计算机较熟悉的人员负责视频会议系统的使用和日常维护，县人民政府办公室安排一名领导负责视频会议的协调和保障工作，县人民政府信息中心负责视频会议系统的总体管理和使用。

第十六条县人民政府信息中心负责对各分支节点进行监督、检查和技术指导，组织对视频会议系统的定期全面检测和不定期抽检工作，组织视频会议系统操作培训。

第十七条县人民政府信息中心和各接入乡镇应做好视频会议系统设备的日常管理维护工作，视频会议系统的会前调试以及会议过程中的技术保障工作，并做好系统使用和维护日志。

第十八条各乡镇视频会议系统出现故障时，应立即组织修复，并将情况及时报告县人民政府办公室，县人民政府信息中心为其提供技术支持。

第十九条各乡镇应按照县人民政府统一要求进行设备配置、参数设置和会场布置。

需要调整设备配置、变更系统参数或更换会场的乡镇，应提前报告县人民政府办公室，经同意后方可调整、变更和更换。

第二十条各乡镇视频会议室环境布置整洁大方，设备摆放正确美观，照明适度，摄像头安放合理，音响设备运行良好。

第二十条各乡镇应按照统一的技术规范和要求操作视频设备、使用会议室灯光和背景、放置本单位名称标识、设置参会人员席卡。

表一：

X县视频会议系统使用申请表

申请（主办）单位（签章）年月日

会议名称

会议时间

年月日时分至月日时分

会议内容

参会部门

（人员）

分会场地点

会议形式

□自由式交流□仅主会场发言

□安排分会场发言（请注明）：

演示文档

□无□有（请注明）：

其它说明

县人民政府办公室审核意见

年月日

联系人

联系电话

传真

电子邮箱

注：本表需提交县人民政府办公室审核。

表二：

X县视频会议系统保障小组成员登记表

系统主管部门——县人民政府办公室

系统

负责人

职务

电话

传真

电子邮箱

会议

联系人

职务

电话

传真

电子邮箱

技术负责部门——县人民政府信息中心

技术

负责人

职务

电话

传真

电子邮箱

系统

操作人员

职务

电话

手机

电子邮箱

各乡镇负责部门——镇、乡人民政府办公室（乡镇名称：）

系统

负责人

职务

电话

传真

电