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办公用品采购申请审批流程

一、概述

办公用品采购申请审批流程旨在规范企业内部办公用品的采购行为，确保采购过程高效、透明、合规，并有效控制成本。通过明确申请、审批、采购、验收等环节的职责与要求，提升办公用品管理效率，满足各部门日常运营需求。本流程适用于公司所有部门所需办公用品的采购申请与审批。

二、流程步骤

（一）采购申请

1.需求申请

(1)各部门根据实际工作需求，填写《办公用品采购申请表》，明确所需物品名称、规格、数量及用途。

(2)申请表需经部门负责人签字确认，并提交至行政部。

(3)紧急需求需在申请表中注明原因，并优先处理。

2.预算审核

(1)行政部对申请表进行初步审核，确认需求合理性及预算符合性。

(2)超过一定金额（如5000元）的采购需提交至财务部进行预算复核。

（二）审批流程

1.部门审批

(1)行政部汇总申请表，按金额级别提交至相关审批人（如部门主管、分管领导）。

(2)审批人需在申请表上签字确认，或通过电子审批系统完成审批。

2.财务审批

(1)超预算采购需经财务部审核，确认资金来源及合规性。

(2)财务部在申请表上签字后，转交采购部执行。

（三）采购执行

1.供应商选择

(1)行政部根据采购清单，选择符合资质的供应商（如通过招标、比价等方式）。

(2)优先选择已签订合作协议的供应商，以享受折扣或优惠。

2.订单确认

(1)采购部与供应商确认订单信息（如价格、交货时间、付款方式）。

(2)供应商需提供发票及质检报告，确保物品符合要求。

（四）到货验收

1.验收标准

(1)行政部或指定验收人按采购清单核对物品数量、规格、品牌等。

(2)发现问题需立即拍照留证，并联系供应商更换或补货。

2.验收记录

(1)验收合格后，填写《办公用品验收单》，并由验收人签字。

(2)验收单存档备查，不合格物品需退回并记录原因。

（五）入库及报销

1.入库管理

(1)验收合格的办公用品由行政部统一入库，建立台账记录。

(2)各部门按需领用，行政部定期盘点库存。

2.费用报销

(1)采购部整理发票及申请表，提交财务部进行报销。

(2)财务部审核无误后，按公司制度进行付款。

三、注意事项

1.采购申请需提前3个工作日提交，避免临时采购延误工作。

2.大额采购需至少提前一周完成审批流程。

3.办公用品使用过程中，行政部需定期评估需求，避免浪费。

4.供应商合作需签订长期协议，降低采购成本。

5.所有流程文件需存档至少2年，以备审计或追溯。

一、概述

办公用品采购申请审批流程旨在规范企业内部办公用品的采购行为，确保采购过程高效、透明、合规，并有效控制成本。通过明确申请、审批、采购、验收等环节的职责与要求，提升办公用品管理效率，满足各部门日常运营需求。本流程适用于公司所有部门所需办公用品的采购申请与审批。

二、流程步骤

（一）采购申请

1.需求申请

(1)各部门根据实际工作需求，填写《办公用品采购申请表》，明确所需物品名称、规格、数量及用途。

-**具体要求**：

-物品名称需准确（如“A4打印纸”、“优派显示器VP276”）

-规格需详细（如“80克白纸”、“1920x1080分辨率”、“带USB接口”）

-用途需写实（如“财务部报表打印”、“设计部绘图使用”）

(2)申请表需经部门负责人签字确认，并提交至行政部。

-**注意事项**：

-紧急需求需在申请表中注明原因，并优先处理。

-重复采购需附上库存低于安全线的说明。

(3)行政部对申请表进行初步审核，确认需求合理性及预算符合性。

-**审核内容**：

-是否符合公司采购标准（如单价超过300元的需比价）

-是否有替代方案（如可使用现有库存）

-预算是否在部门年度分配范围内

2.预算审核

(1)行政部对申请表进行初步审核，确认需求合理性及预算符合性。

(2)超过一定金额（如5000元）的采购需提交至财务部进行预算复核。

-**预算复核流程**：

-财务部核对申请表与部门预算表

-必要时要求部门提供采购计划说明

（二）审批流程

1.部门审批

(1)行政部汇总申请表，按金额级别提交至相关审批人（如部门主管、分管领导）。

-**审批权限划分**：

-500元以下：部门主管审批

-500-2000元：分管领导审批

-超过2000元：总经理审批

(2)审批人需在申请表上签字确认，或通过电子审批系统完成审批。

-**电子审批要求**：

-审批人需在24小时内完成操作

-超期未审批需返回申请人补充说明

2.财务审批

(1)超预算采购需经财务部审核，确认资金来源及合规性。

(2)财务部在申请表上签字后，转交采购部执行。

-**财务审核要点**：

-核对申请表与