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文档撰写与排版规范化指导手册
引言
为统一公司内部文档风格，提升专业性与可读性，保证信息传递高效准确，特制定本指导手册。本手册涵盖文档撰写全流程、排版标准、模板应用及常见问题规避，适用于各类正式场景的文档创作，助力员工规范输出、协作顺畅。
一、适用范围与典型应用场景
（一）适用范围
本手册适用于公司内部所有正式文档，包括但不限于：项目报告、会议纪要、工作总结、方案策划、产品说明、培训材料、制度规范等对外或对内传递信息的书面文件。
（二）典型应用场景
项目汇报：向管理层或客户展示项目进展、成果及风险，需逻辑清晰、数据准确；
跨部门协作：明确任务分工、时间节点与交付标准，避免信息歧义；
存档备查：作为工作记录或决策依据，需格式规范、内容完整，便于后续追溯；
对外沟通：如合作伙伴函件、客户提案等，体现专业形象，增强信任度。
二、文档撰写规范化流程
（一）需求分析与目标定位
明确核心目的：确定文档是“汇报进展”“解决问题”还是“传达指令”，据此聚焦核心内容；
锁定受众对象：根据受众（高层、同事、客户）调整内容深度与表达方式，例如对高层需突出结论与关键数据，对同事需细化操作步骤；
梳理核心信息：列出必须传递的要点（如数据、结论、行动项），避免内容冗余。
（二）文档结构规划
按“总-分-总”逻辑搭建框架，保证层次分明，典型结构
封面：包含文档标题、版本号、编制部门/人、日期；
目录：自动（10页以上文档建议添加），标注页码；
引言/背景：说明文档撰写背景与目的；
主体内容：分章节论述（如“一、项目概况”“二、实施进展”），每章节下设小标题（如“（一）阶段性成果”“（二）问题分析”）；
结论/建议：总结核心观点，提出具体行动项或下一步计划；
附件：补充数据、图表、参考资料等。
（三）内容撰写规范
标题规范：
一级“一、”（黑体，三号，加粗，居中）；
二级“（一）”（黑体，四号，加粗，左对齐）；
三级“1.”（楷体，四号，加粗，左对齐）；
标题层级不超过3级，避免逻辑混乱。
表述：
使用简洁、客观的书面语，避免口语化、模糊表述（如“大概”“可能”）；
数据需标注来源（如“数据来源：*部门2023年统计”），保证可追溯；
重要结论或行动项可加粗突出，但全文加粗比例不超过10%。
图表引用：
图表需按章节连续编号（如图1-1、表2-3），并在中明确提及（如“如图1-1所示”）；
图表下方添加简明标题（如图1-12023年各季度销售额趋势），图表内文字清晰可辨（字号不小于小五）。
（四）初稿审核与修订
交叉审核：文档完成后，由协作人或部门负责人审核内容准确性、逻辑完整性；
格式校对：检查标题层级、字体字号、页码、图表编号等是否符合规范；
最终定稿：确认无误后，按模板更新版本号（如V1.0→V1.1），避免版本混乱。
三、文档排版标准化要求
（一）页面设置
页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合公文标准）；
页眉页脚：页眉左侧标注公司LOGO（可选），右侧标注文档标题；页脚居中标注页码（如“-1-”），从开始编号；
纸张方向：默认纵向，特殊情况（如宽表格）可横向，但需单独分节设置。
（二）字体与字号
元素
字体
字号
格式要求
一级标题
黑体
三号
加粗，居中
二级标题
黑体
四号
加粗，左对齐
三级标题
楷体
四号
加粗，左对齐
宋体
小四
首行缩进2字符，1.5倍行距
表格文字
宋体
五号
居中对齐（表头加粗）
图表标题
宋体
五号
居中
注释/引用
宋体
小五
段后缩进2字符
（三）段落与间距
行距：1.5倍行距，标题段前段后各0.5行；
对齐方式：两端对齐，标题居中/左对齐（根据层级）；
项目符号：分点论述时，使用统一符号（如“1.”“（1）”“①”），避免混用。
（四）图表与公式
图表位置：紧随相关文字说明，如“如表3-1所示”后直接插入表格，避免跨页断行；
公式编号：右对齐，编号用括号标注（如式（4-1）），公式中变量需解释含义；
图片清晰度：分辨率不低于300dpi，避免拉伸变形（截图需标注来源）。
四、常用示例
（一）项目进度报告模板
项目进度报告
项目名称
*系统升级项目
报告周期
2023年X月X日-X月X日
编制部门/人
技术部/
版本号
V2.1
一、项目概况
（简要说明项目目标、范围、当前阶段）
二、阶段性成果
1.完成需求调研，输出《需求规格说明书》（附件1）；
2.前端界面开发进度达80%（详见设计稿附件2）。
三、问题与风险
1.问题：第三方接口调试延迟；
2.风险：若X月X日前未解决，将影响整体上线计划。
四、下一步计划
1.X月X日：完成接口联调；
2.X月X日：启动内部测试。
附件
1.需求规格说明书；2.设计稿
（二）会议纪要模板
会议纪要
会议主题
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