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办公室日常文件传阅操作规程

一、总则

办公室文件传阅是确保信息及时、准确传达的重要环节，旨在规范文件传阅流程，提高工作效率，保障信息安全。本规程适用于公司内部所有部门和人员，所有文件传阅活动必须遵循本规程执行。

二、文件传阅范围及要求

（一）传阅范围

1.公司内部通知、公告

2.项目进展报告、会议纪要

3.行业资讯、政策解读（非涉密）

4.其他需传达的内部文件

（二）传阅要求

1.文件必须完整、清晰，无破损或涂改。

2.传阅前需确认文件内容无误，必要时经部门负责人审核。

3.涉及敏感信息的文件，传阅范围需严格限制，仅限相关岗位人员传阅。

三、文件传阅流程

（一）文件准备阶段

1.传阅发起人需明确文件传阅目的及接收人员。

2.文件打印或电子版制作，确保格式统一、字迹清晰。

3.电子文件需通过公司内部安全渠道（如企业邮箱、共享文件夹）发送，避免使用公共网络传输。

（二）传阅实施阶段

1.**纸质文件传阅**

(1)由部门文员或指定人员按顺序分发至各传阅人。

(2)每位传阅人阅读后签字确认，并传递至下一位。

(3)文件传阅完毕后，由文员统一回收或归档。

2.**电子文件传阅**

(1)发起人通过内部系统发送文件，并设置阅后即焚或保存期限。

(2)接收人收到文件后，需在系统内确认已阅读。

(3)传阅完毕后，发起人需定期清理共享文件夹中的临时文件。

（三）传阅结束阶段

1.纸质文件需清点数量，如有缺失需查找责任人。

2.电子文件需检查无遗留，确保信息安全。

3.传阅记录需存档3个月，以备后续核查。

四、注意事项

（一）保密要求

1.严禁将文件外借或复印给无关人员。

2.传阅过程中需注意文件摆放位置，避免公开暴露。

（二）时效性管理

1.传阅文件需在规定时间内完成，一般不超过3个工作日。

2.若遇紧急文件，需优先传阅，并记录传阅时间。

（三）异常处理

1.如发现文件损坏或内容错误，需立即停止传阅并报告发起人。

2.如有人员未按时传阅，需主动提醒并记录原因。

五、附则

本规程由行政部负责解释，自发布之日起生效。各部门需组织员工学习，确保规程落实到位。

一、总则

办公室文件传阅是确保信息及时、准确传达的重要环节，旨在规范文件传阅流程，提高工作效率，保障信息安全。本规程适用于公司内部所有部门和人员，所有文件传阅活动必须遵循本规程执行。

二、文件传阅范围及要求

（一）传阅范围

1.公司内部通知、公告：如部门调整、人员变动、放假安排等非涉密性通知。

2.项目进展报告、会议纪要：如项目周报、月报、项目总结、会议决议等。

3.行业资讯、政策解读（非涉密）：如行业动态分析、新技术介绍、非强制性政策建议等。

4.其他需传达的内部文件：如培训资料、流程优化方案、部门协作指南等。

（二）传阅要求

1.文件必须完整、清晰，无破损或涂改。

2.传阅前需确认文件内容无误，必要时经部门负责人审核。

3.涉及敏感信息的文件，传阅范围需严格限制，仅限相关岗位人员传阅。

三、文件传阅流程

（一）文件准备阶段

1.传阅发起人需明确文件传阅目的及接收人员。

-发起人需填写《文件传阅申请单》，注明文件名称、传阅原因、接收部门及人员。

-对于紧急文件，需在申请单上标注“紧急”字样，并说明紧急程度。

2.文件打印或电子版制作，确保格式统一、字迹清晰。

-纸质文件打印要求：使用公司统一规定的纸张（如A4纸），字体不小于小四号，页边距符合公司标准。

-电子文件制作要求：使用公司标准模板，标题层级清晰，无错别字和格式错误。

3.电子文件需通过公司内部安全渠道（如企业邮箱、共享文件夹）发送，避免使用公共网络传输。

-发送前需检查附件是否完整，邮件主题需明确标注“文件传阅”及文件名称。

-对于大量文件，建议使用压缩包格式发送，并设置密码保护。

（二）传阅实施阶段

1.**纸质文件传阅**

(1)由部门文员或指定人员按顺序分发至各传阅人。

-分发顺序：一般从部门负责人开始，依次传阅至各小组长，最后传阅至普通员工。

-分发方式：可采用文件筐传递或直接送达方式，确保文件不丢失。

(2)每位传阅人阅读后签字确认，并传递至下一位。

-签字确认格式：在《文件传阅记录表》上注明姓名、日期、文件名称。

-如文件需多页，每页需签字，避免遗漏传阅。

(3)文件传阅完毕后，由文员统一回收或归档。

-回收时需清点数量，如有缺失需查找责任人。

-归档时需按文件类型分类存放，并标注传阅日期。

2.**电子文件传阅**

(1)发起人通过内部系统发送文件，并设置阅后即焚或保存期限。

-阅后即焚设置：适用于一次性通知类文件，发送后自动删除。

-保存期限设置：适用于需长期保存的文件，如项目报告，设置保存期限为1个月。