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行政办公文档撰写标准规范

一、规范概述

本规范旨在统一行政办公文档的撰写格式、内容要求及处理流程，保证文档内容准确、逻辑清晰、格式统一，提升行政工作效率与专业性，适用于公司内部各类行政公文的起草、审核、发布及归档管理。

二、适用范围与场景

（一）适用文档类型

本规范适用于公司日常行政办公中常见的管理类文档，包括但不限于：

通知类：会议通知、放假通知、工作安排通知、制度宣贯通知等；

报告类：工作总结报告、专项工作报告、请示报告、调研报告等；

函件类：部门间协调函、对外联络函、答复函等；

纪要类：会议纪要、座谈会纪要、专题讨论纪要等；

计划类：年度工作计划、季度工作计划、专项活动方案等；

其他类：管理制度、岗位职责说明、应急预案等。

（二）适用场景

内部信息传达：如发布公司规章制度、会议安排、人事变动等需全员知晓的事项；

工作汇报与请示：如向上级领导汇报工作进展、请示资源支持或审批事项；

跨部门协作：如明确部门间工作职责、协调资源推进项目落地；

对外沟通联络：如与客户、供应商、部门等外部单位的正式书面往来；

工作复盘与规划：如总结阶段性工作成果、制定下一阶段工作目标与措施。

三、标准化撰写流程

（一）明确目的与受众

确定核心目的：清晰界定文档需解决的核心问题（如告知信息、请求决策、汇报进展等），避免内容偏离主题；

分析受众需求：根据文档接收对象（上级、同事、外部单位等）调整语言风格、内容详略及侧重点（如对上级汇报需突出成果与问题，对同事通知需明确行动要求）。

（二）收集整理资料

资料清单梳理：根据文档类型列出所需资料，如会议通知需收集会议时间、地点、参会人员、议程等；工作报告需整理工作数据、项目进展、问题清单等；

资料真实性核验：对收集的数据、案例、政策依据等进行交叉验证，保证信息准确无误（如数据需经财务或业务部门确认，政策文件需核对最新版本）。

（三）搭建框架与撰写初稿

标准化框架设计：

简洁明了，包含核心内容（如“关于2024年春节放假安排的通知”“2023年度行政部工作总结报告”）；

主送/抄送对象：明确文档的接收部门或人员（如“各部门：”“尊敬的*总：”）；

按“引言-主体-结尾”逻辑展开，引言说明背景或目的，主体阐述核心内容，结尾提出要求或总结；

落款：包含发文部门、发文日期（如“行政部，2024年1月15日”），需盖章的文档需预留盖章位置。

内容撰写要点：

语言规范：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“尽快”可改为“于月日前完成”）；

逻辑清晰：采用“总-分”“时间顺序”“重要性排序”等逻辑组织内容，段落间过渡自然；

重点突出：核心数据、关键要求、时间节点等信息需加粗或单独列出（如“请各部门于1月20日前提交材料”）。

（四）审核与修订

三级审核机制：

自审：撰写人检查内容完整性、数据准确性、格式规范性；

部门审核：部门负责人审核内容与部门职责的一致性、可行性；

复核/终审：重要文档（如请示报告、制度文件）需提交分管领导或综合管理部复核，保证符合公司整体管理要求。

修订反馈：审核人需明确标注修改意见（如“此处数据需更新至2023年第四季度”“需增加风险应对措施”），撰写人根据意见修改后再次提交审核，直至通过。

（五）定稿与归档

最终确认：审核通过后，由综合管理部或指定人员统一排版（字体、字号、行距等符合本规范模板要求），确认无误后定稿；

发布与传阅：根据文档性质选择发布方式（如内部系统公告、邮件群发、纸质版传阅），保证受众及时接收；

归档管理：定稿文档需提交至公司档案管理系统（或指定文件夹），按“年度-文档类型-部门”分类存储，保存期限按公司档案管理规定执行（如一般文档保存3年，重要文档保存10年以上）。

四、常用参考

（一）会议纪要模板

标题

关于[会议主题]的会议纪要

基本信息

会议时间：2024年月日:-:会议地点：会议室/线上会议参会人员：、（行政部），赵六、孙七（业务部）缺席人员：周八（事前请假）记录人：

会议议程

1.议题一：[议题名称]2.议题二：[议题名称]……

发言要点与决议事项

议题一：[议题名称]发言人：（行政部经理）发言要点：……决议：……议题二：[议题名称]发言人：赵六（业务部主管）发言要点：……决议：……

待办事项

序号

落款

记录人签字：__________审核人签字：__________日期：2024年月日

（二）请示报告模板

标题

关于[请示事项]的请示

主送对象

尊敬的*总：

一、背景与现状简要说明请示事项的背景、当前存在的问题或需推进的工作（如“为提升客户满意度，需对现有客服流程进行优化，目前流程存在响应慢、问题解决率低等问题”）。二、具体方案详细阐述解决方案、实施步骤及预期效果（如“拟引入智能客服系统，分三阶段实施：第一阶段需求调研（月-月），第二阶段系统开发与测试（月-