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商务合同审查及执行标准化流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程适用于各类企业开展商务合作过程中的合同审查与执行管理，覆盖采购、销售、服务外包、项目合作、战略合作等多种场景。具体包括但不限于：

日常采购场景：原材料、设备采购合同的审查与履约跟踪；

项目合作场景：研发、工程、咨询类项目的合同条款设计与执行监控；

服务外包场景：IT服务、人力资源外包、营销推广等服务合同的合规性审查与交付管理；

战略合作场景：长期合作协议、合资协议的核心条款谈判与风险防控。

无论合同金额大小、合作周期长短，均通过标准化流程保证合同条款严谨、权责清晰，降低履约风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与需求确认

责任主体：业务部门负责人、法务专员（如有）

操作步骤：

需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同需求确认表》（见表1），明确合作方基本信息、合同标的、核心诉求（如价格、交付周期、质量标准）、预期目标及特殊要求（如保密条款、知识产权归属）。

需求评审：业务部门负责人组织内部评审，确认需求的合理性与可行性，必要时会同财务、技术部门评估成本与资源匹配度。

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同）从企业标准合同库中选择对应模板，若无合适模板，由法务部门牵头起草框架条款。

输出成果：《合同需求确认表》、合同初稿（模板版本或定制版本）。

（二）合同草案起草

责任主体：业务部门经办人*、法务专员（如有）

操作步骤：

内容填充：基于《合同需求确认表》，将合作方信息、标的描述、权利义务、违约责任等核心内容填充至合同模板，保证条款表述清晰、无歧义。

要素完整：重点包含以下必备条款：

合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；

标的物/服务内容（名称、规格、数量、质量标准）；

价款与支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息）；

履行期限（起始/结束时间、关键节点）；

保密条款（保密范围、期限、违约责任）；

违约责任（违约情形、赔偿标准、争议解决方式）；

不可抗力（定义、处理机制）；

合同生效与终止条件。

格式规范：排版整洁，页码连续，关键条款（如金额、期限）可加粗标注，附件（如技术参数、交付清单）需与关联明确。

输出成果：合同草案（V1.0版）、附件清单。

（三）多维度合同审查

责任主体：法务专员、业务部门负责人、财务部门负责人、技术部门负责人（视合同类型参与）

操作步骤：

法律审查（法务专员主导）：

审查合同主体资格（合作方是否具备履约能力、有无经营异常或诉讼记录）；

核心条款合法性（如违约责任是否符合《民法典》规定，争议解决方式是否有效）；

潜在法律风险提示（如格式条款是否排除对方主要权利、知识产权条款是否存在侵权风险）。

输出《法律审查意见表》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”结论及修改建议。

业务审查（业务部门主导）：

审查标的/服务内容是否符合合作需求，关键指标（如质量标准、交付周期）是否可达成；

权利义务对等性（如我方付款义务与对方交付义务是否匹配）；

合作流程可行性（如验收流程、变更机制是否清晰）。

输出《业务审查意见表》，确认业务条款的合理性与可操作性。

财务审查（财务部门主导）：

审查价款计算是否准确，支付方式是否符合企业财务制度；

成本效益分析（如价格是否合理，是否存在资金风险）；

税费条款合规性（如发票类型、税率是否符合规定）。

输出《财务审查意见表》，明确财务条款的合规性与资金安全性。

合规审查（如涉及）:

对于特殊行业合同（如医疗、金融），需由合规部门审查是否符合行业监管要求；

数据安全类合同需审查数据处理条款是否符合《数据安全法》《个人信息保护法》。

审查结论处理：

若所有审查均通过，进入下一环节；

若存在修改意见，由业务部门组织修订后重新提交审查，直至全部通过；

若存在重大争议（如核心条款无法达成一致），上报分管领导协调解决。

输出成果：各维度审查意见表、修订版合同草案（V2.0版及以上）。

（四）谈判与合同定稿

责任主体：业务部门负责人、法务专员、分管领导、授权谈判代表*

操作步骤：

谈判准备：基于审查意见，明确谈判底线（如价格上限、最短交付周期）和让步空间，制定谈判策略。

商务谈判：与合作方就合同条款进行沟通，重点聚焦存在争议的条款（如违约责任、支付节点），争取达成一致。

记录确认：谈判过程中形成《谈判记录》，明确双方达成一致的条款及未决事项，由双方代表签字确认。

定稿审核：根据谈判结果修订合同文本，形成终稿，由法务专员最终审核条款一致性，保证与谈判记录完全匹配。

输出成果：《谈判记录》、合同终稿（签字版）、附件最终版。

（五）合同签署与归档

责任主体：行政专员、法务专员、法定代表人/授权代表*

操作步骤：

签署授权：由法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》