行政公文写作模板规范公文格式与内容.docVIP

行政公文写作模板规范：格式标准与内容实操指南

一、规范适用范围与典型场景

本模板适用于政机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政公文写作时，统一格式规范、明确内容要素、提升行文效率。典型场景包括但不限于：

上级机关对下级机关部署工作、传达指示（如《关于开展2024年度安全生产检查的通知》）；

下级机关向上级机关汇报工作、请示事项（如《关于申请调整办公经费预算的请示》）；

平级或不相隶属机关之间商洽工作、询问答复（如《关于联合举办行业交流函的函》）；

记载会议议定事项、传达会议精神（如《2024年第3次办公会议纪要》）。

二、标准化写作流程与分步操作

行政公文写作需遵循“准备起草—审核修改—定稿印发”的闭环流程，具体操作步骤

（一）前置准备：明确核心要素

确定公文类型：根据行文目的选择文种，如“通知”（周知事项）、“请示”（请求批准）、“报告”（汇报工作）、“函”（商洽事宜）、“纪要”（记录议定事项），避免文种混用（如“请示”不得夹带报告内容）。

收集背景素材：梳理政策依据（如上级文件、法律法规）、事实数据（如工作进展、问题清单）、相关案例（如过往同类公文处理方式），保证内容有据可依。

确认行文对象：明确主送机关（公文的主要受理机关，顶格标注）、抄送机关（需要知晓内容的机关，标注于版记），避免多头主送或遗漏相关单位。

（二）规范起草：构建公文框架

按照“眉首—主体—版记”的国家标准格式（GB/T9704-2012）依次编写：

1.眉首部分（公文首页上方红色分隔线以上区域）

发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“市人民文件”），居中排布，字体为小标宋体字，颜色为红色。

发文字号：由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成（如“X政发〔2024〕10号”），年份、序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称（如“2024”不得简写为“24”），标注于发文机关标志下方。

签发人：上行文（如请示、报告）需标注签发人姓名，格式为“签发人：X”（后跟签发者职务，如“签发人：*局长”），平行排列于发文字号右侧。

2.主体部分（红色分隔线以下至抄送机关以上区域）

由“发文机关+事由+文种”三要素构成（如“市人民关于表彰2023年度先进单位的通知”），一般用2号小标宋体字，居中排布，不使用书名号。

主送机关：顶格编排其后加冒号，如“各县（区）人民，市各部门、各直属机构：”，回行时仍顶格。

是公文的核心内容，结构建议采用“开头（依据/目的）—主体（事项/措施）—结尾（要求/希望）”三段式：

开头：简明扼要说明发文依据（如“根据《省安全生产条例》规定”）或目的（如“为切实做好清明节期间森林防火工作”）；

主体：分条列项阐述具体事项，逻辑清晰、语言简练（如“一、加强隐患排查；二、强化值班值守；三、做好应急准备”）；

结尾：根据文种确定，如通知常用“以上通知，请认真贯彻执行”，请示常用“妥否，请批示”。

附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件：”，后标附件名称全称和件数（如“附件：1.市2024年重点项目清单2.项目申报指南”）。

发文机关署名：用发文机关全称或规范化简称，如“市人民”，编排于成文日期上方，以成文日期为准居中排布。

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），不得用“零”代替“〇”（如“2024年03月15日”为错误格式）。

印章：单一机关行文时，印章用红色，不得出现空白印章；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

3.版记部分（公文末页区域）

抄送机关：在印发机关和印发日期上方，标注“抄送：”后加冒号，编排于最后一个要素之后，用4号仿宋体字，每个机关名称占一行，用逗号分隔，最后用句号。

印发机关和印发日期：印发机关一般为发文机关的办公厅（室），如“市人民办公室”，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注（如“2024年3月16日”）。

（三）审核修改：保证合规无误

格式审核：检查眉首、主体、版记各要素是否齐全（如发文字号是否正确、印章是否规范），字体、字号、行距是否符合标准（一般用3号仿宋体字，行距28磅）。

内容审核：核对政策依据是否有效、数据是否准确、逻辑是否严密、表述是否无歧义（如“大约”“左右”等模糊词汇需替换为具体数值）。

程序审核：上行文需经本机关负责人签发，联合行文需经各发文机关会签，涉密公文需按保密规定标注密级和保密期限。

（四）定稿印发：规范管理与归档

排版印刷：公文一般采用A4纸张，双面印刷，页码位于版心下边缘之下一行，左右居中。

分发范围：严格按照主送、抄送范围分发，涉密公文通过机要渠道传递，非涉密公文通过政务办公系统或邮寄方式送达。

归档管理：公文定稿后，连同原稿、审核签批