合同管理模板合同要素审查及签订流程版.docVIP

合同管理模板：合同要素审查及签订流程版

一、适用范围与工作场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖从合同需求发起、起草、审查、审批到签署、归档的全流程。具体场景包括但不限于：

日常业务合作：如采购合同、销售合同、服务合同等商业合作类合同的签订；

项目合作：如工程建设、研发外包、委托开发等项目类合同的签订；

内部协议：如劳动合同、保密协议、合作协议等内部管理类协议的签订；

法律纠纷预防：通过标准化审查流程降低合同条款漏洞引发的履约风险及法律争议。

二、合同管理全流程操作指引

（一）需求发起与合同立项

责任主体：业务部门/需求部门

操作说明：

明确合作需求：业务部门根据业务目标，梳理合作方基本信息（如名称、统一社会信用代码、联系方式）、合作内容（标的、数量、质量标准）、合作期限、核心诉求（如付款方式、交付时间）等，形成《合同需求确认单》（见模板1）。

内部立项审批：需求部门负责人对《合同需求确认单》进行初审，确认合作必要性及资源匹配度，签字后提交至法务部门备案。

输出成果：《合同需求确认单》（需部门负责人*签字确认）

（二）合同起草

责任主体：业务部门/法务部门（复杂合同建议法务牵头）

操作说明：

选择合同模板：根据合作类型（如买卖、服务、技术等），从公司合同模板库中选取对应基础模板，无模板时参照行业惯例或示范文本起草。

填写核心条款：

合同主体：填写合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人、注册地址、联系方式，保证与营业执照信息一致；

标的条款：明确标的名称、规格、型号、数量、技术参数等，避免模糊描述（如“一批”“大概”）；

权利义务：清晰约定双方的权利（如验收标准、付款请求权）和义务（如交付质量、保密义务）；

价款与支付：明确金额、币种、定价方式（固定价/可调价）、支付条件（如“验收合格后30日内”）、支付账户（需为对方对公账户）；

履行期限与地点：约定具体起止时间、交付/服务地点，涉及跨期履约的需明确阶段性节点；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊表述；

争议解决：明确争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地/仲裁机构，优先选择公司所在地法院或约定的仲裁委员会；

生效条款：约定合同生效条件（如签字盖章之日起、附条件生效时）及份数。

内部会签：业务部门负责人审核合同内容与《合同需求确认单》的一致性，签字后提交法务部门审查。

输出成果：《合同（草案）》（需业务部门负责人*签字）

（三）合同要素审查

责任主体：法务部门（牵头）、财务部门、相关业务部门

操作说明：

法务部门收到《合同（草案）》后，组织相关部门进行联合审查，重点审查以下要素（详见《合同要素审查表》模板2）：

审查维度

审查要点

主体资格

合作方是否为合法存续的法人/组织，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容，授权代理人是否持有有效授权委托书。

内容合法性

合同条款是否违反法律、行政法规的强制性规定，是否存在“显失公平”“欺诈”“胁迫”等可撤销情形，知识产权归属是否明确。

条款完整性

是否包含核心要素（主体、标的、价款、履行、违约、争议解决等），附件（如技术参数、验收标准）是否齐全且与冲突。

商业风险

价款是否合理，支付条件是否可控，违约责任是否对等，履约能力是否与合同规模匹配（如合作方注册资本、过往履约记录）。

财务合规

付款方式是否符合公司财务制度，发票类型（如增值税专用发票）及开具时间是否明确，涉税条款是否合规。

审查结果处理：

通过：法务部门在《合同要素审查表》中标注“审查通过”，转交审批部门；

需修改：法务部门出具《合同修改意见函》，列明修改内容及依据，业务部门修订后重新提交审查；

不通过：法务部门说明法律风险及拒签理由，需求部门调整合作方案或终止合作。

输出成果：《合同要素审查表》（需法务专员、财务经理、业务部门负责人*签字）

（四）内部审批

责任主体：按合同金额及重要性划分审批层级（示例）

操作说明：

分级审批标准（可根据公司规模调整）：

一般合同（金额≤10万元）：业务部门负责人→法务部门→分管副总*；

重要合同（10万元＜金额≤50万元）：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理*；

重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理→董事会/决策委员会*。

审批流程：各审批人需在3个工作日内完成审批，重点审核合同与业务需求的匹配度、风险可控性及成本效益。对审批通过的合同，在《合同内部审批表》（模板3）中签字确认；对未通过的，注明意见并退回需求部门。

输出成果：《合同内部审批表》（需各审批层级责任人*签字）

（五）对方确认与签署

责任主体：业务部门、法务部门、授权签署人

操作说明